发布日期：2023-10-19

一、H股公司秘书服务采购项目具体需求

本行作为香港H股上市公司，根据香港联交所《上市规则》的规定和要求，需要聘请具备相应资质的合格人士担任本行H股公司秘书，为本行公司治理、投资者关系管理、信息披露以及其他日常经营活动提供公司秘书服务。

（一）服务内容

1. 公司秘书／公司授权代表

1.1 按香港联交所《上市规则》的规定和要求，提供合资格人士担任本行的公司秘书。该名公司秘书/联席公司秘书须按香港联交所上市规则第3.29条要求，每年完成至少15小时的相关专业培训。

1.2 根据上市规则的规定和要求，提供一名合资格人士担任本行授权代表或一名本行授权代表的替任人，作为本行与香港联交所的主要沟通渠道。

1.3 根据香港公司条例，提供一名合资格人士担任非香港公司的授权代表，以接受向本行送达的法律程序文件和通知书。

2 . 董事会会议和审核委员会会议

2.1每年协助本行就公布季度、中期及年度业绩召开的董事会会议和审核委员会会议，提供下列服务：

2.1.1协助审阅董事会及审核委员会会议的议程和相关会议文件。

2.1.2协助审阅召开董事会会议和审核委员会会议之通知。

2.1.3通知香港联交所召开董事会会议的日期并编制召开董事会会议日期之公告。

2.1.4编制就上市规则要求之通告通知香港联交所董事、监事及有关雇员开始禁止买卖期，及编制董事、监事及有关雇员开于禁止买卖期不得买卖公司证劵的通知。

2.1.5审阅董事会会议记录(以标准决议模式)给本行传阅致各有关人士。

2.2协助召开其他董事会或委员会会议：

2.2.1协助召开其余两次定期董事会﹑一次薪酬委员会及一次提名委员会会议，包括提供会议通知﹑议程的模板，及审阅相关会议文件等。

3. 股东周年大会

3.1拟定筹备股东周年大会各项工作分配的时间表；通知香港联交所股东周年大会日期和证券交易禁止买卖期。

3.2拟定股东周年大会通知（含通告通函），并按上市规则安排刊发工作。

3.3拟定股东代表委任表格及回条(如适用) ，并按上市规则安排刊发工作。

3.4拟定股东大会会议流程/主席讲稿。

3.5就股东周年大会召开事宜，与香港股票登记处联系及作出相关安排。

3.6编制股东周年大会会议记录，并就股东周年大会会上通过的普通及/或特别事项编制决议（如适用）。

3.7编制股东周年大会投票结果公告，并按上市规则安排刊发工作。

3.8向香港有关监管部门提交有关的大会决议作备案/登记(如适用)。

4. 季度报告、中期报告、年度报告和相关业绩公告及股东周年大会通函

4.1从公司秘书之角度，根据上市规则的要求及公司提供的资料，草拟/审阅季度报告、中期报告、年度报告和相关业绩公告之非财务部分内容，当中包括：

4.1.1公司企业资料和董事及高级管理人员简介；

4.1.2董事及主要股东股份权益的披露；

4.1.3上市公司或其附属公司购入、出售或赎回上市公司证券的详情；

4.1.4遵守上市规则《企业管治守则》及《企业管治报告》的有关披露。

4.2审阅中期报告、年度报告和相关业绩公告及提出反馈意见。

4.3协助安排印刷商翻译、排版及刊发有关的报告、公告及股东周年大会通函。

4.4与香港股票登记处联系以安排派送中期报告、年度报告、相关股东周年大会通函和相关股东代表委任表格和回条(如适用)的工作。

4.5为独立非执行董事制备其独立性之年度确认书。

4.6为董事制备年度确认遵守不竞争业务承诺之确认书和根据上市规则规定董事须披露之其它事项的相关确认书。

4.7为董事制备有关年度或期间一直遵守上市规则所载之上市发行人董事进行证券交易的标准守则所规定之标准之确认书。

4.8协助向香港联交所提交派发股息资料确认函(如适用) 。

4.9就派发股息事宜，通知香港股票登记处过户截止日期及协助作出相关安排(如适用) 。

4.10就董事会换届，协助编制股东大会通函。

5 . 上市证券价格或成交量出现异常波动

5.1就有关任何香港联交所根据香港联交所上市规则第13.10条作出的提问与本行联系，根据上市规则第13.10条注1规定，就上市证券价格或成交量出现异常波动编制标准澄清公告，及协助安排印刷商上载该公告至香港联交所网站。

