一、项目名称：智慧档案管理平台

二、项目编号：S*******

三、采购人：苏州大学采购与招投标管理中心

地址：江苏省苏州市东环路50号凌云楼0904室

邮编：******　　　　　　　传真：0512-********

联系人：罗老师　　　　　　电话：0512-********，********

电子邮箱：lrb998@suda.edu.cn

技术联系人：庄老师　　　　电话：139*****731

电子邮箱：zhuangliucheng@suda.edu.cn

四、采购货物品名、数量及主要性能参数要求

智慧档案管理平台　　1套

智慧档案管理平台主要模块包含：综合档案管理模块、档案编研与信息发布模块、学籍档案管理模块、声像档案管理模块、基建档案管理模块、实物档案管理模块、远程预约利用服务模块、网页信息归档模块、库房管理模块、自助服务模块，以及系统设置管理、系统集成、数据迁移与备份等功能。综合档案管理模块作为底层框架，在其基础上定制设计开发学籍、声像、基建、实物档案管理模块等独立子系统。

（一）功能要求

1.综合档案管理

综合档案管理模块由档案信息采集、档案信息管理、档案信息利用、系统设置、归档管理、工作流程管理等基本功能组成，实现对学校档案（主要是文书档案）的收集、整理、检索、统计、编研等基本业务管理，支持对后台档案类型、数据结构、报表模版等的定制和维护，支持数据关联设定和自动提取生成，实现档案信息资源及电子文件的有效管理。综合档案管理模块应包括（但不限于）档案管理系统基础模块、全文检索模块、电子文件管理模块等。根据档案工作的流程采用预立卷库、整理库和档案库的模式进行管理；预立卷库实现各部门兼职档案员进行档案预立卷，将符合归档要求的数据移入整理库；整理库实现档案馆业务指导部对档案进行整理，完成后的数据移入档案库；档案库实现服务利用部对档案进行利用。三个库之间数据相互独立，其具体要求为：

1.1档案收集

实现纸质/数字档案自动、手动采集，对各类型档案数字化处理提供支撑功能。支持档案按件整理和按卷整理，可实现Doc、XML、Excel、Txt、Pdf、Tiff、Jpg、Mp3、Mp4、Avi等通用格式文件及信息的接收与管理。支持学校各立卷单位向档案馆在线移交预归档信息，并由档案馆审核后导入档案整理库进行管理。

1.1.1文件著录

支持条目信息卡片式著录，表格式著录等多种著录方式，满足单位不同层面档案管理人员进行操作。可根据自定义规则自动生成档号，并能自动捕获完善对应著录信息。支持档案条目信息的登记、修改、查询等功能。支持著录数据自动检测，规范著录内容和数据审核。

1.1.2表格导入

支持Excel格式数据导入，在表格导入的过程中，系统支持进行完整性、有效性的检查及不规范数据、无效数据的提示，并支持批量修改。

1.1.3文件上传：系统支持批量上传Doc、Docx、Xls、Xlsx、Txt、Pdf、Tiff、Jpg、Mp3、Mp4、Avi等通用格式电子文件，并自动抓取文件名等信息后批量自动生成著录条目。同时支持文件夹上传、压缩包上传等方式。

1.1.4全文挂接

支持电子全文扫描挂接功能并建立起条目信息和电子全文之间的关联。支持批量挂接原文和服务器挂接原文。支持自动对挂接的电子文件进行后期处理，包括生成预览文件（进行格式转换并根据需要添加水印）、抽取正文内容并建立索引等。

1.2档案整理

对纸质及数字档案进行整理，主要功能包括组卷、拆卷、自动生成档号、数据的导入导出、数据转换、归档移交管理、目录索引打印、打印移交清单、遮盖打印等功能。

1.2.1档案调整

支持按件、卷两种方式的档案管理以及对所著录的条目进行分类调整等操作。支持档案条目信息的批量登记、修改、删除、查询等功能。支持对已完成组卷的数据进行拆卷、重组卷的功能。

