泰州市国土资源局海陵分局档案资料数字化询价采购项目泰州市国土资源局海陵分局
档案资料数字化询价采购项目
（TZHLZCDL*******）
江苏经纬工程投资造价咨询事务所受采购人委托，就所需设备项目在国内进行询价采购，现欢迎符合相关条件的供应商参加投标。
一、 货物具体内容和技术要求
泰州市国土资源局海陵分局档案资料数字化询价采购项目，内容如下：
一、项目概述
档案资料数字化扫描建库项目，主要对地质档案，综合文书档案和国土资源业务档案等进行实体档案拆分、部分修裱、数字化扫描、目录建库、图像处理、存储、数据验收、挂接、数据备份、实体档案修复、装订、装盒、上架归档、案卷目录编制等。
本次需扫描的档案数量约50万页，2016年5月31日完成2014年度和2015年度分局档案资料数字化建库工作，2016年11月30日完成2013年前分局以及各国土资源所档案资料数字化建库工作，此工作总量为该项目计划工程量，投标商按照计划工程量拟定投标报价，按照每标准页单价进行报价，对于人工、加班、技术支持、设备、耗材、差旅费、杂费、税费和管理费等均应均摊至每标准页下，招标方不接受报价外的任何其他费用。最终结算总价按照实际扫描量为准。每标准页为A4，幅面小于A4的按照A4计算，幅面大于A4的，无论图纸还是档案正文，均按照实际面积折算为A4向上取整计算。投标人必须做出无推诿承诺——积极主动与档案管理系统开发方沟通协调完成整个项目。
二、整体工作要求
1、采购人除提供数字化加工软件外不提供档案扫描其他所需的任何相应设备，所有扫描加工的硬件、其他软件设备均由中标商提供。投标商中标后，在10个工作日内，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等配备完毕。
2、中标人在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标人公司级负责人，项目实施负责人常驻需方单位，加工期间项目组各分组负责人及工作人员均不得随意更换，若确需更换须征得需方同意。本项目的中标人应按需求直接为采购人提供服务，不得在签订合同后进行转包、分包。
3、中标人配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。确保各环节工作符合档案工作相关的法律、法规、规章、内部制度以及《纸质档案数字化技术规范》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）、《江苏省档案信息化建设保密管理办法》、《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》等标准规范的要求，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施，建立完整、规范的工作记录。
4、中标人在采购人单位实施各项工作。项目实施过程中，中标人接受采购人实时检查与监督。
时间要求
自合同签订之日起逐月完成。
技术要求
采用A4平板/高速扫描仪按档案编定的次序逐卷、逐件、逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描。超过A4幅面的档案，必须根据档案页面选择大幅面扫描仪另行扫描(或分区扫描形成多幅图像，再进行拼接处理)。扫描完成后，将扫描形成的电子档案页面按其在原档案中的顺序插入该件电子档案的相应位置。具体达到以下质量要求。
1、采用GBR彩色模式进行扫描，扫描分辨率标准最低为300dpi，采用TIF图像格式或JPG图像格式保存。
2、图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放100%；
3、对扫描图象按照下表内容和要求进行处理。
处理内容处理要求
方向调整对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合数字图像的浏览习惯
纠 偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理, 倾斜度不得超出1度
去 污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。 处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。一定要工程扫描仪扫描，尽量不要分幅处理，否则接边处会带来精度问题。对大幅面的档案进行分区扫描时，应使各分区的大小尺寸相近、分辨率和曝光量一致，相邻图像之间必须有部分重叠，重叠面积不少于各分区面积的1／2O。扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字图像的完整性。经图像拼接处理的照片档案应做好记录，并在著录目录数据库时，在附注项中加注“图像拼接”。
裁边处理对扫描或转换后的图像应进行裁边处理,去除多余的白边，有效地减少数字图像文件的容量，节约存储空间。裁边后的图像大小保持一致。
图像修复修复的效果以图像不失真、效果清晰完整为准。经图像修复处理的照片应做好记录，并在著录目录数据库时，在附注项中加注“图像修复”，在必要时须经批准后才能进行图象的修复。
4、图像文件的命名：国土、地质专业档案的每一宗档案都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件扫描后的图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)中有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的挂接。多页文件应建立相应的文件夹，并按档号加上页码顺序对图像文件命名。以卷为保管单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其档号来命名。以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其档号来命名。
5、认真填写加工流水表单，登记扫描的页次、页数，核对每卷的实际扫描页次、页数与档案整理时填写的档案页次、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交泰州市国土资源局项目管理人员审核同意后，进行处理。
6、档案数字化的全文必须提供完整的二种格式，即JPG、TIF。TIF、PDF格式的文件与档案实体及电子目录一一对应，并以其档号命名。JPG格式的文件以“档号—页号”的形式命名。档号的构成和形式要符合《DB32/505-2002》的规定。
服务要求：
总要求：所有上架的纸质档案必须符合江苏省档案工作五星级标准，纸质档案与数据库要一一对应，不得重复、遗漏或缺失，数据库内扫描件要清晰，易读。
一、纸质档案要求：
1、组卷要求：
（1）卷内文件页码编写：编统号时不得重号或遗失号码，以“件”为单位编写页码的要在每件上加盖档号章。
（2）卷内目录的编制：
a、卷内目录应排列在卷内文件首页之前。
b、序号：应依次标注卷内文件排列顺序
c、文件编号：应填写文件的文号或型号或图号或代号等
d、责任者：应填写文件的形成者或第一责任者。
e、文件题名：应填写文件全称，文件没有题名的要根据文件内容拟写题名。
f、日期：应填写文件形成的时间： 年 月 日
g、页数：填开始日期，最后一个文件填止始日期。
h、备注：应根据实际情况填写需注明的情况。
（3）卷内备考表的编制：标明案卷内全部文件总件数、总页数、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、档号等。
（4）编制案卷封面：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等要一一著录。
（5）编制案卷盒：案卷盒的正面及脊背填写内容必须与案卷封面一一对应。
2、扫描要求：
扫描前要将图件摊平，有折痕的要熨平，有破损部分要修复再扫描，纸张状况较差的，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案，对于大幅的图纸，一定要工程扫描仪扫描，尽量不要分幅处理，否则接边处会带来精度问题。
3、装订要求：
扫描结束后要对档案进行及时装订，装订时要保证纸张的平整、抚平边角，遇到纸张不规整、大小不一的，要重新拆分粘贴成A4幅面，编制页码，装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物，如原始档案中发现金属装订物的，应予以剔除。装订时应按照“两对齐”要求，即装订一则边缘对齐，档案内页下边缘对齐。
4、编制案卷的检索目录：案卷检索目录应及时编制，样式详见下表
目录号分类号案卷号案卷标题年度页数期限备注

