长丰县人力资源和社会保障局就“长丰县人力资源和社会保障局2023年度人事档案规范化整理及数字化加工技术服务项目”进行招标，欢迎各潜在供应商积极参与比选。

一、项目概况：

1、项目名称：长丰县人力资源和社会保障局2023年度人事档案规范化整理及数字化加工技术服务项目

2、询价采购内容：针对长丰县人力资源和社会保障局现有的人事档案进行规范化整理及数字化加工（包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、归档、包装、排序上架等工作）。同时提供一套档案数字化系统，档案系统满足档案查询服务，综合安全防护，综合统计，系统维护管理。

二、供应商资质要求：

1、满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定。

2、落实政府采购政策需满足的资质要求。

3、其他资格要求：投标人须具有国家秘密载体印制（涉密档案数字化类）乙级及以上资质（资质证书复印件盖章放入投标文件内）

三、付款方式：

项目结束并验收合格后，根据工作量据实结算，一次性支付。

四、成交供应商确定方式：

综合评分：在符合采购要求的前提下，以综合评分最高的供应商为成交供应商。

五、注意事项：

1、报价函需加盖单位公章，与相关资料作为投标文件一式两份，一个正本，一个副本，密封包装并加盖骑缝章，上述所有资料复印件均须加盖公章并装订成册（散装、抽杆夹等形式不予接收），封装面写明本询价项目名称，否则报价函将被视为无效报价；

2、报价人需针对本次采购内容进行报价，包含以下2个部分，后续以实际工作量和本次报价的单价进行结算，纸质档案的幅面以A4为结算单位，A3折算为两页A4,以此类推。

（1）档案进行规范化整理及数字化加工。包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、归档、包装、排序上架等全流程，报出单价。以综合单价进行报价，综合单价不超过0.56元/A4幅面单页（2）提供一套档案数字化系统，档案系统满足档案查询服务，综合安全防护，综合统计，系统维护管理。

六、报价文件递交及联系方式：

1、递交报价文件时间：2023年8月14日下午14：00—15：00

2、递交报价文件地点：长丰县人力资源和社会保障局511办公室

3、联系方式：********

采购单位项目联系人：陈锦

长丰县人力资源和社会保障局

2023年8月4日

采购需求

一、项目内容

针对长丰县人力资源和社会保障局现有的人事档案进行规范化整理及数字化加工（包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、归档、包装、排序上架等工作）。同时提供一套档案数字化系统，档案系统满足档案查询服务，综合安全防护，综合统计，系统维护管理。

二、报价要求

现有人事档案进行规范化整理及数字化加工。工作包含档案整理、著录、数字化加工、装订、入盒、上架等全流程，投标报价对包含完成工作范围内所有内容所需的软硬件设备及整理加工数字化的全部费用报出单价，综合单价不超过0.56元/A4幅面单页。

三、服务期限

按合同约定。

四、付款方式

项目结束并验收合格后，根据工作量据实结算，一次性支付。根据实际完成（验收合格）加工量据实计算，最终结算费用=实际扫描工作量(页数) *中标单价。

五、服务要求

（一）项目需求一览表

备注：需求数量为预估，最终结算根据实际加工量*投标报价单价来进行结算。

1．主要法律法规及相关标准规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《安徽省档案条例》

《国家档案局13号令》

《干部档案整理工作细则》

《干部人事档案材料收集归档规定》

《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》

2. 业务性标准规范

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB／T *****—2016)

《档案著录规则》(DA／T 18—2022)

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）

《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）

《安徽省文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）

《文书类电子文件元数据方案 》（DA/T 46-2009）

《档号编制规范》DA/T13—1994

《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》

3．安全性标准规范

《计算机病毒防治管理办法》 中华人民共和国公安部令第51号

《信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T *****—2008）

《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T *****—2008）

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》(档办发〔2013〕5号)

《档案数字化外包安全管理规范》 (档办发〔2014〕7号)

《档案服务外包工作规范》 （DA/T 68-2017）

质量要求

（二）档案整理要求

1、总则：

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有人事档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

2、人事档案数字化加工要求

（1）、数字化项目工作质量要求

参照《国家档案局纸质档案数字化技术规范》及技术服务合同约定的质量标准进行。

（2）、应根据档案原件的内容，正确地完成：①履历类材料；②自传和思想类材料；③考核鉴定类材料；④学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料；⑤政审、审计和审核类材料；⑥党、团类材料；⑦表彰奖励类材料；⑧违规违纪违法处理处分类材料⑨工资、任免、出国和会议代表类材料⑩其他可供组织参考的材料等档案信息的采集、录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整。

（3）、档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、照片真实、红蓝章颜色明显突出。档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，并按照档案材料分类要求，形成档案影像数据库。影像标准应符合相关国家及行业标准。

