重庆医药高等专科学校档案数字化建设采购公告

一、项目名称：重庆医药高等专科学校档案数字化建设

二、采购编号：CQYGZZB(2023)第191号

三、采购人式：竞争性谈判

四、最高限价：15万元

五、采购内容：具体内容及参数见第二十三项。

六、适合本项目的投标单位需具备的资质：

（一）基本资格条件

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6、本次招标不接受联合体投标，不得将本次采购范围的货物或服务全部或部分转包或分包给他人。

（二）特定资格条件：竞标人须具有省级或以上国家保密局颁发的“国家秘密载体印制资质”乙级及以上资质，资质类别：涉密档案数字化加工。

七、投标报价：报价以人民币报价。报价应为完成该项目所需的设备费、配件及材料费、人工费、机械费、措施费、施工配合协调费、风险费、装卸费、搬运费、运输费、管理费、安装费、包装费、调试费、培训费、后续服务费、试验费、检验费、利润、税金，以及因投标单位原因形成的返工费或质量验收不合格整改费等所有费用。因竞标人自身原因造成漏报、少报皆由报价人自行承担责任，采购人不再补偿。

八、提交响应文件的份数和签署

1、响应文件一式四份，其中正本一份，副本二份，电子文档一份（副本及电子文档内容应与纸质文件正本一致，如不一致以纸质文件正本为准）,正本每一页均需加盖竞标人公章。

2、响应文件由以下部分和竞标人所作的一切有效补充、修改和承诺等文件组成。它包括：资质部分（第十四项评标标准中）、经济部分（竞争性报价函、分项报价明细表）、技术部分（包括技术参数响应偏离表等）、商务部分（包括商务响应偏离表等）、其他相关材料。有格式要求的按第二十五项格式执行，其他格式自定。

3、若竞标人对响应文件的错处作必要修改，则应在修改处加盖竞标人公章或由法定代表人或法定代表人授权代表签字确认。

4、电报、电话、传真、邮寄形式的响应文件概不接受。

九、响应文件的递交

响应文件的正本、副本以及电子文档均应密封送达谈判地点，应在封套上注明项目名称、竞标人名称，封套的封口处应加盖竞标人公章或由法定代表人授权代表签字。若正本、副本以及电子文档分别进行密封的，还应在封套上注明“正本”、“副本”、“电子文档”字样。

十、竞标人参与人员

各竞标人应当派1名代表（为法定代表人或具有法定代表人授权委托书的授权代表）参与谈判。

十一、无效谈判

竞标人发生以下条款情况之一者，视为无效谈判，其响应文件将被拒绝：

1、竞标人不符合规定的基本资格条件或特定资格条件的；

2、竞标人的法定代表人或其授权代表未参加谈判；

3、竞标人所提交的响应文件不按规定签字、盖章、密封的；

4、竞标人的最后报价超过采购预算的；

5、竞标人响应文件内容有与国家现行法律法规相违背的内容，或附有采购人无法接受条件的。

6、单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同竞标人，参加同一合同项（分包）下采购活动的；

7、竞标人被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的。

十二、交货期和验收要求：

1、交货期：竞标人应在合同签订之日起 120 个日历日内完成档案数字化建设。未能如期完成的，视为逾期交货。每逾期1日，应按合同总价款的1％计算支付违约金。累积逾期达15日，采购人有权单方解除合同。解除通知向竞标人于合同中所留地址寄送第5日即视为送达，搬迁、拒收等一切理由的退件均不影响送达效力，并承担因此而给采购人造成的一切损失，包括采购人因此所产生的诉讼费、鉴定费、律师费、评估费等。

2、验收要求：（1）采购单位对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，要求档号、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

