第一章 竞争性谈判邀请函

为了进一步提升我校餐饮信息化管理水平,学校拟采用竞争性谈判的方式确定餐饮供应链管理系统供货单位，欢迎具备相应资质的合法供货单位前来谈判。

一、项目名称：餐饮供应链管理系统

二、采购形式：竞争性谈判

三、采购单位：武汉生物工程学院（武汉市阳逻经济开发区汉施路1#）。

四、谈判供货商资格要求

1.投标人应具备《中华人民共和国政府采购法》第22条规定的条件；

2.投标人必须是在中华人民共和国境内注册并取得营业执照的独立法人，具有相应的经营范围；

3.投标人必须提供近三年的财务状况报告（表）和投标人必须有近3年承担过相关项目的成功案例；

4.投标人必须承担过3项及以上相关项目的成功案例（须提供项目合同复印件）；

5.投标人参加本项目投标活动前3年内，在经营活动中无犯罪、违法、违纪、违规行为（包括约谈）；

6.投标单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同投标人，不得同时参加本项目投标。

五、谈判文件递交要求

1.谈判文件递交截止时间：2024年5月6日16:00。逾期送达不予以接受,视为自动放弃,不参与本次谈判。谈判文件外包装必须密封并加盖公章，否则视为无效投标。

2.谈判文件递交地点：武汉生物工程学院监察处(长青楼323室)。

六、竞争性谈判时间和地点：另行通知

七、联系方式

商务咨询：别老师 027-********

技术咨询：李老师027-********

投诉电话：张老师 027-********

八、谈判保证金

1.谈判保证金：壹万元（现金或刷卡）。

2.缴纳地点：武汉生物工程学院长青楼1楼财务处（武汉市阳逻经济开发区汉施路1#）

3.谈判保证金缴纳截止时间：2024年5月6日16:00

若未中标则此款在结果公示次日起10日内无息退还，若中标此款即转为履约保证金，有下列情况之一者此款不予退还：

1.投标人递交谈判响应文件后不参加谈判的；

2.不按竞争性谈判文件规定提交谈判响应文件的；

3.在谈判有效期内撤回投标的；

4.在谈判过程中弄虚作假、串通投标等行为的；

5.中标后恶意弃标的。

九、付款方式

验收合格后付全部货款的95%，另5%留作质保金，质保期满并经复验合格后支付。

第二章 谈判人须知

一、谈判文件一式肆份，其中正本一份，副本三份，文件应密封，封口处加盖骑缝章，否则视为投标无效。其组成至少包含：

1.封面及目录（封面上应注明项目名称、谈判供应商名称、联系人、联系电话，并正确标明“正本”、“副本”字样）；

2.开标报价一览表。此项须详细注明标的物的名称、功能、价格以及是否响应招标文件的要求；

3.公司法人授权书和代理人联系电话（手机号码必填）、营业执照、软件著作权等相关证照的复印件、公司情况简介等商务文本；

4.投标人对投标标的、投标过程合法性以及工期的承诺；

5.企业近3年内类似业绩一览表（合同复印件）；

6.企业近3年的财务报表；

7.产品技术服务和售后服务的内容；

8.投标文件中未响应招标文件的详细描述。

二、供货时间：投标人在标书中须明确说明供货周期及安装调试时间，质量要求要达到相关标准。

三、谈判文件的澄清：投标人若对招标文件存在疑问需要澄清，应在获取招标文件后，按招标文件规定的时间、地点以书面形式递交，招标人将对收到的疑问当面予以答复。

四、投标费用：投标费用系指投标人承担的所有与准备和递交投标文件有关的费用。无论投标过程和结果如何，招标人在任何情况下不负担投标人因本次投标所发生的一切费用。

五、投标人应阅读招标文件中所有须知、格式、条款等要求，投标人未按招标文件要求提供全部资料或提交的投标文件未对招标文件做出实质性响应，投标人将承担投标文件可能被拒绝的风险。

