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池州市贵池区人民法院档案数字化项目询价采购文件

贵采询字：GCCG --2015--335

池州市贵池区人民法院

池州市贵池区政府采购中心

二0一五年十二月

池州市贵池区政府采购中心（以下简称“采购中心”）受池州市贵池区人民法院委托，对贵池区人民法院档案数字化项目进行询价采购，欢迎有供货能力、信誉良好的公司积极参与竞标。现将有关情况说明如下。

一、 投标人须知：

1、报价表一式两份，加盖公章，开标时现场递交。

2、投标时必须出具身份证、法定代表人授权委托书，法定代表人到场的出示法定代表人身份证明。

3、按规定格式详细填写供应商投标报价表。

二、采购方式:本次采购采用询价方式进行，各投标人根据采购单位具体要求进行报价，采购中心当场公布投标价格。

三、投标人应具备的资质条件：

1、投标人必须满足《政府采购法》第二十二条规定的条件，具有独立法人资格；

2、具有档案数字化加工定点生产企业证书；

3、拥有档案数字化加工安全加密管理软件 ；

4、在安徽省内拥有的全资或控股服务机构等本地化服务机构的营业执照；

5、具有地市级国家保密局颁发的国家秘密载体复制许可证；

6、投标人应遵守《政府采购法》及其他相关的法律和法规。

四、货物的品名、规格要求及数量:

采购单位：区法院 联系人：汪先生*******

序
名 称
货号及规格
数量
备注

1
扫描
影像扫描

详见附件
*******页
最终结算金额以实际加工量

2
著录
条目录入

详见附件
250000条
最终结算金额以实际加工量

附件 ： 池州市贵池区人民法院档案数字化招标方案
一. 投标人资格
1、投标人必须满足《政府采购法》第二十二条规定的条件，具有独立法人资格；

2、具有档案数字化加工定点生产企业证书；

3、拥有档案数字化加工安全加密管理软件 ；

4、在安徽省内拥有的全资或控股服务机构等本地化服务机构的营业执照；

5、具有地市级国家保密局颁发的国家秘密载体复制许可证；

二. 项目概述
以用户需求为导向，以利用档案为目的，积极推进档案规范化进程，最大限度地发挥档案效能，兼顾保护档案原件的要求，更好地发挥档案信息资源的作用，为各项事业服务，现启动池州市贵池区人民法院档案升“省特级”整理及相关服务外包项目。三. 贵池区人民法院档案升“省特级”整理及相关服务项目范围
本次贵池区人民法院档案升“省特级”整理及相关服务外包项目服务外包项目范围包含：①按照安徽省高级人民法院、省档案局业务档案管理验收达标优秀等级要求，对贵池区人民法院所有的业务档案和资料进行整理，包括各门类档案的整理、著录、目录打印、页面编号、填写盒脊、装盒、入库、上架、交接及数据存储、备份等工作；②撰写、整理与档案目标管理省一级考核工作相关的文件、资料和考核印证材料；③机关发展史展室布置；④对贵池区人民法院档案管理升“省特级”目标管理验收达标优秀等级考核等工作提供全套资料和咨询服务。

贵池区人民法院业务档案的工作量以实际加工处理的数量进行决算，具体整理、所占的数量，各类别各年份档案的选择由贵池区人民法院根据实际需要情况提供。

四. 数字化具体技术参数要求
1. 项目概述
利用相关软件和硬件设备，对池州市贵池区法院档案进行数字化加工，并将最终工作成果导入到用户单位的档案系统中，以实现池州市贵池区法院内部查询利用和档案管理等应用，并通过省特级档案室达标。

2. 技术标准及规范
法律法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《安徽省档案条例》

业务标准与规范：

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）

《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）

3. 服务内容及要求
工作环节主要包括：档案接收、目录录入、档案整理、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、档案还原、数据质检、档案入库、数据备份、档案查询系统和档案管理系统调试运行等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。

1、档案接收：在招标方档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行核验和登记，经招标方提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续。

2、目录录入：要求根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之后要核对，发现有缺少或不完整的电子目录要进行补录和完善，确保档案与目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。

中标单位需根据档案目录数据库录入的要求（详见附件）进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、准确完整。目录录入关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）准确率为100%，部分全宗中文书档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到99%，如有不清楚的地方，可咨询招标方档案管理人员，相互配合完成。对于某些特定档案，如人员名册等，需根据招标方要求，逐页进行目录录入，便于后期档案的查询利用。

