山东省泰安市宁阳县退役军人事务局档案整理及数字化处理项目需求方案

一、项目概况及预算情况：

1.项目名称：山东省泰安市宁阳县退役军人事务局档案整理及数字化处理项目

2.招标控制价：66.8万元

3. 招标方式：公开招标

二、采购标的具体情况：

1.采购内容：宁阳县退役军人事务局档案整理及数字化处理项目，完成档案材料鉴别、分类、排序、编页、复制、数字化等工作，同步搭载档案信息数据管理平台(单机版），开展退役军人档案数字化服务工作。

2、需实现的功能或者目标：通过对退役军人档案数字化资源建设，不断提高档案信息化建设水平。实现档案资源的有效利用，进一步促进档案事业全面、协调、可持续发展，为数字档案室建设奠定基础。

3、需满足的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范，达到现行中华人民共和国以及省、自治区、直辖市或行业标准、规范的要求。

4、服务期限：自签订采购合同后6个月内交付。

5、其他技术及服务要求：

1）、依据文件

中华人民共和国档案法；中华人民共和国保守国家秘密法；纸质档案数字化技术规范；档案修裱技术规范；档案著录规则；归档文件整理规则；档案数字化外包安全管理规范。

2）、数据的安全性

针对档案涉及秘密性，在项目实施过程中，保证数据的安全。在采集数据的过程中，应随时做好数据的备份工作。在数据没有交付采购单位签收以前，应至少保证3套原始数据备份。组内工作人员严禁私自处理任何数据，非工作人员严禁进入工作现场。尤其要做好计算机的杀毒和防毒工作，及时更新杀毒软件，严禁与外界的计算机或者是存储介质相连接。保密管理，整档期间，严格执行国家保密法规，遵守保密纪律，针对档案保密条例对工作人员进行严格培训，贯彻落实各项保密规章制度，贯彻落实专人负责制，确保交接有记录、传递有签字等各项保密规章制度。

3）、数据的统一性

数据的统一性是指原始档案，电子图片，索引目录数据的“三统一”，保证录入数据与电子图片数据的一一对应，可以保证条目信息与图片的无缝挂接。

4）、数据的完整性

数据完整性是指保证数据正确的特性，包括实体完整性、域完整性和参照完整性等。由于每个单位的数据都有自己独特的业务规划，所以必须有一种方式来实现定制的业务规则即定制的数据完整性约束。

5）、数据的规范性

数字化加工过程中，将严格执行《中华人民共和国退役军人保障法》、《中华人民共和国档案法》、《军队档案条例》、《山东省退役军人人事档案管理办法》。

6）、档案整理内容

6.1对退役军人人事档案进行全面进行整理（包含：整理、编码、录入、扫描、图像制作、高清处理、装订），按照退役军人事务部等7部门《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》规定等文件规定的要求进行整理，对档案材料必须做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷（册）人事档案达到完整、真实。

6.2严格把关各项材料的分类和排序标准，严格把关每份材料的序号、页码编注标准。

6.3准确地进行档案目录录入，逐份录入，不多录、少录；录入目录内容与档案内容完全一致，不错录,打印退役军人档案目录；根据《档案整理工作细则》进行装订工作，档案目录置于卷首，档案材料下边与左边齐整，左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件。

6.4档案脊背条应附标签，用于书写退役军人的姓名、籍贯、档案编号等；打印并在档案盒上贴好脊背条和档案正面档案人员姓名条，书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字；将整理好的档案材料和目录装入档案盒中。

7）、档案扫描数字化

7.1每份档案须按顺序进行扫描操作。扫描方式：平板扫描方式或者高速扫描方式。扫描色彩模式：黑白二值、灰度、彩色。扫描分辨率：分辨率选择≥300dpi。文件存储格式：PDF和OFD格式存储。

7.2纠偏处理：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

7.3扫描应遵循的标准：以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

7.4扫描完成后的人事档案存储方式：PDF和OFD格式各1份。

7.5可实现档案数字化管理、保管、阅览，以服务器部署的方式，电脑安装客户端程序后就可使用系统，最终达到快速检索、查阅方便，进一步提高档案服务效率。

8）、其他事项

8.1本项目的人事档案整理、扫描工作均要符合国家相关法律法规要求及行业相关标准。

8.2在特设的场所进行档案整理、扫描工作，整理、扫描期间，无关人员未经允许不得进入。

8.3所有参与档案整理、扫描的人员不得向无关人员谈论有关人事档案的内容，不准用电话索取或提供有关退役军人的全面或部分情况。

8.4严禁任何个人私自保存所整理、扫描的档案，整理档案工作中形成的必销毁的材料不得乱扔，一律统一销毁。

8.5为了保障信息的安全性，可对档案信息进行备份管理，备份数量为：PDF和OFD格式各1份。

8.6实施过程中，采购人仅提供档案整理、扫描的所需场地，保证用水、电正常。本项目的人事档案的整理、扫描工作所需设备全部由成交供应商提供，由此产生的相关费用全部包含在此次报价中，采购人不再另行支付费用。

三、投标人资格要求

1、符合政府采购法第二十二条规定的相关条件；

2、在中华人民共和国境内注册，具备有效的营业执照，并在人员、设备、资金方面有相应的服务能力；

3、落实政府采购政策需满足的资格要求：为落实《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库（2020)46号）的规定，本项目专门面向中小企业采购，参与的供应商应为中小微企业；

4、本项目不接受联合体投标。

四、公示时间：本项目采购需求公示期限为3天：自2023年11月7日起，至2023年11月9日止。

五、意见反馈方式：

本项目采购需求方案公示期间接受社会公众及潜在供应商的监督。

请遵循客观、公正的原则，对本项目需求方案提出意见或者建议，并请于2023年11月10日16：30分前将书面意见反馈至招标人或者招标代理机构，招标人或者招标代理机构应当于公示期满5个工作日内予以处理。招标人或者招标代理机构未在规定时间内处理或者对处理意见不满意的，异议供应商可就有关问题通过招标文件向招标人或者招标代理机构提出质疑；质疑未在规定时间内得到答复或者对答复不满意的，异议供应商可以向监督部门提出投诉。监督部门：宁阳县财政局政府采购管理办公室，联系方式：0538-*******。接受异议（质疑）的联系人：郑岩岩，联系方式：0538-*******。

六、项目联系方式

1.采购人信息

名 称：宁阳县退役军人事务局

地 址：宁阳县海力大道民生园院内北楼

项目联系人：李科长

联系方式：0538- *******

2.采购代理机构信息

名 称：泰安晖泰工程管理有限公司　　　　　　　　　　　　

地　　址：泰安市宁阳县金阳商贸城　

项目联系人：郑经理　　　　　　　　　　

联系方式：0538-*******