序号

服务名称

数量

服务内容及要求

1

馆藏档案数字化扫描

24万页

（按A4画幅计算。计划为特殊档案20万页，普通档案4万页）

一、遵循的法律法规和标准规范

（一）法律法规

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施条例》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委发[2003]4号)

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第 51 号)

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1 号)

（二）标准规范

《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T *****-2016 )

《照片档案管理规范》(GB/T *****-2002)

《中国档案机读目录格式》(GB/T *****-2006)

《档案著录规则》(DA/T 18-1999)

《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015）

《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)

《数码照片归档与整理规范》(DA/T 50-2014)

《档案数字化光盘标识规范》(DA/T 52-2014)

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第 8 号)

《国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知》（档办发〔2014〕7 号）

《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（桂档发〔2011〕22号）

《关于印发＜广西壮族自治区电子文件（档案）数据光盘管理著录规则（试行）＞》

《关于加强档案数字化工作的通知》（南档〔2012〕25号）

《南宁市纸质档案数字化加工项目验收管理实施细则》

二、加工要求

主要工作环节内容包括：档案领取、目录数据库建立与完善、档案数字化前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数字化成果备份与移交、档案装订、档案入库等，加工过程中必须确保档案及其信息的安全保密。特殊档案必须按保密规定进行管理与数字化扫描。

各工作环节要求如下：

（一）档案领取要求

中标供应商应指定专人按照与采购人共同制订的计划分批次对需进行档案整理及数字化加工资料进行调档，并与采购人指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。双方在《档案数字化处理调卷登记本》上登记、签字。

★（二）目录数据库建立与完善要求

1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在电子档案管理科工作人员指导下按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》等规范文件要求，依据档案实体逐一进行目录著录。

2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知电子档案管理科工作人员处理。

3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。

著录条目质量应达到以下标准：

①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名；文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。

②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。

③年度：属于公元纪年的年度录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件编号：除年度用“[ ]”号外,其余原文照录；联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。

⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“；”号相隔。

⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件件号”或“全宗号—年度—保管期限—文件件号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号4位、目录号4位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。

⑦著录条目的正题名、档号、年度、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等必录项目著录完整；残缺文字用“□”号表示。

4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印；如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放置在原档案目录上。

5.目录数据存储为xls或dbf格式电子文件。

★（三）档案数字化前档案整理

1.页码规范：对于卷宗没有编码的在正面右上角、反面左上角 1cm处采用机编三位码；对于原档案有编码存在漏页的情况，采用加附页的办法处理。对于拆解前原有档案编码错误的，要先予以纠偏（包括漏编、错编、重复编码）。

2.页面修复：加工过程中对破损、霉坏等需裱糊的案卷须经档案馆技术指导人员同意作出评定，并在档案备考表和档案破损情况登记表登记说明情况，能够扫描的先扫描，对破损严重无法进行扫描的档案，应先进行技术修复后才能够进行扫描。折皱不平影响质量的原件应先对页面折皱不平的档案纸面进行平整处理（压平或熨平）后再进行扫描，以消除折角、皱折及遮字等现象，确保档案扫描质量。（裱衬一律使用宣纸，浆糊使用去面筋浆糊）。

3.难以修复的特殊情况：档案虫蛀、碳化等情况严重，难以修复的要登记在册，由采购人组织力量进行修补或裱糊。

4.档案拆档：对档案进行拆卷，拆卷需逐页清点案卷张、页数，去除金属装订物，务必保持档案完整无损。在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案，以保证档案最大限度扫描信息幅面为准。不得人为恶意损害档案，档案中的精装书籍及成精装书籍状装订、使用胶水粘贴、衣车缝制等不得强行拆散。杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。

5.备考表校对和查漏补缺：加工过程中要先对备考表进行查漏补缺，确保备考表规范完整无缺漏。

★（四）档案扫描要求

1.扫描设备：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3、A2 等)选择相应规格的专业扫描仪或图纸扫描仪进行扫描，扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，并根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，确保扫描图像与原件符合，扫描参数应保持统一，不可随意更改。

2.扫描方式：为保证档案安全，使用平板扫描方式（禁止使用快速扫描）。

3.扫描顺序：扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不能有颠倒、漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。扫描后的图像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