六、关于售后服务：投标人对标的须提供不低于2年的质量保证。

七、投标报价要求：此项目为交钥匙工程，投标人所报价格为全部费用。投标人根据市场行情、企业自身实力，结合本项目特点及风险，自主确定供货价格。

八、明确的内容不得更改、缺项、漏项、少报、漏报，否则，投标无效。

九、招标人在授予合同时有权对购置清单规定的货物数量、服务予以增加或减少。

十、在谈判期间，谈判小组可能就投标文件向有关投标人进行询标，届时投标人须有熟悉投标方案并能决定投标文件中有关条款的授权代表参加。

第三章系统功能需求

一、采购管理模块需具备的功能：

1.供应商信息管理：软件可供多个供应商记录其基本信息、资质等。

2.采购计划制定：根据食堂库存情况、档口需求和销售预测，自行申报采购计划。各窗口可以通过手机软件自助下单，选择原材料、数量、备注信息等。

3.采购订单生成：自动生成采购订单，包括商品名称、数量等信息，由管理人员审核提交后，对应供应商可自行查阅、下载。

4.采购进度跟踪：实时查看采购订单的状态，确保商品按时到货。

二、验收管理模块需具备的功能：

1.商品验收：对到货的商品进行数量、质量、规格、随货检测报告等方面的验收，可提供“一物一证”上传功能，确保符合学校采购要求。根据申报数量，由食堂管理人员清点数目以后自动入库，无需手动输入库存量。

2.验收记录保存：自动生成验收记录，包括验收时间、验收人、验收结果等信息，便于后续查询和追溯。

3.不合格商品处理：对验收不合格的商品进行退换货处理的，能有供应商和食堂上传记录端口，并自动生成退换货记录台账，确保食堂使用的商品质量可靠。

三、库存管理模块：

1.干调出入库功能：具备扫码出入库功能，记录商品的出入库时间、数量、领用人等，确保库存数据的准确性，并自动生成出商品出入库记录。

2.库存预警：系统应能实时监控食材和物品的库存情况，包括库存量、进货量、消耗量等。当库存量低于设定值时，系统应能自动发出预警，提醒食堂管理员及时补货，避免库存短缺影响正常运营。

3.防止窗口私采：系统能够从入库和出库分析窗口的每日使用量，提供每个物资申购数据并通过数据反馈了解窗口食材使用情况是否正常。

四、核算管理模块需具备的功能：

1.供应商上传菜价端口：采购中心核价后，供应商可直接上传菜价，供审核即可。灵活更新时令蔬菜和最新食材信息，及时提醒食堂餐品更新。

2.成本核算：根据采购价格、数量等信息，自动计算商品的成本，为定价和利润分析提供依据。（可供未来学校食堂管理模式发生变化时使用）

3.库存核算：实时统计商品的库存情况，包括库存数量、价值等信息，避免库存积压和浪费。

4.销售核算：通过收入和出库计算分析出窗口的每日毛利率点，从而反馈窗口经营情况是否能达到给学校创收指标，为食堂管理人员提供经营分析与决策的数据支持。

五、结算管理：

1.食堂与供应商的结算：根据采购订单和验收记录，自动生成每个食堂与每家供应商的结算单，供财务处使用。

2.根据现有的“校园一卡通”系统提供的数据支持，自动生成学校与档口的结算清单，供财务部门使用。

3.财务报表生成：系统应能记录每笔交易的详细信息，包括采购金额、营业额、工作餐明细等。同时应能生成各类财务报表，如经营报表、成本报表、利润报表等，帮助食堂管理人员了解食堂的财务状况，做出合理的经营决策。

六、权限管理模块：

1.权限管理：设置不同员工的访问和操作权限，确保数据的安全性和系统的稳定运行。

七、其他

1.易用性：软件界面简洁明了，操作流程简单易懂，方便用户快速掌握。

2.便捷性：所有生成的记录均具备可直接下载及打印功能。

3.安全性：采用先进的数据加密和备份技术，确保数据的安全性和可靠性。

4.可扩展性：软件架构灵活，可以根据实际需求进行定制和扩展。

5.售后服务：提供完善的售后服务和技术支持，确保软件的稳定运行和持续更新。

武汉生物工程学院资产与采购招标管理处

2024年4月22日