序号

名称

内容

1

服务内容

1、对已归档的设备档案进行数字化处理，具体包括：案卷信息、卷内目录核对及修改补录—页码校对—数字化处理—导出PDF—完善总目录—档案装订入库上架。

2

基本条件和设备要求

1、工作时间：工作日每天8:00—12:00；14:30—17:30，节假日休息。

2、工作场地：必须在我院指定的工作场地。

3、办公设备及耗材：扫描仪、图像编辑软件、刻录盘片、档案整理用具、档案装订耗材、档案目录耗材等由供应商自行配备。供应商须采用精益扫描仪A380PLUS、A300L或同档次以上的专业文件扫描仪和书籍扫描仪，同时至少配有一台大幅面扫描仪和一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件（如退色传真件等）的扫描处理。

4、所有设备须放置在指定的工作地点。项目完成后供应商所有自带的设备须经我院检查，才能搬离工作场地。

5、移动硬盘由供应商提供，项目结束后无条件归我院所有。

3

规范依据

严格遵守国家有关法律、法规，严格遵守国家和广东省档案部门有关文件的规定，主要法律、法规、标准包括：

1、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《广东省档案管理规定》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2017）、关于印发《佛山市机读档案目录数据著录格式》、《佛山市纸质档案资料数字化技术操作办法》、《佛山市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》的通知、《档案数字化光盘标识规范》以及甲方关于档案工作的有关规定。

2、依照不低于省特级档案管理标准进行档案整理归档工作，使我院的档案工作达到标准化、规范化、现代化。

3、整理的各类档案资料需符合上级主管部门或档案行政管理部门的验收标准，并通过我院及上级主管部门定期或不定期进行的关于档案资料的检查、验收。

4

数字化扫描处理质量和要求

1、按照我院的整理要求对已归档的设备档案进行档案数字化处理服务。

2、在档案扫描工作中，须逐卷、逐袋、逐份对实体档案进行认真检查核实，并对出现错误的内容进行修正，重新完善总目录。

3、在数字化扫描处理过程中，如发现原归档档案整理不规范，存在档号编制、分类排序、页码、著录、装订、档案盒等有误的，供应商需重新进行整理归档，且不得另外收取费用。

4、扫描整理步骤完成后，供应商指定专人负责对每卷/袋/份档案按照卷内目录进行逐页核对，检查原件是否齐全、完整，卷内文件排列顺序及数量要与卷内目录的顺序及数量一致，不得造成档案原件的混乱。

5、对于档案原件纸质较差，或破损严重的、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描。并对历史久远、易破损的档案须夹带塑料薄膜扫描。

6、扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。

7、供应商指定专人负责档案借出及归还工作，对提取的档案逐卷、逐袋、逐份清点，办理登记借用、归还手续，双方签名确认，不得出现任何差错。

8、对我院查出的质量问题须无条件逐一整改，整改所需的人力、物力、财力均由供应商自行负责。

9、移动硬盘刻录：将完成扫描整理的资料全部刻录到移动硬盘。共移交一式两份，分A套和B套移交。

10、由于档案原件纸质较差，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。对一些不清晰文件（如退色传真件等）须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

11、分辨率必须为300dpi或以上，所有档案材料采用彩色扫描（24色）。对大幅面档案文件应采用一次成像方式进行扫描；不能一次成像扫描的，应采用分区扫描形成多幅图像，再进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。

12、最终成果文件的存储格式为PDF格式；图像文件存储格式为JPG格式。

13、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度（顺/逆时针方向）不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。少于A4尺寸的档案实体扫描后图像尺寸应保留A4尺寸的大小，档案内容居中。

14、目录索引：档案文件完成扫描后，以“件”为单位合并扫描图像，即一份纸质文件合并成对应的1份PDF扫描件;为方便查询利用，著录形成的excel卷内文件条目要与对应的pdf扫描件做超链接设置。

15、其它要求依照中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）。

5

质检和总检

1、为保证项目的总体实施质量，要求供应商对档案整理和数字化扫描各环节进行全面检查，并在项目的实施过程中始终提供熟悉设备档案业务的2人（为保证质量，要求工作认真细致负责，工作到最终验收通过为止）负责档案整理和扫描质量的自行检查，协助我院进行认真细致检查验收。

2、项目验收分每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收；

（1）我院定期对供应商工作进行阶段性验收；

（2）项目全部完成时，我院将对项目进行一次整体验收。

（3）如在阶段性验收通过后发现整理质量有问题，属供应商造成的错误、遗漏，供应商需对不合格的档案在我院提出返工要求5个工作日内免费返工至验收合格，期间我院不需为此支付任何费用。

