为推动全市版权工作不断迈上新台阶，推动马栏山视频文创园打造全国领先的音视频产业集群，加快长沙市全力建设全球研发中心城市，并继续擦亮马栏山版权论坛这个品牌，拟举办2023马栏山版权保护与创新论坛。为确保论坛的顺利开展，现需向社会拟定一家服务单位，完成马栏山版权保护与创新论坛的服务工作。

满足国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准。

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（1）履行合同的时间：2023年10月下旬，会期1天（具体时间以合同签订时间为准）。
（2）履行合同的地点：马栏山视频文创产业园1号演播厅（开福区鸭子铺路1号创智园一期）

（一）会议宣传
（1）负责论坛活动的前期的宣传片制作、海报制作；
（2）负责论坛现场的视频录制、剪辑制作及后期发布。
（二）会议组织及嘉宾邀请
（1）论坛组织策划相关工作，结合年度版权重点、热点问题及专家意见，确认论坛主题、议题以及本地元素融入等内容。
（2）根据论坛总体安排和方案，做好发言嘉宾、参会嘉宾、承办单位等的邀请工作。
1、发言嘉宾。包括致辞嘉宾、主旨演讲嘉宾、签约代表，总人数不得少于20人，其中相关领域专家学者不得少于3人。
2、参会代表。广泛动员市直相关单位负责人、各区县相关负责人、相关协会代表、版权示范企业代表等不得少于90人。
3、根据嘉宾邀请安排，做好嘉宾的参会相关组织和报批工作。
4、做好论坛举办期间开幕式及会议现场组织、指挥与调度工作。
（三）会议线下服务部分
（1）根据采购人需要，制定大会总体接待方案、综合协调工作方案、安保及后勤保障方案等，并组织实施。
（2）根据采购人需求，制定各项策划方案（开幕式、论坛等），成立各工作小组，做好方案执行工作，保证方案顺利完成。
（四）会场、住宿、餐饮和车辆保障
（1）负责重要嘉宾酒店住宿及用餐安排（食宿标准按照国家财政部门规定执行）。
（2）负责对论坛主办场地及相关配套设施进行调研，制定场地使用方案。大会会议场地租赁（不低于400人），符合国际性会议标准。
（五）会议标识及布置
（1）大会的主形象及延展设计
负责大会会标设计、主形象设计、各项物料延展设计。
（2）物料制作
1、活动手册设计排版与印刷。
2、活动相关资料袋、折页、会议证件等相应物料的设计与制作。
3、现场展示设计与制作。
（3）氛围营造
1、公共区域搭建与布置。
2、现场氛围布置：包括但不局限于场地导示等。
3、负责主会场场地的搭建布置和检查工作（包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒、直播摄录等），要求在会议前搭建完毕及保障到位。
（4）会后管理
1、会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档；
2、负责完成会期相关资料的保密销毁工作，协助整理提交会期的所有音频、视频、图片和工作文件并存档；
3、负责会后短视频及成片剪辑制作。

本项目按长财采购[2016]6号文规定，以简易程序验收方式进行验收。成交人需提供实际服务内容清单作为验收依据，作为申请付款的凭证之一。

1、投标人需根据服务内容及要求编制详细的工作执行方案，并根据采购人意见进行修改。
2、成交人需指定专人负责与采购人对接，对采购人所提出的意见、建议，及时给出明确答复和处理措施，并及时落实到位。
3、成交单位须确保参会人员及接待服务等工作人员活动期间的人身安全，并承担其全部责任。
4、本项目采用费用包干方式结算。投标人应根据项目要求及需要，详细列明项目所需的所有费用（应包括为完成合同范围的全部工作内容所发生的全部费用，如策划及执行方案、现场舞台搭建及拆运、物料设计及制作等），最终支付金额按实结算。若在项目实施中出现任何新增费用，均由成交人免费提供，采购人不再另行支付。
注：以上系申报计划阶段明确的采购需求内容，实际以挂网公示内容为准。