（2）档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

十三、售后服务内容：

1、售后服务方式：能提供现场、技术远程、电话咨询。

2、售后服务期限：项目验收交付后提供 1年的售后免费服务。

3、售后服务响应时间：接到用户电话后2小时内响应，4小时内上门服务。

4、售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

5、提供数字化培训服务。

十四、评标标准：

1、评审办法

1.1谈判小组将依照本竞争性谈判文件相关规定对质量和服务均能满足竞争性谈判实质性响应要求的竞标人所提交的最后报价按照由低到高的顺序提出3名以上成交候选人。

1.2若竞标人的最后报价相同，按技术参数（条款）的优劣顺序排列；以上都相同的，按服务条款的优劣顺序排列。

1.3成交价格=成交竞标人的最后报价

2、评审细则

2.1资格符合性检查：依据法律法规和竞争性谈判文件的规定，对竞标人的资格证明等进行审查，以确定竞标人是否具备谈判资格。

2.2对响应文件的有效性、完整性和响应程度检查

根据竞争性谈判文件的规定，对竞标人的响应文件从质量、服务等方面进行审查，以确定竞标人是否实质性响应竞争性谈判文件的要求。对技术、服务未作实质性响应的竞标人，谈判小组将要求其在最后报价前做出相应的承诺。符合性检查资料表如下：

2.3成交竞标人的确定

2.3.1技术参数（条款）有一条及以上不能满足竞争性谈判文件要求的竞标人将失去成为成交竞标人的资格；

2.3.2服务需求有一条及以上不能满足竞争性谈判文件要求的竞标人将失去成为成交竞标人的资格；

2.3.3谈判小组认为，排在前面的成交候选人的最后报价或者某些分项报价不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，将要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，谈判小组可以取消该成交候选人成为成交竞标人的资格，按顺序由排在后面的成交候选人递补，以此类推。

2.3.4谈判小组将按照评审办法提出3名以上成交候选人。

2.3.5采购人应当在评审报告确定后5个工作日内，从评审报告提出的成交候选人中，根据质量和服务均能满足采购文件实质性相应要求且最后报价最低的原则确定成交竞标人。若成交竞标人因不可抗力或自身原因不能签订、履行合同的，采购人可以按照评审报告推荐的中标或者成交候选人名单排序，确定排名其后一位的成交候选人为成交竞标人，也可以重新组织采购。

2.4成交竞标人无充分理由放弃成交的，采购人将把相关情况报财政部门，财政部门将根据相关规定对违规竞标人进行处罚。

2.5出现下列情况之一的，采购人应当终止竞争性谈判采购活动，发布项目终止公告并说明原因，重新开采购活动；

2.5.1因情况变化，不再符合规定的竞争性谈判采购人式适用情形的；

2.5.2出现影响采购公正的违法、违规行为的；

2.5.3在采购过程中符合竞争要求的竞标人或者报价未超过采购预算的竞标人不足3家的，但“技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规则或者具体要求的”情形除外。

十五、付款方式：合同签订之后，项目人员和设备进场之日起 7 个工作日内采购人向中标商支付合同总额的30%，待项目实施完成并通过甲方验收合格后根据加工数量以卷为单位据实结算支付余款。

十六、质疑相关事宜：竞标人如对此招标文件有质疑，提出质疑时间应在报名截止日前，过期不再受理质疑；竞标人如对评标结果有质疑，提出质疑时间应在中标公告截止日前，过期不再受理质疑。

十七、报名时间：2023年12月14日至2023年12月18日发送报名邮件至**********@qq.com。邮件内容包括投标项目名称、项目编号、竞标人全称、投标授权代表（姓名+身份证号码）、电话、邮箱。请以文字文本的形式发送，不用添加附件。如投标授权代表有变动，请在开标前一天将人员信息发送到报名邮箱。

十八、递交投标文件时间：2023年12月20日9:00-9:30在重庆医药高等专科学校综合楼南楼509递交投标文件。

十九、谈判时间：2023年12月20日9:30

二十、谈判地点：重庆医药高等专科学校综合楼南楼509

二十一、招标人地址：重庆市沙坪坝区大学城中路82号

二十二、联系人：夏老师 023-******** 135*****889

二十三、详细参数

档案数字化建设参数

（一）采购任务和数量

（二）实施标准

1、管理性标准规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委 〔2003〕4 号）

《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令 第 51 号）

《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1 号）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办法[2014]7 号）

2、业务性、技术性标准规范

《重庆市纸质档案数字化实施细则》渝档发[2018]5 号

《重庆市档案局数字化副本移交与接收办法》渝档发[2018]6 号

《档案著录规则》(DA／T 18—2022)

《文书档案案卷格式》(GB9705—88)

《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)