二、档案数据库总体要求:最终移交的所有电子数据为非加密格式。
1、字段填写要求：档案数据中的全宗号、目录号、案卷号、分类号、档号、年度、单位代码、归档时间、题名、件数、页数、保管期限、密级必需填写
2、卷内要求：卷内信息要完整（按文件材料类型分类正确），卷内题名、页号输入要正确。

3、附件扫描要求：
a、文字页面档案及带有较小插图页面（A4或A3大小）档案扫描后统一处理为pdf格式存储；
b、pdf文档应包含卷内目录，方便日常快速定位查看（根据卷内分类在pdf文档中添加对应目录）；
c、A3以上档案页面（图件）按单页扫描成tiff格式文件存储。
4、附件命名规则：
a、pdf文档名称跟档案的案卷号保持一致，即档案号.pdf
b、tiff文件统一命名为“档案号”+“_” +“文件内容名称”+“序号”
如: 档案号 _规划红线图1.tiff或档案号 _用地红线图2.tiff（只有一张序号可以不用添加）
5、附件存放规则
附件数据按案卷号命名，按全宗存放。存放路径格式为：盘符：/分类号/目录号/案卷号/文件名（.pdf）
二、分类档案填写要求
1、文书档案要求
题名、文号、年度、机构问题、保管期限、件号等字段必需填写。
2、地籍类档案要求
地籍类档案中宗地号、权利人名称、权得人身份证号、土地坐落、土地证号，所有权人、使用权面积等字段必需填写。
3、其它业务档案根据实际需要填写。
7、质量自检：中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交泰州市国土资源局验收。
验收要求
1、中标人提交严格的质量控制方案，其中内容包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。
2、中标人数据自检合格后，递交采购方验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比率为5%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目（如目录数据库完整、图像清晰等）合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。采购方在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。在退回自检期间，采购方将不再向中标人提供扫描档案。
3、双方各指定专人做好档案的清点交接工作，档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。
4、完成所有数字化扫描加工任务，试运行两周内，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。
保密要求
1、档案数字化生产加工设备的管理要求
⑴档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪等设备，必须符合有关保密、安全的技术标准和要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。
⑵档案数字化生产加工所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守有关保密、安全的管理规定。
(3)使用的计算机应加装封条，并与相关设备组成专用网络。该网络与其他网络实行物理隔离，禁止连接其他网络。不得安装、使用具有无线互联功能的硬件设备，如无线网卡、无线鼠标、无线键盘、蓝牙耳机等。任务完成后，应当按涉密计算机的管理要求将存储介质向泰州市国土资源局移交。
⑷使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理。
2、档案数字化生产加工场所的管理要求
⑴涉密档案、非政务公开文件的数字化加工场所按临时保密要害部位进行管理。
⑵在生产加工场所安装监控摄像头和录像设备，全覆盖、全过程监控、摄录加工现场情况。
⑶生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带入生产加工场所。
3、档案数字化加工人员的管理要求。中标方提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度，签订并严格落实安全保密协议书，做到绝对不外泄任何信息。
4、档案数字化流程的安全管理要求
应严格加强档案数字化过程档案实体的动态管理，及时登记档案实体的交接过程，加强加工过程中的监督、管理检查和控制。数字化流程中应形成的相关登记表。
5、扫描设备、计算机等存储介质、设备由中标人提供和实施。场地、办公桌椅、监控系统等由采购人提供。
6、本项目制作的数字化产品的所有权归泰州市国土资源局所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。进行数据移交时，工作站上的数据必须在泰州市国土资源管理局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。
售后服务要求
本项目售后服务为本地服务。售后服务期限为项目验收交付后提供2年售后免费服务。售后服务响应时间：接到用户电话后1小时内响应，4小时内上门服务。售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。
各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