3、具体质检标准参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）及项目开场时双方签订的方案和确认版。

6

安全及管理要求

1、供应商须严格遵守《中华人民共和国保密法》及我院的有关保密规定，与我院签订保密协议，确保工作场所正常秩序和安全。

2、建立严格的保密制度，保密责任落实到人，与项目工作人员签定档案保密责任承诺书，加强对工作人员的保密教育。严禁项目工作人员对档案及档案信息进行私自拍摄、复制、抄写等行为。

3、严格遵守我院各项规章制度，档案扫描整理时，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者造成档案损毁的依法追究供应商的法律责任。

4、供应商须对项目建立专门的项目管理方案，必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度、严格的质量检验方法及应急工作处理方案。

5、供应商须成立8人或以上的项目组，指定专人负责该项目，在档案整理扫描过程中如更换项目组成员，需做好相关交接，并提前一周书面通知我院。如因换人不当引起项目工作的延误，所造成的损失由供应商全部承担。

6、不同的工序之间要有保密安全措施，不得遗失、损坏档案，严防泄密事故的发生。

7、对档案分批进行移交验收时，双方要对档案移交清单进行签名确认。

8、严禁在工作场所使用与工作无关的任何电子产品及电器设备。工作场所周边公共通道严禁使用电器设备进行煮食。

9、如发生泄密或安全生产事故，我院将依照规定进行处理；对情节严重的，我院有权暂停供应商全部工作，并责令供应商进行整改，所耽误的工作进度由供应商自行负责；情节特别严重的，我院将有权单方面终止合同，所造成的损失由供应商服务本项目人员如有变动（如辞职、调派、晋升等）需提交书面通知给我院，人员缺失需在15天内补位。

7

配套设备要求

1、供应商所使用的档案用品必须符合国家档案局规定的Ph值（酸碱度）各类专业、规范的档案用品，保证档案保管期限内的防腐性和防蛀性。

8

人员要求

1、委派参与本项目工作的人员（含管理人员）中不能少于8人，获得地级以上档案行政管理部门颁发的《档案专业人员资格证书》的人员不少于6人。须提供以上人员最近3个月内的社保购买记录和身份证复印件和资格证复印件。

9

档案数字化验收标准

为了在纸质档案数字化项目实施过程中，切实保证档案数字化各环节的质量要求，特制定设备档案纸质档案数字化验收标准作为日后项目质量验收凭据。具体如下：

1、供应商在项目的实施过程中始终提供2人（为保证质量，要求工作认真细致负责，工作到最终验收通过为止）协助我院进行认真细致检查验收。

2、验收分为每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

（1）我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收；

（2）我院定期对供应商工作进行阶段性验收；

（3）项目全部完成时我院将对项目进行一次整体验收。

3、数字化处理要求

（1）图像不得出现差错，图像文件必须100%无损坏，PDF文件必须100%无损坏。图像文件和PDF文件均能正确打开查看。每卷的扫描文件的图像文件夹命名和PDF文件命名必须100%与实体档案的档案号匹配。

（2）档案扫描

①供应商必须采用精益扫描仪A380PLUS、A300L或同档次以上的专业文件扫描仪和书籍扫描仪，同时至少配有一台大幅面扫描仪和配有一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件（如退色传真件等）的扫描处理。

②由于档案原件纸质较差，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。对一些不清晰文件（如退色传真件等）必须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

③最终成果文件的存储格式为标准的PDF格式；图像文件存储格式为JPG格式。

④图像分辨率必须为300dpi或以上，所有档案材料采用彩色扫描（24色）。

⑤扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页；要求能打印清晰的扫描图像；每个图像文件采用4位自然数字顺序号命名，PDF文件采用“全宗号-目录号-案卷号（3位）”方式命名，差错率不得超过0.1%。

⑥对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度（顺/逆时针方向）不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。对大幅面档案文件应采用一次成像方式进行扫描；不能一次成像扫描的，应采用分区扫描形成多幅图像，再进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。

⑦其它要求依照国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）。

4、数据存储、合并

①对扫描后的数据进行检查、存储，不得出现差错，如有差错被我院发现的，供应商应及时予以更正；我院可根据对我院造成的影响程度予以扣罚相应服务费。

②在保留原扫描图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页PDF格式文件。文件名按照我院规定进行命名，不得出现差错，如有差错被我院发现的，供应商应及时予以更正；我院可根据对我院造成的影响程度予以扣罚相应服务费。