《纸质档案数字化规范》DAT31—2017

《重庆市档案收集管理办法》(渝府办发〔2016〕76 号）

（三）数据录入要求

根据《档案著录规则》（DA／T 18—2022）和档案管理系统要求，建立标准化的机读案卷和卷内目录数据库，实现机读目录数据与电子原件一一对应关系，实现电子档案的快速精确检索，建立正确率必须保证100%完整性。

（四）档案扫描要求

1、严格按照《纸质档案数字化规范》DAT31—2017文件要求，为有效的反映档案完整性，此次所有档案均为全扫，根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，为确保图纸电子档案完成性，尽可能采用工程扫描仪确保电子影像一次成像。

2、根据档案的实际情况，扫描模式要求采用彩色模式。

3、扫描分辨率一般选择300dpi。扫描图像存储格式为JPEG，对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。选择彩色扫描，采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证档案的历史面貌。照片采用JPEG格式扫描，保证照片清晰度。部分文件复写字迹正面不清晰，背面比较清晰，对于这种原件应正面、背面均作扫描，并对背面的图像作水平翻转处理，最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

4、认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与物理档案文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人审核同意后，进行处理。

5、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

6、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7、图像文件依照采购人制定的命名规则来命名，扫描时应逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。

（五）图像处理要求

1.图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

2.每页影像左右端正度控制在0.5度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。

3.在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

4.保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

（六）数据存储要求

1、存储格式

要求采用JPEG格式存储保存，所有档案数字化数据应当同时转换为PDF格式存贮。

2、图像文件的命名

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

（七）图像挂接要求

1、将经过质量检测后的数字化图像文件对照数据库中的目录数据，通过批量挂接或通过逐份导入的方式导入到重庆医药高等专科学校的档案管理系统中。

2、建立目录数据与图像文件的关联后，竞标人应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

（八）数据备份要求

1、备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

2、备份方式

为保证数据安全，竞标人提供两套硬盘备份数据（备份介质由竞标人负责提供）。

3、数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

4、备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5、备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

（九）档案归还要求

竞标人还卷人和采购人的有关人员一起，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对。清点结束，双方在《档案数字化加工出入库登记交接表》上登记、签字确认。

（十）保密要求

严格遵守《保密守则》及采购单位的有关规定。档案扫描工作必须在采购单位指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4、扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、项目实施通过验收后，工作站上的数据必须在采购单位工作人员的现场监督下销毁。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7、工作场所必须由施工单位安装屏蔽设备，保证信息不泄密。

8、加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（十一）项目要求

（1）采购人提供加工场地、监控、电源、网络、空调。

（2）采购人档案管理部门负责指导、监督、验收、档案交接。

（3）竞标人负责提供人员及项目实施加工所需设备。

（十二）其他要求

（1）竞标人应保证在本项目使用的任何产品和服务（包括部分使用）时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律和经济纠纷，如因专利权、商标权或其它知识产权而引起法律和经济纠纷，由竞标人承担所有相关责任。

（2）如因采购人实际需求发生变故，致使竞标人提供服务的内容发生变化的，双方应根据实际情况重新议定服务价格，按照相关规定签订补充协议已与说明。

（3）如因竞标人工作人员在履行职务过程中的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给采购人造成损失或侵害，包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任等，竞标人对此均应承担全部的赔偿责任。