1.2.2自动生成档号

能根据预先定义档案档号规则自动生成档号，并能由用户自主修改和重排序，支持卷内档号重排，保存时有防重号校验功能。

1.2.3数据导入和导出

支持主流格式的数据文件批量导入，支持批量导出成Excel、DBF、CSV等数据格式文件。可自定义导出范围、类型、位置、文件命名等条件。

1.2.4数据转换

系统自带数据格式转换功能，可以把Xls、DOC、JPG、TIFF 等格式的数据转换成双层 PDF 格式。

1.2.5回收站

删除后的档案数据可以在“回收站”查看，可以对回收站的数据进行恢复、查询、删除、清空回收站等操作。

1.2.6归档移交

支持档案数据移交接收、退回流程管理。用户可自定义各种审批流程。

1.2.7打印功能

支持案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表、移交清单等报表自动生成Excel格式转出并打印。同时支持遮盖及遮挡打印。

1.3档案保管

对纸质及数字档案的保管，主要功能包括档案存储、档案权限、档案鉴定与销毁、档案损坏、丢失、找回登记、EEP封包、四性检测等功能。

1.3.1档案存储

对已录入并且进行分类整理后的档案进行存储，对档案数据进行定时定期自动备份，且建立专门备份功能键进行手动备份。可自定义导出范围、类型、位置、文件命名等条件导出备份。

1.3.2档案权限

可以设置档案库的操作权限，管理员可以对档案库中的内容进行增删改查，其余人员无查看权限。

1.3.3档案鉴定与销毁

根据用户所列条件，设置到期标记提醒，支持自动批量和人工鉴定，可自动输出销毁清册。经过审批销毁实体后，系统里的数据作同步更新。

1.3.4档案损坏、丢失、找回登记

支持对档案的损坏、丢失、找回进行登记。

1.3.5条形码管理

系统可根据档号自动生成条形码和二维码；并通过条码对实体档案进行管理，实现档案快速借阅、归还以及盘库。

1.4档案检索

支持多种档案检索模式，可以根据档案条目进行检索，也可以直接针对档案电子文件进行全文检索；支持按照预立卷、归档库、档案库进行跨库检索；支持用户自定义检索条件进行多条件组合检索等。要求系统能对档案电子文件进行自动OCR识别，OCR对档案的中文、数字、英文印刷体的识别准确率在95％以上。

1.5馆内利用

支持手动或自动方式登记查档信息，并设定利用审批环节，审批通过后方可查阅利用档案。实体档案借出需要有归还、逾期提醒等功能。同时要求系统能统计分析档案利用登记情况为档案管理人员提供参考。

可以根据授权对档案原文进行浏览、下载、打印、添加水印等操作。对多媒体档案，采用流媒体播放器进行播放。通过传输加密、浏览防扩散、打印防扩散等技术进行集成来保证档案数据安全性。

1.6档案统计

支持统计项管理，报表设计与打印等功能。能够实现对现有档案进行各种口径的统计功能，并提供档案统计报表、直方图、饼柱状图等多种显示方式。统计方式包括按库统计、按密级统计、按立卷单位统计、按时间统计、按关键词统计、按保管期限统计、按档案利用频率统计等。具体包括年报统计、馆藏统计、销毁统计、利用统计、工作量统计等。

1.7电子文件管理

1.7.1电子文件的接收

支持规范的计算机定义的文档格式和文件内容格式，从第三方业务系统自动读取相关文件的元数据和全文数据，自动根据档案编目要求将元数据转换为符合档案管理要求的“编目数据”（支持人工审核和增删改）。同时支持电子文件人工辅助捕获、手工采集等多种方式,支持对电子文件捕获范围的定义和管理维护。

自动按照电子文件管理的技术要求（包括格式和水印）固化原文档（对诸如PDF等类文档）和文本化原文档。

根据规范的档案格式将元数据和全文组织到电子化档案包（EEP）中。封装包包含目录和电子全文信息，另还包含结构信息、元数据信息。要求其封装包符合《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009），满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。

1.7.2电子文件原文管理

识读所有规范格式的电子文件，保证电子文件处于只读状态；控制电子文件全文阅读、下载、打印等权限；实现电子文件与其元数据记录的有效关联；支持对主流文件格式的全文检索；在档案管理系统中提供格式转换工具，对上传的非版式文件，不符合归档保管要求的，进行格式转换，转换成符合标准的可进行长期保存利用的标准归档文件格式。

