根据采购人2024年工作铺排，计划全年开展约120场活动。活动参加单位为私募基金投资机构、有融资需求的重点产业项目（企业）、相关政府主管部门、行业协会组织等，每场活动将根据主题进行策划，常规活动形式为投融资路演、沙龙、培训等。供应商应当根据活动需求，提供会议策划、物料、会务组织等相关服务，以达到每场活动效果。

1会务活动前：供应商应根据现场考察情况及活动方案，与采购人沟通后制定活动执行方案，并组织完成会务活动的预演彩排，供应商应合理规划时间，充分调配人员、硬件设备与物资；

2会务活动中：供应商应充分发挥自身优势，做好接待管理、会场管理，保障会务活动流程顺利进行，及时高效解决活动中出现的问题（包括但不限于设备、人员、布置等问题）；

3会务活动后：供应商应根据采购人要求建立标准化的活动档案，收纳整理会务活动的资料（电子与实物），向采购人反馈会议情况；

4从活动初始到结束，配合完成采购人交办的其他会务工作。

1供应商须指派专人负责与采购人对接，负责本项目的前期对接、细节商讨及收尾工作，供应商不得随意更换项目对接人员，如确需更换人员应先征得采购人书面同意，否则视为供应商违约；

2供应商应确保有能力完成采购人所委托的会务服务业务，每次会议活动现场供应商应委派不少于3名工作人员（至少项目负责人1人，策划1名，现场执行1名）到场提供相应服务，否则视为供应商违约；

3供应商对采购人提出的关于会务、活动相关的工作意见，能够及时给出解决方案；

4能够按质按量完成会务、活动工作流程督导，在会务、活动工作中出现相关问题时（包括但不限于设备、人员、布置等问题），供应商应及时协助解决；

5供应商须提供5×8小时的基本服务，紧急情况提供7×24小时服务；

6供应商需要根据采购需求编制整体统筹方案、特色活动策划及执行方案（至少应包含整体设计布置、会议环节流程设置、主题策划、团队人员配备等）和应急预案（至少应包含基本要素、组织体系、应急处置程序、应急保障措施等内容），内容应当全面、具体。

7本项目涉及的会务服务内容包括但不限于以上六点，具体会务服务内容将根据采购人的实际需求进行调整，对本项目策划、会议执行如有其它合理建议，供应商可在响应文件中提出。

8在合同履行期间，如供应商未达到采购人考核要求，经3次提出整改，未落实到位的，采购人有权单方面终止合同。

服务期限：一年，自合同签订之日起开始计算

服务地点：采购人指定地点（湖南省内）

质量保证：供应商须保证所有承接自采购人的会务活动能够顺利进行、效果良好，收集整理的资料齐全，不得出现流程错误与重要资料的缺失。

（1）采购人将严格按照会务服务开始前经成交供应商与采购人双方确认的会务整体执行方案对成交供应商组织的会务服务进行验收。

（2）验收过程中如发现在未经采购人允许的前提下与会务整体执行方案有偏差的地方，采购人可根据实际情况扣除偏差部分的费用。

（3）验收完全符合会务整体执行方案或者有偏差但经采购人书面同意的，视为验收合格，采购人按合同约定的付款方式支付当次会议的合同价款。

（4）如因供应商单方面过失给采购人造成损失的，供应商需承担相应的赔偿责任；如发生重大过失给采购人造成巨大损失的，采购人有权单方面解除合同，并保留向供应商追偿的权利。

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