二、 投标人资格要求：
投标人参加本次招标活动应当具备下列条件：
1．投标人必须符合《政府采购法》第二十二条的相关规定，具有国内独立法人资格,注册资金1000万元（含1000万元）)以上的公司或事业单位; 资产运营良好，不存在因借贷、担保等可能影响投标人履行本项目的情况；没有有损其经商声誉的记录，具有良好的经营业绩和提供优质服务的能力；公司必须已注册3年以上。（需提供经年审合格的营业执照或事业单位法人证书，税务登记证的复印件，原件现场备查）
2、投标人须具有没有任何产权、经济等纠纷的数字化加工平台；
3、投标人必须有不少于4个具有档案、信息、测绘相关行业涉密培训合格证书的的技术人员参与本次项目。
4、本项目不接受联合体投标。
注：1.供应商须按规定发送投标确认函，参与投标。报名供应商无故不参与投标的，将记录诚信管理档案，降低诚信等级；2.投标人提交的以上要求的文件或证明的复印件应是最新（有效）、清晰，注明“与原件一致”并加盖投标人公章，并有原件备查
三、投标报价方式
1、投标人应按照招标文件中提供的格式完整、正确填写投标书、开标一览表。开标一览表中的报价应与投标报价表中报价完全一致，否则将可能作为废标处理。
2、投标人应按照招标文件规定格式填报投标报价表（含分项报价），在表中标明档案扫描各步骤费用的投标单价。本次项目以投标每页单价为最终报价。
3、投标人需对每部分报价包含的服务内容进行明确说明。如有特别承诺，也需明确说明。
四、售后服务要求
本项目售后服务为本地服务。售后服务期限为项目验收交付后提供2年售后免费服务。售后服务响应时间：接到用户电话后1小时内响应，4小时内上门服务。售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。
各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

五、验收方式及付款方式：
1）2016年5月31日前完成既定任务支付乙方合同价30%款项；2016年11月30日前完成既定任务支付乙方合同价30%款项；
2）项目验收合格后，支付合同总价 30%；
3）一年保质期后结清余款。