支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。

1.7.3电子档案“四性”检测

支持对电子文件/电子档案归档接收的“四性”检查功能，确保在整个管理的过程中，电子文件未篡改，未遗失，未损坏，保证电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性。

1.7.4电子档案利用

自动添加预设的静态图片或文字水印等显性水印和来源信息、访问者、动态时间等隐性水印，确保电子文件利用安全性；自动过滤文件中包含的敏感词，实现文件利用时敏感信息的自动屏蔽功能；对于Word、Excel、TXT、HTML等格式电子文件，支持自动转换为PDF和OFD版式文件；实现电子文件加密推送，通过内置推送功能，将电子档案从内网服务器推送至学校外网服务器提供利用，用户通过登录服务利用系统下载借阅文件。

1.7.5电子档案可信认证

支持对接第三方CA认证和电子签章平台，实现可信电子档案的在线办理和验证功能。

1.7.6元数据管理

参考相关国家和行业标准制定电子文件的元数据标准，支持元数据与电子文件捕获同步进行，支持元数据自动捕获、手工辅助捕获、手工修改等功能；支持不同类型电子文件元数据方案的建立和维护，各类元数据的采集、管理、存储和维护，并保证电子文件/电子档案的真实、完整、可用和安全。支持灵活定义各类元数据/目录数据，及其维护、权限设置、导入导出等。

2.档案编研与发布

支持在线完成档案专题编研，支持编研人员通过关键字搜索档案数据库，将目标数据一键生成档案专题材料，形成专题数据库的专题内容。支持在线完善编研内容、编辑编研文件等操作，生成可供展示的编研成果，并提供编研成果的上传、下载、查询等功能。

集成信息发布工具，支持已公开档案信息发布推送，提供与档案馆门户网站的对接定制，包含门户网站的改造和优化，实现发布信息的有效推送展示；提供与微信公众号的对接，并提供数据的推送展示，包含微信公众号的定制部署。

3.学籍档案管理

学籍管理系统在档案综合管理系统上实现，须具有档案综合管理所有业务功能。同时部分功能可根据实际的业务需求进行定制开发。支持自动采集从教务处、研究生院、继续教育学院、学工、招就等职能部门业务系统产生的学生基本信息、入学信息、录检信息、奖励信息、处分信息、异动信息、论文信息、学生成绩信息、毕业信息、社会关系、培养计划等，对采集过来的数据进行整合，形成比较完善的学籍档案信息。以卡片形式进行展示，实现学生从进校到离校都可以在该系统中进行查询，具有综合档案管理模块中所有的功能，并保持学籍信息系统的特色功能。

分库建立学籍档案库，并支持跨库关联，在提供利用时自动识别出文本、表格、红章，并自带完善的图片编辑功能，包括但不限于：任意角度左右旋转图片以校正歪斜的图片、选择遮盖层拖拉并自由遮盖、增亮、恢复、打印等。

4.声像档案管理

声像档案管理模块具有综合档案管理模块的所有功能，在其功能的基础上用户还可通过上传文件夹（照片或视频文件）或文件压缩包来生成案卷目录和卷内目录，并且可修改目录和追加修改目录和原文。在形成案卷时，系统自动提取文件夹生成案卷目录的文件标题、形成日期、归档日期等信息，卷内目录的题名、形成日期则自动提取文件的名称和产生日期。

支持在线征集、电子图片、音频和视频批量上传、断点续传、审批控制、前端发布展示、照片自动去重、人脸识别、快速筛选、关键信息自动提取、照片墙展示、视频在线点播、视频自动分段、关键帧提取等功能。采用流媒体技术支持视频在线点播。支持与档案信息发布平台进行集成，可以对需要发布的声像档案自动发布到网页、微信平台等。

5.基建档案管理

基建档案管理模块在综合档案管理系统基础上根据用户需求进行定制设计。通过逐步完成馆藏基建档案数字化，在具备综合档案管理模块各项功能基础之上，支持地图式基建档案查询，利用校区平面图、楼宇分布图，实现一键链接到相应的基建档案。支持以图搜图，通过建筑物照片相似搜索，链接到对应建筑的基建档案。