4.扫描内容：正文内容、封面、卷内目录、备考表全扫。

5.扫描色彩模式：使用24位或以上彩色模式进行扫描。

6.扫描分辨率：扫描分辨率设置应≥300dpi，对于照片、图纸、地图等高精度的纸质档案与重要或珍贵档案等内容，应采用 600dpi或以上分辨率进行扫描。文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率。

7.存储格式：扫描图像应存储为JPEG 文件格式。

8.大幅面扫描：扫描图像标准规格为 A4幅面，超过 A4 幅面的档案，如无法一次性扫描，应分开扫描后无缝拼接成单页，拼接后应与档案原件对比，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性（纸张幅面为 A3 的按 2 张 A4 折算，幅面为 A2 的按 4 张 A4 折算，以此类推）。

9.遇有浮贴时，浮贴加原页扫 1 页，浮贴揭开后原页扫 1 页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（五）图像处理要求

1.档案文件图像应保持档案原貌，不应为美化而进行调白，去除原有装订孔和污点等操作，裁剪图片需完整保留原图的信息。

2.原件幅面过大分开扫描的，应将分开的幅面拼接为整体图像。

3.原件有内容贴边的，图像中可留适当的黑边或白边作分辨作用。

（六）图像质检要求

1.遵循档案文件图像应保持档案原貌、便于识读、适合屏幕显示和原样打印的原则。检查电子档案的图像信息是否完整，是否有图像扭曲、不完整或无法清晰识别的现象。

2.检查图像文件命名是否规范，图像排列是否正确，是否有漏扫、错扫的现象。

3.发现问题的图像返回重新处理或扫描后重新进行质检。质量检查记录保留备查。

（七）数据挂接要求

扫描后的图像文件应按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》的“图像文件命名”方式命名，存储在使用相应级别档号命名的文件夹内，确保电子目录、图像文件与对应实体档案页面关联的一致性、唯一性、正确性。

档案数字化后，应将档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库等成果，导入采购人使用的“南宁市电子文件（档案）备份中心系统”。将按规范命名的图像文件与对应的档案条目目录相关联挂接，并确保 100％的挂接正确率与检索和显示成功率（特殊档案不进行数据挂接，数字化成果使用档案级蓝光光盘单独刻录一式三套移交馆方）。

★（八）数字化成果备份与移交要求

成交供应商完成加工后，及时向采购人移交备份数据，数量一式三套（备份介质要求必须为档案级蓝光光盘，由成交供应商提供，费用由成交供应商承担）。

（九）档案还原装订要求

档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(左边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。保持拆卷前的原貌，整体页面不超过卷内目录范围。

（十）档案入库要求

成交供应商还卷人必须与采购人的有关人员对拟归还的档案逐卷、逐件清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对。清点结束，双方需签字确认。

（十一）安全保密要求

1.中标供应商必须将参与本项目的所有工作人员的身份证、工作合同、保密资质、无犯罪记录证明等材料交采购人审核，并提交复印件交采购人登记备案。

2.中标供应商应组织两个彼此独立的特殊工作组与普通工作组。特殊工作组部署于专用加工场所，开展特殊档案的数字化扫描工作。普通工作组部署于普通加工场所，开展普通案的数字化扫描工作。

项目实施过程中，中标供应商如需更换、增减工作人员，或更换、增减、维修工作设备的，必须提前一周向采购人提供相关人员或设备的资料，取得采购人签字同意后方可更换、增减人员或更换、增减、维修工作设备。不经采购人同意即更换、增减人员或更换、增减、维修工作设备的，按合同违约处理。

3.中标供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

4.中标供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含 U 盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张等非本项目实施所需的物品带入加工现场。

5.未经采购人批准，中标供应商不得以任何形式记录、复制、传播工作涉及的实体档案、档案图像和档案目录数据信息。

6.中标供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购人有关人员审核同意方可实施。

7.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

8.泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

9.中标供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。

（十二）其他要求：

1.中标供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员必须参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，必须遵守国家、地方保密法规以及采购人的相关档案管理制度。