与投标有关的事项
1、开标时间：2016年1月7日上午9：00 。
2、开标地点：江苏经纬工程投资造价咨询事务所有限公司（泰州市海陵区人民东路37号二楼）会议室。
3、联系人: 张女士，联系电话：****-******** 传真：****-********
电子信箱:jsjwzbdl@163.com
4、投标保证金：参加投标的单位应以银行汇票或本地转账支票形式提交保证金壹万元整。（收款单位：江苏经纬工程投资造价咨询事务所有限公司，开户行：交行泰州分行营业部，帐号：****************98418）。
未中标的投标保证金在定标后当场退还，中标的投标保证金在合同签定后自动转为履约保证金（履约保证金的期限为项目验收合格后，不计利息）。投标保证金在下列情况下将被没收：
（1）投标商中标后拒签合同；
（2）在未征得使用方同意的情况下，拖延交货；
（3）交货质量达不到询价函要求或投标文件承诺，但该项不免除中标方应承担的法律责任。
5、项目设计和实施方案，技术支持和培训，产品售后服务：
①投标人根据招标要求（见附件三）制定本项目的设计和实施方案，应当包括如下主题：
● 项目设计方案和实施方案
● 项目组织和管理计划
● 档案扫描工作规范及技术标准
● 档案信息安全的具体措施和管理办法
● 作业、时间和资源进度安排
● 质保期服务计划
● 质保期后服务计划
● 技术支持计划
● 其他
②投标人拟参加本项目的管理人员、技术人员名单（提供姓名、学历、年龄、身份证号、参加过的专业培训及资格证书情况、以往参加类似项目情况、在项目中的责任等），格式见附件。
③投标人需书面做出扫描质量保证，技术支持，售后服务承诺，以上承诺将作为评标依据，需打印并加盖单位公章、法人代表或委托授权人签字。
④投标人针对本项目提供的优惠承诺及其他。
6、所需提供的其他资料：
（1） 企业法人营业执照或事业单位法人复印件，税务登记证复印件；
（2） 法人代表授权委托书（如有代理人）；
（3） 与评审相关的资质证书复印件；
（3） 参与本项目管理及技术人员相关证书复印件；
（4） 市（县）级以上类似项目的合同和验收证明复印件；
（5） 其他投标相关资料。
注：投标人提交的以上要求的文件或证明的复印件应是最新（有效）、清晰，注明“与原件一致”并加盖投标人公章，并有原件备查
7、投标文件一式四份(正本一份 副本三份)，投标文件必须用A4幅面纸张打印装订，应编制封面、目录、页码，必须用线装或胶装（为永久性、无破坏不可拆分）装订成册，在相应位置签名并加盖公章。每份投标文件封面必须清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符，以正本为准。于2016年1月7日上午09：00之前送至本所。
8、合同生效：合同须经供、需方签字，江苏经纬工程投资造价咨询事务所有限公司政府采购代理机构见证、泰州市公证处公证后生效。
9、中标单位须按国家计委计价格（2002）1980号文件足额支付招标代理服务费，支付金额为中标金额的1.5%。中标服务费在领取中标通知书前以支票、汇票等付款方式一次性缴清。
10、评标原则：符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
11、投标单位必须在2016年1月4日前将《投标确认函》传真至本所。

江苏经纬工程投资造价咨询事务所有限公司
2015年12月

附件一：
投标确认函

江苏经纬工程投资造价咨询事务所有限公司：
泰州市国土资源局海陵分局档案资料数字化询价采购项目项目（TZHLZCDL*******）招标文件已取得，我公司一定准时参加投标活动。
特此告知。

（单位公章）
联系人及电话：
日期：


附件二 法定代表人授权书格式

本授权书声明：注册于 （地 址） 的 （投 标 单 位） 的在下面签名的 （法定代表人姓名、职务） 代表本单位授权 （单 位） 的在下面签字 （被授权人的姓名、职务） （居民身份证编号： ）为本单位的合法代理人，就 （ 项 目 名 称 ） 项目的合同投标及合同的执行、完成和保修，以本公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。


法定代表人签名： （手签）
职务：

被授权人签名： （手签）
职务：

投标单位名称：
（盖单位公章）
地址：

附件三：

投 标 书

标书编号：TZHLZCDL*******

项目名称：泰州市国土资源局海陵分局
档案资料数字化询价采购项目







投 标 人：

年 月 日

注：请各投标商按以下顺序装订成册，不得散乱，否则作废标处理。

附表一：
开 标 一 览 表

投标人名称（签章）：
招标编号：　　　　　　　　　
单位：人民币（元）
项目名称投标报价（每页）
泰州市国土资源局
地质及档案资料数字化项目

项目建设工期：自 年 月 日至 年 月 日，共 日历天

投标人法人代表或授权人签字：
职务： 日期：

注：此表与投标书正本一并封装在同一封包内。

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附表二：
项目明细报价表：

投标人名称（签章）：
招标编号：　　　　　　　　　　
单位：元
序号单项名称数量单位单价备注
1目录著录元/条
2数字化（A4幅面纸张）元/幅
3数字化（A3幅面纸张）元/幅
4数字化（大于A3幅面纸张、工程图纸等）元/幅
5数字化（照片）元/张
6数字化（音频）元/分钟
7数字化（视频）元/分钟
8修复（丝网加固）元/张
9修复（单面托裱）元/张
10修复（双面托裱）元/张
11修复（字迹恢复）元/张
12修复（仿真复制）元/件
合 计
投标人法人代表或授权人签字： 日期：

附表三：
投标人拟参加本项目的管理人员与技术人员名单

项目管理人员名单
序号姓名性别年龄毕业学校和学历专业职称专业培训及证书责任
或分工项目经历或主要工作业绩




项目技术人员名单
序号姓名性别年龄毕业学校和学历专业职称专业培训及证书责任
或分工项目经历或
主要工作业绩

投标人已完成与招标内容相同项目一览表

年度项目
建设
单位项目
名称项目
内容项目
工期合同
金额 单位地址联系电话





注：1、提供合同复印件，附验收报告或者用户使用意见书。