6 . 通知香港公司注册处和香港联交所

6.1编制周年申报表，并向香港公司注册处提交周年申报表和财务报表。

6.2备存和更新法定簿册和记录；就董事、公司秘书或彼等个人资料以及公司组织章程的变更，编制所需文件，并向香港公司注册处提交文件。

6.3通知香港联交所有关公司董事、监事、行政总裁、公司秘书或授权代表的变动，并审阅按上市规则规定而刊登之有关公告。

7 . 在香港的主要营业地点

7.1根据香港公司条例，提供其办事处地址作为本行在香港的主要营业地点的地址。

7.2代本行申领商业登记证和每年办理续证的工作。

8. 备存法定记录

8.1根据香港证劵及期货条例的规定和要求，提供其办事处地址作为本行董事、最高行政人员及主要股东股份权益及淡仓登记册之备存地点。

8.2根据董事、最高行政人员及主要股东申报持有股份及淡仓权益申报表之有关资料，建立及协助更新董事、最高行政人员及主要股东股份权益及淡仓登记册。

9. 月报表及翌日披露报表

9.1根据上市规则及本行提供的资料，协助审阅本行之股份变动月报表。

10. 其他服务

10.1临时公告审阅，以及根据上市规则及相关法律法规，需提供的其他公司秘书服务。

（二）服务期限

服务期为自合同签订之日起三年，服务期间若供应商后评价结果不合格，本行有权单方面提前终止服务合同。

（三）服务质量

促进本行公司治理、投资者关系管理、信息披露以及其他日常经营活动符合H股相关监管规定，协助本行与香港联交所建立良好的沟通机制，促进本行H股信息披露合规、有序开展，树立良好的上市公司形象。

（四）供应商后评价

本行按采购项目建立供应商考核评价管理机制，具体考核评价管理指标、标准及考核措施以实际项目采购时公布的为准。

注：本项目不允许负偏差，供应商应当对项目需求作出满足性或更有利于采购人的响应。

二、报名资格条件

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有履行合同所需的服务能力；

（三）不接受联合体响应；

（四）供应商不得存在的其他情形之一：

1.与采购人存在利害关系且可能影响采购活动公正性；

2.与本采购项目的其他响应方为同一个单位负责人； 3.与本采购项目的其他响应方存在控股、管理关系；

4.被依法暂停或者取消投标资格；

5.被责令停产停业、暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照；

6.进入清算程序，或被宣告破产，或其他丧失履约能力的情形；

7.在最近三年内发生重大产品质量问题；

8.被工商行政管理机关在全国企业信用信息公示系统中列入经营异常、严重违法失信企业名单；

9.在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）中失信被执行人名单；

10.所属行业属于“两高一剩”行业；

11.法律法规规定的其他情形。

三、提供资料清单

（一）提供合法有效的营业执照。

（二）提供有效的公司服务提供者牌照。

（三）能提供一个2020年1月1日以后签订的，或者截止当前，合同履行结束时间仍在有效期内的H股上市公司秘书服务实施案例（提供合同复印件）。

（四）提供企业诚信声明及承诺（格式自拟）

1.提供供应商不得存在的其他情形之一的承诺，内容应包括上述十一条；

2.参加本次采购活动，非联合体投标；

3.对所提供资料的真实性承诺。

（五）提供供应商基本信息：

1.供应商名称：

2.主体类型：【法人/非法人组织/自然人（个人工商户）】

3.统一社会信用代码：

4.联系人：

5.联系人手机：

6.联系人邮箱：

（六）项目需求偏差表

供应商保证：除项目需求偏差表列出的偏差外，供应商满足项目需求的全部要求。

四、资料递交要求

（一）按顺序将报名资料加盖公章后，制作成一个PDF格式电子文件（PDF电子文件需进行压缩，压缩文件大小应控制在50M范围内）。文件名应为“**公司H股公司秘书服务项目报名资料”。

（二）文件内容须清晰可鉴，因文件内容不清晰造成的后果由报名供应商自行承担。

（三）提供虚假资料，经查证属实的，采购人有权取消参与资格。

收件邮箱：zhchenjie@cqrcb.com；

联系人：陈女士，王先生；

联系电话：023-********，023-********；

收取资料截止时间：2023年10月26日17：30分，逾期递交的资料或以其他方式报名的不予受理。对审查未通过的报名供应商不再另行通知。

重庆农村商业银行股份有限公司

2023年10月19日