3、数字化加工具体要求

（1）整理要求

对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行交接。

整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五部分。

第一步，分类

对人事档案按标准进行整理。

第二步，排序

将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

每个类别中的档案材料排序后，加盖档案分类章，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目

编目的具体要求：档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。每类目录应首先注明材料类号和类别名称。

“类号”下再依次填写排列序号。

“材料名称”根据材料题目填写。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。“材料形成时间”填写材料落款时间。“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。

编制目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

第四步，技术加工

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡是破损、字迹模糊或易褪变、锈蚀的金属物和超大纸张折叠等不符合要求的都要进行修整。

对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

第五步，装订、装袋

每个档案材料，必须三孔装订整齐，无倒页、错页、漏页等现象。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整齐、平坦，用棉线进行装订，装订结实实用。

装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。档案袋右侧上方应粘贴标签。

打印档案封面姓名、档案袋右侧上方标签姓名编号，将档案按照其姓名编号顺序依次装入袋内，标签字迹须规范清晰。

第六步，移交材料

对已整理好的档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行验收移交，并及时将移交档案还回库房上架。目录电子版须与纸质版同时移交。

（2）档案扫描技术要求

2.1技术要求

数字化加工平台要包含如下功能模块：提卷点收，案卷整理，档案编目，批量扫描，图象自动优化处理，图像质检，图像补扫，校对，数据导出，终检，组卷装订，成品验收/还卷。

售后服务要求：成交投标人对采购人的技术人员进行相关培训，包括与系统相关的网络、主机、设备及售后的培训。

技术服务要求：成交投标人须保证所有产品为原厂商提供，保证所提供产品不存在任何知识产权纠纷，保证在合同期内完成项目实施；

2.2过程要求

成交投标人须采用原始格式300dpi无压缩jpg格式的图像文件，最终提供给采购人的档案数据包括300dpi、100dpi和100dpi三种格式各一份。并负责将数据挂接到采购人系统中，对用户进行系统使用培训，保证采购人正常使用。

2.2.1基本要求

（1）操作流程

档案整理：对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。

档案扫描：使用扫描仪对档案进行扫描。

图像修正：检查所扫描图像的质量，特别是检查图像是否清晰、有无缺页、影像方向是否正确。

文件命名：严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）中档号的命名规则对生成的图像信息以相应的档号进行命名。

数据对接：建立目录数据和档案图像之间的一一对应关系。

数据校对：对扫描的图像与相应数据信息链接的准确性进行检查。

硬盘存储：将扫描的图像和目录及时拷贝到移动硬盘上。

档案还原：将拆分扫描的纸质档案重新装订，恢复其原貌。

2.2.2操作规范要求

（1）文档归整

成交投标人须逐卷、逐份验收和检查，档案以全宗为单位分类组成案卷，案卷按顺序编号，且有根据相应数据要求所建的目录。

对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示采购人再决定是否拆除。

破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复；折皱不平影响扫描的原件应先压平后再进行扫描。

（2）档案扫描

认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。

对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小1度。

对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。

每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。

（3）图像修正

扫描影像获取时将分辨率设置为300DPI。

图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。

每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

图像去污、去斑、去糙：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边；要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。

对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。

对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像文件如非原件原因，字迹或图像无法清晰识别，应返工。

图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致；

影像拼接：原始文档、图件不能一次扫描的，可采用影像拼接的方法制作影像完整的文档或图件；影像拼接之前，应完成除影像拼接意外的影像处理工作；

（4）文件命名

扫描档案以全宗为单位，扫描影像按原始纸质档案页码进行编号，保持和原始档案页码严格一致，并利用软件功能进行优化。建立案卷号与最新宗地号的对应表，对于无法建立对应关系的需备注说明。

（5）数据对接

根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。

目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。

（6）数据校对

以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到99%以上不予以验收。

（7）文件存储

每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时存储在移动硬盘。硬盘存储时应注意图像信息的完整，存储完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止存储失败。

（8）档案还原

在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。

（9）文档著录

根据《档案著录规则 DA/T 18》进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、准确完整。目录录入准确率为100%，如存在档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到100%。

（10）保密要求

提供详细的保密方案及措施。在档案数字化加工完成后，存储在加工设备内经采购人检查，并将数字化加工后形成的档案相关内容清除并作安全技术处理；档案数字化加工各个环节投标方均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册，每周要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，所有影像资料、硬盘资料、纸质资料、各种清单等有所信息资料在项目结束时一并移交给采购人。

2.2.3 其他要求

（1）对部分特殊装订的档案，成交投标人经采购人许可后可进行拆卷扫描。

（2）对较老、较薄的档案须采用平板扫描。

（3）不得损坏原始档案。

（4）档案中如有内容被装订物遮挡，须进行拆卷扫描，拆卷后进行恢复性、规范性整理装订。

（5）档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查，并按规定做好检查记录。

（6）严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求执行。

（7）图片的扫描精度要求≥300DPI，彩色图片要求采用24Bit 真彩色，达到扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；原始扫描影像采用无压缩tiff格式；彩页、红头文件及具有彩色印章的文件、图件，必须采用彩色扫描。