③将扫描形成的图像文件以及合并后的图像文件全部放到移动硬盘中移交，共移交一式两份，分A套和B套移交。移动硬盘由供应商提供，需采用西部数据或希捷或同档次的移动硬盘，并提供两套详细目录清单。

④硬盘必须保证质量，存放的文件均无电脑病毒，要求能在正确读取，内容无差错（有任何差错必须重新制作）。

5、数据挂接：将合并后的图像文件对原有的目录数据，逐份点击链接。

6、原件装订：档案数字化过程中，案数字化过程原则上不允许拆卷，如因特殊情况（A1以上大图纸）需拆卷扫描的，经我院同意后方可拆卷。归还档案时需按照拆卷前的标准原样装订，不得有任何差错。档案装订要求装订要结实、齐整（右边、下边对齐）、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

7、更换破损软硬封面、封底或档案盒。

8、档案原件处理完成后须原样归还，不得损坏和丢失原件，否则按照有关法律进行处理。

9、废纸处理：档案整理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

序号

名称

内容

1

报价要求

1、报价不高于本项目的预算控制价。

2、报价方式为广东省佛山市目的地竣工验收交付价。

3、报价中须包含对上述专业服务、配套办公设备和货物、保险、培训辅导、全额含税发票、雇员费用、合同实施过程中的应预见或不可预见费用等。

4、本项目的定价方式为固定单价，按实结算；暂按预计数量计算总额，实际发生量以双方核准的数量为准。

2

现场踏勘

1、供应商自行到施工现场进行踏勘，一旦成交任何因忽视或误解施工现场情况，而导致的所有损失和责任均由供应商自行承担。

2、风险提示：请供应商充分考虑施工场地障碍条件以及各种不利因素可能带来的风险。

3

知识产权

1、供应商必须保证，我院在中华人民共和国境内使用标的货物、资料、技术、服务或其任何一部分时，享有不受限制的无偿使用权，如有第三方向我院提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权的主张，该责任应由供应商承担。

2、报价应包含所有应向所有权人支付的专利权、商标权或其它知识产权的一切相关费用。

4

服务地点

我院（用户）指定地点。

5

服务时间

合同签署生效后，自进场之日起6个月内完成。

6

项目实施管理要求

1、供应商须向我院提供详细的项目实施计划，包括实施进度、任务分工、管理及风险控制措施等。

2、在项目实施过程中，供应商需服从我院人的组织、协调、监督、管理。

3、供应商需根据项目进展及时向我院报告。

7

验收要求

1、供应商提供的货物和服务必须符合最新的中华人民共和国国家安全环保标准、国家有关产品质量认证标准。若在供货过程中所采用的某项标准或规范在本公告内容中没有规定,则供应商应详细说明其所采用的标准和规范,并提供该标准或规范的完整中文文件给我院，只有供应商采用的标准和规范是国家、国际公认的、惯用的，且等于或优于本技术规格书的要求时，此标准或规范才可能为我院所接受。如有关标准、规范和法令之间产生差异的，应当按其中最严、最优、最新且于三者之间选择最有利于我院的标准或规定执行。

2、双方约定的其他合理标准。

8

付款方式

1、分2期支付，首期：合同签署生效后，我院自收到完税发票之日起，30个工作日内支付预计数量总额的30%；尾期：全部处理完毕且验收合格并交付我院使用后，根据双方核定的实际数量结算差额，我院自收到完税发票之日起，30个工作日内支付完毕。

2、收款方、出具发票方、合同乙方均必须与中标供应商名称一致。

序号

投标资料

页码

审核情况（√）

备注

1

三证合一的营业执照复印件

或

企业法人营业执照（副本）复印件

税务登记证书（国、地税）复印件

组织机构代码证复印件

2

商事主体信息公示平台查询页（营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”）

3

《信用信息报告》

4

法人代表证明书

5

法人代表第二代居民身份证复印件

6

法人授权书

7

授权代理人第二代居民身份证复印件

8

授权代理人近三个月社保缴费证明

9

提供遵纪守法、诚信经营、近三年内（自论证公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录的承诺书。（格式见附件6）。

10

《服务实施方案书》一式伍份（加盖公章），随谈判会当日自行携带入场提交。

法定代表人身份证

复印件正面粘贴处

法定代表人身份证

复印件反面粘贴处

授权代理人身份证

复印件正面粘贴处

授权代理人身份证

复印件反面粘贴处