上海工程技术大学
后发中心仙霞校区会务服务
采购项目
招标文件

项目名称：后发中心仙霞校区会务服务采购项目

招标方：上海工程技术大学资产处
2015年11月20日

招标文件
招标项目名称：后发中心仙霞校区会务服务采购项目

发标时间：2015年11月20日星期五
一、 投标邀请
招标方式：
受用户委托和对采购项目的要求，本职能处室对后发中心仙霞校区会务服务采购项目进行公开招标。具体技术要求见附件。
兹邀请合格投标人以密封标书的形式前来投标，标书一式二份，用单独的信封密封，并在信封上标明投标单位及投标项目名称，为确保标书的时效性和可行性，以专人送达为宜。
1． 投标地点：上海工程技术大学资产处物资供应中心（行政楼B111室）
2． 投标截止时间：2015年11月26日12：00，逾期收到或不符合规定的投标文件不予接受。
3． 开标时间和地点：2015年12月上旬，采取公开开、评标，地点：校资产处。
4． 开、评标结果由资产处具体人员通知投标单位。
5． 凡需对本次招标提出咨询的供应商，请在2015年11月26日前与资产处物资供应中心联系。
6． 本招标方地址：上海市龙腾路333号 邮编：201620
7． 联系人：高丹 电话：********

附： 招标要求
一、会务服务招标概况
1、项目名称：上海工程技术大学仙霞校区会务服务项目
上海工程技术大学仙霞校区各会场、会议室、贵宾厅区域会务服务（含日常保洁）。
2、项目所在的位置：
上海市长宁区仙霞路350号，上海工程技术大学仙霞校区内各会场、会议室、贵宾厅。
3、会务服务内容和范围：
（1）仙霞校区各会场、会议室、贵宾厅的日常清洁工作。
（2）仙霞校区各会场、会议室、贵宾厅的音响视频设备使用、调试工作。
（3）仙霞校区各会场、会议室、贵宾厅的会前布置、会中服务、会后场地整理工作。
（4）仙霞校区各会场、会议室、贵宾厅的会务用品、耗材日常申购、领用及管理工作。
（5）响应上海工程技术大学校方要求，完成其他在仙霞校区开展的会议举办、参观访问、学术交流及其他重要活动会务服务保障工作。
4、会务服务期限：一年。

二、会务服务标准：
1、各会场、会议室、贵宾厅保持整洁干净，日常桌椅等家具摆放符合校方规定要求。
2、各会场、会议室、贵宾厅按校方下达通知指令开放使用，未经许可禁止擅自开放。
3、做好会场内设备设施以及会务用品日常使用管理，设备故障应及时报修；会务用品应关注并预估使用消耗量，及时向校方有关部门申领申购。确保会场使用正常。
4、根据会务活动举办的不同级别要求，采取不同级别标准提供服务。
5、主动关注学校每周会议安排计划，提前做好会场开放准备工作（包括会场摆台、茶具摆放、文案资料摆放、音响视频器材接驳调试、会场通风或空调开闭等）。

三、会务服务的基本要求
1、会务服务工作必须严格遵照上海工程技术大学校方要求提供保障服务。
会前服务：
a)接到会议要求后，会议服务人员根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求调配桌椅，并确定台形；
b)会议服务人员根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品；
c)工程专职人员对会议室的音响、麦克风、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试，保证设备设施正常使用；
d)会议开始前会议服务人员要在会议室门口迎接等候与会人员。
会间服务：
a)与会人员入席后会议服务人员根据其个人需要提供茶水服务；
b)会议期间会议服务人员要定时倒水，根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘、饮料（咖啡、矿泉水和其他饮料等）其他服务；
c)会议休息期间，会场使用的音频、视频系统有专职人员操作，对设备出现的异常情况需进行及时排除。
会后服务：
a)会议结束与会人员全部退场后，会议服务人员做好会议物品（茶杯、毛巾、果盘、鲜花等）的整理，音响设备、空调的关闭，桌椅的清洁、复位，剩余食物、水果的处理，地毯的吸尘、清洗；
b)会议服务人员仔细检查会场，是否有与会人员遗忘的物品等，并及时与遗失方联系或移交校长办公室；
c)专职技术人员检查设施设备是否有损坏，并认真做好记录；
d)会议服务人员清洗、消毒会议用品（茶杯、茶碟等）

要求：
①严格遵守会场使用等登记制度，不经会场管理主管部门同意，不得擅自出借或使用会场；
② 会议桌、椅摆放要整齐，在一条直线上；台面要整洁，茶杯摆在座位的右上方，摆放位置要求在一条直线上。烟缸摆放时与杯子成一条直线；
③与会服务人员根据主办会议要求，将指示牌放在特定位置；
④ 会议服务人员在会议开始前30分钟，备好充足开水，会议服务人员应统一着装，整洁得体，在门口做好引导，礼貌热情地请与会人员进入会议室入座，调节空调温度；
⑤ 先到达的客人入座以后，会议服务人员从与会人员右侧提供茶水服务，会议期间提供茶水服务从主席台领导开始；
⑥ 会议添加茶水频次分别为：一般会议中间两次，重要会议二十分钟一次；
⑦ 添加茶水注意：尽量不要打扰客人开会，物品须轻拿轻放；询问与会人员时音量控制在最小，以免打断会议的正常进行；特殊情况可按与会人员要求服务；
⑧ 会议结束时，会议服务人员、专职工程人员应将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门；
⑨ 专职会务技术人员会前及时检查、调试音响、麦克风、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备，确保正常使用；会中保证设施设备的正常使用；会后做好设备的整理、收集和保管工作。做好会场音频、视频等设施设备的日常管理，包括定期检查、一般保养、调试和话筒消毒等。

2、会务服务人员共计4名，按音响设备调试员1名、会场服务员（女）2名、会场保洁人员（女）1名。其中会场服务员要求年龄在30周岁以下，面容姣好、形象气质佳。

音响师：负责检修、保养、调试会场和多功能厅内音响、投影、视频传输等设备设施。要求熟悉音响、灯光、投影、视频传输等会议设备设施、演出设备的操作，熟悉强弱电管理，具有相关资格证书，能应急处理设备设施发生的故障。
会议服务人员：负责会务信息受理、会议室布置、茶水、礼仪等。要求女性，年龄在18-30岁，工作态度踏实、耐心、服从安排，性格开朗，形象气质好，熟悉会务礼仪。

3、未经校方同意，会务服务中标方不得发包。

四、制度建设
为确保会务服务工作有序开展，实现会务服务与上海工程技术大学形象相符，中标单位必须建立与健全各项会务服务保障规章制度。包括但不限于：⑴ 岗位人员架构、⑵员工工作职责、 ⑶安全工作规范制度、（4）员工礼仪规范制度、（5）会务服务流程标准、（6）会务服务配置标准、（7）会务服务作业标准。

五、会务服务费用的结算内容及报价
服务报价应包括中标单位的用工费用（包括人员工资、保险、福利）；会场保洁设备及工、器具费用；日常保洁材料费用；日常办公经费等。
会场设备更新与会务服务需用耗材由校方提供。

六、其他
1、投标单位应充分了解本项目服务需求，提供完整的服务方案。
2、中标单位在签订合时，不得提出附加条件和不合理要求，否则将取消其中标资格。