6.实物档案管理

实物档案管理模块除具备档案管理基础功能之外，支持对馆藏实物档案进行数据采集、建模和数字化存档利用，实现实物档案数据化、可视化。支持与档案信息发布平台进行集成，实现自动推送发布到网页，进一步提升数字档案利用率。

7.远程预约利用服务

该模块分为PC端和移动（微信）端，基于互联网进行身份认证后，提供远程服务。支持实现档案借查阅的网上预约、网上业务咨询、学籍证明网上预约、在线支付以及出具学籍档案证明、成绩单翻译等利用服务的远程提交、办结服务、服务评价等。具有电子档案远程授权（原文浏览、下载、打印等）、实体档案预约时间提取、用户在线注册、电子件真伪校验、在线支付等功能（流程见下图）。能够集成到学校办公平台（网页版和移动版），支持统一身份认证登录，面向校内师生开展档案利用。

8.网页信息归档

通过网络数据智能化采集工具（如网页爬虫技术、网页语义框架数据抽取技术、数据存储对接、日志管理等）对校园网和主流媒体与本校相关的数据进行自动采集，形成新闻媒体库。新闻页面的标题、副标题、发布日期、发布单位、作者等信息进行自动抽取，并自动对应到元数据。同时抓取新闻内容正文，以及正文里照片、视频、音频、文档附件等作为文件进行存储。

实现通过公众号文章链接自动抓取公众号上的文章内容。

9.可视化库房管理

以2D/3D可视化显示档案馆的库房、档案柜（密集架）、档案盒、库房设备等场景，可以集成视频监控、门禁、温湿度等系统。实现与档案库房环境管理系统集成，支持与库房的监控、温湿度设备、门禁等设备的管理系统实现对接，实时掌握库房环境状态。

支持逐层点击可视化界面上库房的档案柜查看柜上的每个档案盒，再点击档案盒即可查看盒内每卷档案的详情、利用情况、出入库情况等。提供实体档案的存储信息实现图形化展示，支持档案实体与系统中的电子档案关联对照。查找利用电子档案的同时可以快捷找到实体档案的存放位置，实现实体档案的批量上架，及借阅管理。针对实体档案的移动和盘库可支持批量操作，数据信息同步到电子档案。

10.自助服务

为档案用户提供自助服务，利用自助服务终端设备，支持对受理的档案业务订单查询办理进度，支持在线预览，支持二代身份证、二维码的有效读取和识别并自助打印订单功能；支持A3/A4规格内尺寸纸质档案的自动识别打印；支持电子档案的自助下载；搭建电子档案验证平台，提供用户自助验证电子档案与纸质档案真伪功能。

利用AI工具，实现智能服务助手与用户互动，服务更加人性化，方便快捷。

11.系统设置、数据共享与数据迁移功能

系统设置保证在安全的环境下正常运转，对各个业务模块进行系统级支持，提供基础数据维护、权限管理、日志管理、签名与证书、打印模板、系统集成等功能。

实现与智慧校园进行系统集成和数据共享共用。通过提供安全的归档开放接口或者直接使用Java 接口SDK，支持与学校数据平台实现无缝集成（应用集成、数据集成、认证集成）和数据交换。包括实现系统单点登录，统一身份认证；与OA系统、教务系统、研究生综合管理系统等系统数据在线归档集成；为学校相关部门提供需要的档案数据，实现资源共享。

支持对原有“南大之星”档案管理系统的全部历史数据安全迁移到新的智慧档案管理平台，确保数据完整、安全、真实、可用。

（二）主要技术要求

可以通过桌面PC、移动设备等多种终端方式访问系统。系统采用JAVA开发，实现B/S架构，可以独立于特定的硬件平台和操作系统，支持主流的操作系统例如WINDOWS SERVER、LINUX，支持主流数据库存储例如MYSQL，同时客户端也支持IE、360浏览器、火狐和谷歌浏览器等主流浏览器。