（4）竞标人提供的服务不符合采购文件或合同规定的，每项违约竞标人须向采购人支付本合同总价10%的违约金。

（5）为保证本项目成交竞标人履约能力，竞标人需提供“档案服务机构5A级信用等级证书”复印件并加盖竞标人公章。

（6）为保证项目服务质量，项目经理需具备“保密干部结业证书”和“IT服务项目经理证书”两个证书的复印件并加盖竞标人公章。

（7）竞标人提供两例类似档案数字化相关业绩案例。

二十四、响应文件编制顺序要求

（一）、经济部分

1、竞争性报价函（格式）

2、分项报价明细表（格式）

（二）、技术部分

1、技术参数响应偏离表（格式）

（三）、商务部分

1、商务响应偏离表（格式）

（四）、资格条件及其他

1、营业执照（副本）复印件

2、法定代表人身份证明书（格式）

3、法定代表人授权委托书（格式）

4、基本资格条件承诺函（格式）

5、不分包转包声明（格式自定）

6、特定资格条件（如有）

（五）、招标参数中要求的证明材料（如有）

（六）、其他与项目有关的资料（自附）：竞标人总体情况介绍、其他与本项目有关的资料等。

二十五、其他格式文件

（一）竞争性报价函格式

竞争性报价函

重庆医药高等专科学校 ：

采购人收到____________________________（谈判项目名称）的竞争性谈判文件，经详细研究，决定参加该谈判项目的竞争谈判。

1. 愿意按照竞争性谈判文件中的一切要求，提供本项目的交货及技术服务，初始报价为人民币大写： 元整；人民币小写： 元。以我公司最后报价为准。

   2、采购人现提交的响应文件为：响应文件正本 份，副本 份，电子文档 份。

   3、采购人承诺：本次谈判的有效期为90天。

   4、采购人完全理解和接受贵方竞争性谈判文件的一切规定和要求及谈判评审办法。

   5、在整个竞争性谈判过程中，采购人若有违规行为，接受按照《中华人民共和国政府采购法》和《竞争性谈判文件》之规定给予惩罚。

   6、采购人若成为成交竞标人，将按照最终谈判结果签订合同，并且严格履行合同义务。本承诺函将成为合同不可分割的一部分，与合同具有同等的法律效力。

   7、采购人同意按竞争性谈判文件规定，交纳竞争性谈判文件要求的保证金。

   地址：

   电话： 传真：

   网址： 邮编：

   联系人：

   （竞标人公章）

   年 月 日

   （二）分项报价明细表格式

   分项报价明细表

   招标项目名称：

竞标人：（竞标人公章）

法定代表人授权代表：（签字或盖章）

年 月 日

注：

1、请竞标人完整填写本表；

2、该表可扩展，并逐页签字或盖章。

（三）技术参数响应偏离表格式

竞标人： 法定代表人或法定代表

（竞标人公章） 人授权代表：（签字或盖章）

年 月 日

注：

1.本表即为对本项目技术参数中所列技术要求进行比较和响应；

2.该表必须按照招标文件要求逐条如实填写，根据投标情况在“差异说明”项填写正偏离或负偏离及原因，完全符合的填写“无差异”；

3.该表可扩展；

4.可附相关技术支撑材料。（格式自定）

（四）商务响应偏离表

商务偏离表

招标项目名称：

法定代表人或法定代表人授权代表：

（竞标人公章）

（签字或盖章）

年 月 日

注：

1.本表即为对本项目商务部分中所列技术要求进行比较和响应；

2.该表必须按照招标文件要求逐条如实填写，根据投标情况在“差异说明”项填写正偏离或负偏离及原因，完全符合的填写“无差异”；

3.该表可扩展；

（五）资格条件及其他

1、法定代表人身份证明书（格式）

法定代表人身份证明书

项目名称：

致：重庆医药高等专科学校：

（法定代表人姓名）在 （竞标人名称）任 （职务名称）职务，是（竞标人名称） 的法定代表人。

特此证明。

（竞标人公章）

年 月 日

（附：法定代表人身份证正反面复印件）

2、法定代表人授权委托书（格式）

法定代表人授权委托书

项目名称：

致：重庆医药高等专科学校：

（竞标人法定代表人名称）是 （竞标人名称）的法定代表人，特授权 （被授权人姓名及身份证代码）代表我单位全权办理上述项目的磋商、签约等具体工作，并签署全部有关文件、协议及合同。

我单位对被授权人的签字负全部责任。

在撤消授权的书面通知以前，本授权书一直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤消而失效。

被授权人： 竞标人法定代表人：

（签字或盖章） （签字或盖章）

（附：被授权人身份证正反面复印件）

（竞标人公章）

年 月 日

3、基本资格条件承诺函（格式）

基本资格条件承诺函

致 重庆医药高等专科学校 ：

（竞标人名称）郑重承诺：

1.我方具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，具有依法缴纳税收和社会保障金的良好记录，参加本项目采购活动前三年内无重大违法活动记录。

2.我方未列入在信用中国网站（www.creditchina.gov.cn）“失信被执行人”、“重大税收违法案件当事人名单”中，也未列入中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为记录名单”中。

3.我方在采购项目评审（评标）环节结束后，随时接受采购人、采购代理机构的检查验证，配合提供相关证明材料，证明符合《中华人民共和国政府采购法》规定的竞标人基本资格条件。

我方对以上承诺负全部法律责任。

特此承诺。

（竞标人公章）

年 月 日

结束