2.工期要求：2024年10月15日前竣工，2024年10月31日前完成项目验收。

3.工作人员要求：每个项目组，中标供应商必须指派 1 名项目负责人，负责随时与采购人进行情况沟通，不少于1名现场负责人，负责进行现场管理，并配备1名安全保密管理人员专门负责安全保密工作，所有工作人员必须统一着装进场、挂牌上岗，并提供本人身份证明和承诺本人无犯罪记录及在工作期间遵纪守法的声明。

4.中标供应商所提供的项目负责人、现场负责人及安全保密管理人员必须具有三个以上档案数字化扫描项目的管理经验，其他项目工作人员必须具有一个以上档案数字化扫描项目的技术工作经验。

5.工作设备要求：普通项目由采购人提供工作场所，成交供应商负责提供满足工作质量及速度需求的计算机、平板扫描仪等设备并负责设备维护。特殊项目由采购人统一提供工作场所以及专用电脑、平板扫描仪设备各一台并负责设备维护。其他在项目实施过程中所需的装订机、电熨斗、吸尘器、电风扇、切纸机、抽湿机、碎纸机等工具以及打印耗材、档案装订耗材、工作服、挂墙管理制度制作、饮水机及饮用水费用等由成交供应商负责。

6.中标供应商在对原始档案进行数字化加工过程中，必须保证原始档案完好无损，如造成档案损坏、遗失等问题，将按照《中华人民共和国档案法》等相关法律法规追究责任。

★7.本项目数字化扫描过程中使用的所有存储介质（包括但不限于硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等）在项目完成后必须无偿移交给采购人。

商务条款

一、合同签订期：自中标通知书发出之日起25日内。

★二、提交服务成果时间：2024年10月15日前完成档案数字化成果交付，2024年10月31日前完成项目验收。

三、提交服务成果地点：南宁市国家档案馆（南宁市良庆区玉洞大道19号）。

★四、质量保质期：扫描工作完成的质量保证期为2 年（自项目验收合格之日起计算），在质保期内如因中标供应商质量问题需要翻工和补做的，中标供应商必须在3个法定工作日内负责无条件、无偿地翻工和修正。

五、售后技术服务要求

中标供应商应在质保期内提供 5×8 小时的售后服务，响应上门的时间为4小时。

★六、付款方式

中标供应商安排工作人员及设备进场并具备实施条件之日起20个工作日内，采购单位支付合同金额的40%；在全部服务成果经双方验收合格无异议后20个工作日内支付至合同金额的100%。最终结算金额按实际完成数量乘以中标单价进行计算，若超出合同金额则以合同金额进行结算。

★七、违约条款

1.本项目需完成的计划任务量为24万页，截至项目成果交付之日，中标供应商完成数量不能达到计划任务量的60%的，视为中标供应商违反合同约定，采购单位有权解除合同。中标供应商承担由此造成的一切后果及损失，并退回所有采购单位已支付的款项。

2.截至项目成果交付之日，若中标供应商完成服务数量超过计划任务量的60%但未达到100%的，中标供应商须按合同单价乘以未完成的任务量的百分之十向采购单位支付违约金。

八、验收标准

交付时，采购单位组织人员进行现场验收；所有成果均严格按国家、自治区、南宁市等有关标准和招标文件上的服务规范及要求、中标供应商承诺的服务规范及要求进行验收。达不到标准的视为成果验收不合格；验收过程中如果产生验收费用，由中标供应商承担。

九、其他要求

★1.投标报价必须包括服务的所有费用，包括采购、运输、劳务、管理、利润、税金、保险、安装、设备、设备使用、调试、培训、售后服务以及所有的不定因素的风险等。

★2.中标供应商如非广西本地注册的《国家秘密载体印制资质证书》乙级资质单位，签订合同之日起15日内必须向省级保密行政管理部门备案，接受保密监督管理。未完成备案工作不得开展业务，中标供应商未按期完成备案的，采购单位有权解除合同，并上报政府采购监督管理部门，由此造成的一切后果及损失由中标供应商承担。

3.中标供应商提供的报告、证书、合同等文件复印件，若采购单位有疑议可在评审现场要求提供原件核查。

4.投标文件中请提供项目实施方案、安全保密方案、项目管理和质量措施方案、售后服务方案、服务团队配置方案。