采用模块化、组件化、插件化设计开发，提供统一的接口规范，灵活支持业务扩展，支持与学校其它业务系统进行对接，提供多种身份验证方式，提供安全的验证措施。

1. 平台项目系统架构要求

1.1系统对接学校统一身份认证系统。

1.2系统数据编码应符合“苏州大学数字化校园信息编码标准”。

1.3系统数据库对学校开放读写权限。

1.4依据学校数据管理相关办法，不同系统之间的数据交换通过苏州大学数据中台实现。

1.4.1根据实际需要，在数据中台中建设项目所需的专题库；

1.4.2提供系统相关数据资源目录，并提供数据资源目录对应视图、视图计算方式以及数据访问方式；配合学校进行数据资源目录系统建设、数据抽取、数据共享等工作。

1.5 PC端访问入口从学校信息门户中进入，相关页面对接到门户平台中，整体UI风格一致。

1.6移动端访问入口从“你好苏大”APP/“云中苏大”APP或“你好苏大”微信公众号进入，相关移动应用对接到上述APP和微信平台中，整体UI风格一致。

1.7系统如有待办需求，需要接入学校统一的待办中心（含PC端、APP和微信）。

1.8系统如有推送消息需求，需要接入学校统一消息平台。

2.安全性要求

提供完善的安全体系，保证系统的信息安全、运行安全，必须通过学校安全审查系统检测并符合安全标准。包括但不限于以下安全措施：

2.1启用强口令策略，对账号密码等敏感信息加密传输。严格做好访问控制，关闭非必要服务端口，软件安装、端口开放最小化原则。

2.2内容检查。对所有上传的内容（含附件）进行合法性检查，杜绝危险文件上传，防止敏感数据的泄露。

2.3脚本过滤。对文本输入的内容，能够防止恶意脚本的功能，须提供脚本过滤功能，可根据用户需要有选择的进行脚本过滤。

2.4防注入攻击。系统开发时严格遵循开发规范，使得系统具备防sql注入式攻击功能。

2.5自动备份。提供自动备份机制，网站遭到攻击或崩溃时能确保完整恢复数据。

2.6安全审计。对管理员、用户的所有操作提供审计日志。审计日志不可删除，保留1年，超时的日志可转储。

2.7 不使用已经停服或有计划停服的操作系统、数据库、中间件等。

2.8 在维保期内，免费修复与应用环境相关的操作系统、数据库或中间件等产生的漏洞。

3.档案业务管理平台支持并发用户数> 200人；千万数据量带全文，检索客户端响应时间<1秒；系统恢复时间< 4小时；每批次导入（导出）数据量能承载百万条以上；如果发生错误，允许重新导入（导出）