3、扫描前处理：（1）清点核对：逐卷、逐件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，并在目录中添加每件应扫描页数；（对于原页码错编或漏编的档案，需根据档案实体的情况重新编页号，并根据更正后的页号打印新的卷内目录以替换原有的卷内目录。）（2）清除档案积尘：对粉尘进行处理，对霉变档案进行去霉处理；（3）档案修补展平：对开裂档案进行简易修补，对褶皱档案进行展平处理，并在案卷备考表中添加档案原件修复处理信息。

4、档案扫描：按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》，采用专业文件扫描仪、A0大幅面扫描仪、照片扫描仪相互配合进行扫描加工，要求在扫描过程中不对档案原件造成破坏，确保档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；对纸张脆化、较古老、超薄的和不可拆卷的档案需要采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪进行扫描，不得涂改和损坏原始档案。

5、图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。

扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

每页影像左右端正度控制在1度以内，视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。

纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

6、图像质检：逐件、逐页检查扫描文件：（1）检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图像畸变等；（2）检查档案漏扫、多扫等情况；（3）检查图像文件排列顺序与档案原件是否一致；（4）检查图像文件命名是否规范；（5）检查图像数据与实际目录信息是否相符；（6）根据质检情况填写质检记录单，跟踪并监督质检记录单的处理情况。

7、图像存储：图像文件命名格式：第一级目录为图像文件的保存路径，为根目录下的一级目录；第二级目录名为全宗号；第三级目录名为保管期限+档案标识+年度+卷号（3位）；文件名为件号+子件号（2 位）十页号（3位）十扩展名。

8、数据挂接：数字化加工过程中形成的图像数据，通过影像质检确认“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。使用专门程序或软件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，确保挂接准确率达到100%。

9、档案还原

（1）认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员；

（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册；

（3）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符；

（4）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度；

（5）装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

10、数据质检

为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面检查，具体质检目标如下：

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率控制在万分之二以内。

扫描图像检查：漏扫率控制为零。

图像质量检查：检查所有图像的质量情况，优质率达到98%以上。

目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。

条目与图像挂接检查：挂接正确率达到100%。

档案原始材料：100%不缺失。

11、档案入库：质检完成后要及时归还档案。中标方要保持档案原件的排列顺序，不缺少、缺漏档案原件，保证档案原件完好完整，与招标方项目管理人员办理书面归还手续，档案清点合格率达100%。

12、数据备份：数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘一式三份提交给招标方，包括无压缩JPG格式和多页双层PDF格式，以光盘和移动硬盘双套存储格式向招标方移交。备份数据也应进行检验，备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

13.数字化加工验收

档案实体验收

逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，招标方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，中标方应及时返工进行补救。

样品数据验收

中标方应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加工样品，并将样品数据交由招标方预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。

中标方应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向招标方提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。

验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。

扫描图像：漏扫率为零。

图像质量：图像质量情况优质率99%。

目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失，不损坏。

验收审核

数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方重新加工；

在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再次提交招标方验收；

全部档案验收合格后，须经分管领导审核、签字后方有效；

如全部档案完成后不能通过验收的，视为产品加工方违约；

数据验收合格后，加工方须刻录DVD光盘一式三份提交给招标方，包括无压缩JPG格式和多页双层PDF格式，以光盘和移动硬盘双套存储格式向招标方移交。

14.其他要求

（1）对部分特殊装订的档案，中标方经招标方许可后可进行拆卷扫描；

（2）档案中如有内容被装订物遮挡，须进行拆卷扫描，拆卷后进行恢复性、规范性整理装订；

（3）档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查，并按规定做好检查记录。

（4）严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求执行；

（5）采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率不得低于300dpi，图片文件成品数据为24bit真彩JPG压缩格式，并合成多页双层PDF文件；对于照片及特殊档案在提高分辨率的同时并采用彩色扫描。

（6）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（7）采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（8）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则；

（9）必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的光盘备份；

（10）项目经理具有丰富的档案数字化项目管理经验，曾经担任过市级档案局（馆）或法院部门合同金额100万元以上档案数字化项目的项目经理或主管（提供市级及以上数字化加工项目合同等证明材料，合同中未指明项目经理的需合同授予方开具证明）。