（8）扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准。

（9）电子图片的倾斜度达到视觉上基本不感觉偏斜为准，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（10）采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（11）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（12）必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的移动硬盘备份。

4.安全管理要求

为确保项目过程中档案实体和信息安全，根据国家有关规定和标准，采购方对成交供应商提出具体安全管理要求如下：

1、制度要求

（1）建立档案数字化安全保密制度和保密措施，签订安全保密协议，并对数字化加工人员进行安全保密教育。

（2）制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

（3）建立项目管理档案，记录实施档案数字化外包项目的全过程。

（4）建立监管机制，杜绝档案实体受损、丢失，杜绝成交供应商擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

（5）成交供应商必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

（6）成交供应商应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。

（7）成交供应商应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

（8）成交供应商必须积极支持、配合采购方的安全保密检查。

六、评分办法

详细评审（满分100分）。

评分采用百分制。评分如出现小数点，则保留小数点后两位（四舍五入）。技术方案因素分由评委根据对招标文件的响应情况独立评分。评分项目、分值及评分标准如下：

投标文件格式

长丰县人力资源和社会保障局2023年度人事档案

规范化整理及数字化加工技术服务项目

投

标

文

件

供应商：

年 月 日

一、报价表

项目名称：长丰县人力资源和社会保障局2023年度人事档案规范化整理及数字化加工技术服务项目

年 月 日

注：

1、本表内容根据招标文件要求包括了服务及其配套的设计、采购、制造、检测、试验、运输、保险、仓储、税费以及现场落地、安装及安装耗损、调试、验收、培训、技术服务（包括技术资料、图纸的提供）质保期内的售后服务保障等所有费用。

2、特殊事项在备注中注明。

二、分项报价表

项目名称：长丰县人力资源和社会保障局2023年度人事档案规范化整理及数字化加工技术服务项目

年 月 日

三、供应商综合情况简介

(供应商可自行制作格式)

四、投标函

致：长丰县人力资源和社会保障局

根据贵方“”招标公告，我方正式授权（姓名）代表供应商（供应商全称），提交投标文件正本1份，副本1份。

据此函，我方兹宣布同意如下：

（1）按本次招标文件规定及最终报价承诺提供服务。

（2）我方根据本次招标文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成服务，并通过买方验收。

（3）我方承诺报价低于同类服务的市场平均价格。

（4）我方已详细审核本次招标文件，包括招标文件附件、参考资料、招标文件修改书或图纸（如果有的话），我方正式认可并遵守本次招标文件，并对招标文件各项条款（包括招标时间）、规定及要求均无异议。我方知道必须放弃提出含糊不清或误解的问题的权利。

（5）我方同意从供应商须知规定的招标日期起遵循本招标文件，并在供应商须知规定的招标有效期之前均具有约束力。

（6）我方同意按贵方要求在招标现场规定时间内向贵方提供与其招标有关的任何证据或补充资料，否则，我方的投标文件可被贵方拒绝。

（7）我方完全理解贵方不一定接受最低报价的投标。

（8）我方对响应文件中所提供资料、文件、证书及证件的真实性和有效性负责。

（9）与本投标有关的通讯地址：

（10）在合同协议书正式签署生效之前，本投标函连同你单位的招标文件将构成我们双方之间共同遵守的文件，对双方具有约束力。同时我方声明，你单位不负担我方在投标过程发生的任何费用。

电 话：传 真：

供应商基本账户开户名：账号：开户行：

供应商公章：日 期：

五、投标授权书

本授权书声明：公司（工厂）授权本公司（工厂）（供应商授权代表姓名、职务）代表本公司（工厂）参加中心“”项目采购活动，全权代表本公司处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、签约等。供应商授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。供应商授权代表无转委托权。特此授权。

本授权书自出具之日起生效。

特此声明。

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供应商公章：

日 期：年月日

注：

1、本项目只允许有唯一的供应商授权代表，且必须为供应商在职员工并提供身份证复印件。

六、投标业绩承诺函

致：长丰县人力资源和社会保障局

我公司同意评审结果公告中公示以下业绩并承诺：投标文件中所提供的业绩均真实有效，业绩合同中所有服务均已提供完毕且已全部通过相关部门验收合格，甲方采购单位均真实有效，若有异议，我公司承诺会在3个工作日内可就以下业绩信息提供(合同、对应的发票、验收报告或用户评价意见)原件供贵单位核对。若被发现存在任何虚假、隐瞒情况，我公司承担由此产生的一切后果。

供应商公章：

日 期：

备注：

1、表中所列业绩应为供应商满足本招标文件要求的业绩。

七、其他文件

根据项目情况提供如下文件：

1、营业执照、税务登记证复印件或影印件；

2、资质证书及相关证明的复印件或影印件；

3、业绩证明材料；

4、服务方案；

5、服务承诺；

6、招标文件要求及供应商认为需要提供的资料。