（三）其他要求

1.成立专门的软件支持与维护小组，为系统运行过程中出现的问题以及今后系统更新升级提供具体的技术支持、7×24小时维护响应，维护支持响应在12小时之内。

2.对于整个系统提供不少于五年的质保（含数据库部分）。

3.需在三个月内完成开发交付。

五、评分标准

本次磋商采用综合评分法，总分为100分，具体内容如下：

（一）技术参数、配置及整体综合性能分（50分）

1．技术参数及配置（35分）

以供应商提供的能直接反映该产品技术参数的彩页或产品说明书等作为主要评判依据，其他情况由磋商小组根据实际情况进行评判。

（1）所提供产品多项不满足磋商公告要求（偏离），或参数偏离超出用户教学、科研可接受范围的，经磋商小组评审可作为无效响应文件。

（2）所提供产品不满足磋商公告要求（偏离）、模块配置不详、功能不明确、缺漏项的，每处扣2分。

2．综合性能情况（15分）

（1）所提供产品性能参数优于竞争性磋商文件中技术要求情况（磋商小组认为超出指标有意义的）（5分）。其中优于项，每处加2分。

（2）所提供产品的市场反馈情况（10分）。根据所提供产品的市场占有率（同行业为主）、现有用户的反馈情况等综合评定。

（二）价格分（35分）

1．基准价：满足竞争性磋商文件要求且价格最低的报价为基准价，基准价为满分35分；

2．其他供应商的报价得分按照下列公式计算：报价得分＝（基准价／报价）×35分。

（三）综合商务（15分）

1．供应商综合实力（2分）

根据供应商综合实力评定。

2．售后服务与培训情况等（10分）

（1）质保期（3分）。符合磋商文件要求的，得1分，每增加一年质保期加1分。

（2）服务、技术支持与培训承诺情况（7分）。

根据磋商响应文件的相关承诺、服务网点设置情况、服务响应时间、现有用户对产品售后服务情况及服务水平的反馈等综合评定。

3．其它（3分）

（1）磋商响应文件质量（1分）。根据磋商文件的规范性、完整性等情况综合评定。

（2）其它优惠措施等（2分）。根据供应商提供的在磋商文件要求范围以外，磋商小组认可的优惠措施综合评定。

六、磋商响应报价应包括所报仪器设备费、安装调试费、测试验收费、培训费、运行维护费、税金、国际国内运输费、保险和其他为完成本项目所发生的一切费用。

七、供应商资质要求

（一）在中国境内注册成立的企业，具有独立法人资格。

（二）经营范围包含报价产品。

（三）本项目不接受联合体报价。

八、磋商响应文件的组成

（一）磋商响应文件一般由下列材料组成（部分表格样式见附件），复印件须加盖供应商公章，所有材料须按序装订成册：

1. 磋商响应资料与页码对照表。

2. 磋商响应函（原件）。

3. 响应基本情况一览表（原件）。

4. 详细配置清单（原件）。

5. 技术规格偏离表（原件）。

6. 公司简介（包括公司业绩、公司荣誉、公司资质、财务状况等，原件）。

7. 资格证明材料

（1）营业执照、税务登记证以及组织机构代码证（复印件）。

（2）法定代表人授权书（原件）。

（3）法定代表人身份证明材料（如身份证、护照等）（复印件）。

（4）法人授权代表身份证明材料（如身份证、护照等）及单位社保证明（复印件）。

（5）供应商最新的年度审计报告或财务报告（复印件）。

（6）仪器设备生产或经营企业许可证（复印件，特殊行业必须提供）。

（7）仪器设备销售代理授权证明（非投标产品生产制造厂商投标的，须按第2.2条要求提供，专项授权书提供原件、代理证书提供复印件）。

（8）有关质量认证中心出具的质量体系认证证书（例如：ISO、FDA、CE、3C等，国家强制要求的设备必须提供，复印件）。

（9）近三年来与本次磋商仪器设备相同产品的用户名单及联系方式（以教学、科研用户为主，原件）。

8. 服务措施、服务承诺（主要包括针对本项目的服务、培训方案及其他优惠措施等）（原件）。

9. 供应商认为应该提供的其他材料。

（二）特别说明

1. “磋商响应文件”应装订并密封，并加盖投标单位公章；

2. 正本一份，副本三份，如副本与正本有出入，以正本为准；

3. 相关材料及填写规范按照《苏州大学招标采购仪器设备投标人须知》第三条“投标文件”中的具体要求执行。

九、货物交货期、交货地点、付款方式、安装、调试、验收以及售后服务等相关商务要求，参照《苏州大学招标采购仪器设备投标人须知》第21条中的要求执行。

十、磋商文件价格：人民币500元（相关缴纳事宜详见附件2），售后不退。

十一、供应商在报名前，须认真阅读《苏州大学招标采购仪器设备投标人须知》和本磋商公告，完全了解并接受其所有条款及要求，并在2023年9月4日12：00前将报名函（格式见附件3）发送邮件至采购人处（lrb998@suda.edu.cn）。

十二、递交磋商响应文件相关事宜：

（一）顺丰快递（建议优先采用）

1. 寄达时间：2023年9月8日10：00前；

2. 收件人信息：

　收件人：招标中心罗荣飚

　联系方式：136*****516

　收件地址：江苏省苏州市东环路50号凌云楼0904室

（二）现场递交

1. 现场递交时间：2023年9月8日9：30～10：00

2. 现场递交地点：江苏省苏州市东环路50号苏州大学东校区东大门

十三、递交磋商文件截止时间：2023年9月8日10：00。

十四、磋商时间：2023年9月8日10：00。

竞争性磋商公告附件.rar