实施地点和质保期
（1） 实施地点：池州市贵池区人民法院。

（2） 质保期：验收合格后一年的免费维保期。

五. 商务要求

（一）、入场开工时间：合同签订后，自接到招标人通知之日起5日内，加工人员到岗并开工。

（二）、工期：从合同签订之日起6个月内完成并提交经验收合格的工作成果。

（三）、技术支持和售后服务

1．提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式24小时不间断技术支持服务。需要现场解决的，承诺24小时内到现场解决。

2．质保期：本项目结束后1年内因招标人自身系统升级而需要进行档案扫描数据迁移的，需要免费配合系统开发商提供免费数据迁移服务。

（四）、其他

本次档案数字化整理工作量具体以实际数量据实结算，但总费用不得超过本次预算价（23万元）。

（五）、付款方式

服务完成经招标人验收合格后，一次性支付90%费用，剩余10%作为质保金待验收合格一年后返还。

附件：（具体以实际为准）

服务

内容
档案

类型
预估

数量
单价

预估

金额
备注

扫描及著录
影像扫描
*******
0.18元/页
180000
最终结算金额以实际加工量为准

条目录入
250000
0.2元/条
50000

预估总价：
230000

五、报名时间及方式：2015年12 月31日至2016年 1 月 8日，上午8:30—11:30，下午2:30—5:00，2016年1 月 8 日上午9:30 前报名截止。报名地点为贵池区政府采购中心（贵池区政务新区政府办公大楼东楼，池州市康庄大道99号，十路公交区政府站）。

投标人可以在开标时，提前30分钟到达会场直接报名，2016年1 月 8日上午9:30前报名均有效（历年在区政府采购中心已登记备案公司不再提供报名资料）。

六、报名材料：企业介绍信（注明联系人、联系电话）和企业营业执照副本（以上证件复印件须加盖单位公章）。

七、开标时间及地点：2016年1 月 8 日上午9:30 ，在贵池区政府采购中心会议室。迟到者不得进入会场，不受理投标。

八、投标保证金：投标供应商向本中心缴纳4000元的投标保证金 投标人在招标过程中撤回投标将没收保证金。开标后，未中标的保证金当场退还，中标人投标保证金全部转为合同履约保证金，待验收合格后退还。

凡中标供应商在合同履约过程中，出现违约行为的（未按期交货、质量不符合要求等等），由采购单位及时向贵池区政府采购中心和监督单位反映，一经查实，扣罚全部履约保证金。

九、定标方法：由区采购中心、采购单位代表组成的询价小组，根据同等条件下最低价中标原则，确定中标供应商。有两个相同最低报价的由采购单位和采购中心从中选择一个。中标价格高于采购单位预算价或市场价的,采购中心有权宣布投标无效。中标人无特殊理由放弃中标资格，投标保证金将被没收。

十、交货时间：尽快，按采购单位要求。

十一、验收及付款：采购单位负责验收。货到安装并验收合格后付款，具体付款期限安排由各采购单位在合同中约定。

十二、投标具体要求：

1、投标报价应包括供应商为完成本合同规定的全部工作内容需支付的一切费用，包括设备费、安装费、运输费（含包装费、运杂费、装卸费）、售后服务费、各种税费等所有费用，并考虑应承担的风险。

2、携带公司简介、营业执照、税务登证书、组织机构代码证、资质证书等证件原件或复印件（加盖公章）

3、本项目须缴纳标书款 200元。

联系人：宋斌 联系电话：****-*******

池州市贵池区政府采购中心

2015年 12月 31日

投 标 书

项目名称：池州市贵池区人民法院档案数字化项目

采购编号：GCCGZX-2015-335

投标人： （公章）

法定代表人：

年 月 日

贵池区政府采购中心供应商报价表

项目名称：贵池区人民法院档案数字化项目

采购单位：贵池区人民法院

联系人: 汪先生 0566-*******

序
名称
规格型号
数量
单位
单价（元）
总价（元）

1
扫描
影像扫描

详见附件
*******页




2
著录
条目录入

详见附件
250000条




总价小写：

总价大写：

注：最终结算金额以实际加工量为准

投标单位： （章）

法定代表人： （签字） 电话:

投标授权代表： （签字） 电话:

投标时间：