为加强海口市社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，明确各部门对社会组织登记档案的管理职责，根据有关规定，我局制定了《海口市社会组织登记档案管理办法(征求意见稿)》。现将《海口市社会组织登记档案管理办法(征求意见稿)》公布，征求社会各界意见。

修改意见建议可通过信函、邮件等方式反馈至海口市民政局，联系电话：********；邮箱：shzzswzx@haikou.gov.cn；联系地址：海口市第二行政办公区16号北楼3019。征求意见起止时间：2024年7月12日至7月18日。

附件：海口市社会组织登记档案管理办法(征求意见稿)

海口市民政局

2024年7月12日

海口市社会组织登记档案管理办法(征求意见稿)

第一条 为加强海口市社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，明确各部门对社会组织登记档案的管理职责，根据《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》、《社会组织登记档案管理办法》及国家档案管理有关规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法适用于在本市行政区域内经海口市民政局依法登记成立的社会组织。

第三条海口市民政局负责本市社会团体、民办非企业单位等社会组织的登记管理工作，依法对社会组织进行登记管理和执法监督。社会组织登记档案工作由民政部门分级负责 ，在业务上接受同级档案行政管理部门和上级民政部门的监督和指导。

海口市民政局内设海口市社会组织管理局，负责本市社会团体、民办非企业单位等社会组织的登记管理工作，接收、核验社会组织登记、备案、章程核准等事项中形成的各种文件材料，并且确保材料内容的真实性、完整性和合法性；依法对社会组织进行登记管理和执法监督；负责本部门行政审批工作，受理行政审批事项；按照授权办理行政审批事项，送达行政审批决定等。

海口市民政局下属单位海口市社会组织事务中心，承担市社会组织服务信息系统建设与管理和经市民政局注册登记的社会团体、民办非企业单位的信息查询工作；承担经市民政局注册的社会组织年检工作；承担社会组织管理有关刊物资料汇编、培训教材编写及业务培训等事务性工作。

第四条 本办法所称社会组织登记档案是指海口市民政局在依法为社会团体、民办非企业单位办理申请成立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和行政执法等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。

第五条 社会组织登记档案分为社会团体和民办非企业单位两类，档案以纸质形式保管，按照一个社会组织一档的原则，归档文件材料以“件”为单位进行整理，一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列。

第六条 社会组织登记档案每季度移交一次（每年3月、6月、9月、12月最后一周为交接时间），海口市社会组织管理局为档案移交方，负责编制档案目录（一式两份），写明移交的社会组织名称、材料类型、时间节点等。海口市社会组织事务中心为档案接收方，交接时档案管理人员应当认真核对清点，对符合归档要求的，由双方在交接清单上签字确认，予以接收；不符合归档要求的，则可要求移交方进行补正。

第七条 社会组织登记档案的利用是指对社会组织登记档案的阅览、复制和摘录。在介绍信或调查函中应当写明具体的利用方式及利用的档案内容，社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行：

（一）社会组织登记档案的形成单位因工作需要，履行登记手续，填写查阅登记表，可以利用本单位形成的社会组织登记档案；
（二）人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要，持单位介绍信可以利用相关的社会组织登记档案；
（三）社会组织业务主管单位因工作需要，持单位介绍信可以利用其主管的社会组织的登记档案；
（四）社会组织因工作需要，持单位介绍信可以利用本组织的登记档案；
（五）律师根据案情的需要，自行调查取证的，凭律师执业证书、律师事务所证明，可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案；当事人和除律师以外的其他诉讼代理人根据案情的需要，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案；
（六）其他单位、组织凭单位介绍信，公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项；
（七）对涉密档案的利用 ，应当遵守国家有关规定 ，并按保密程序审批；
第八条 社会组织登记档案利用的相关要求：

（一）查阅档案人员应在档案室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

（二）查阅档案人员应维护档案的整洁和完整，不得在档案资料上乱涂乱画，不得转借、抽取、影印、复印、拆换及污损档案资料，否则依法追究当事人相关责任。

（三）查阅档案归还时，档案管理人员应认真清点核对，并做好归还记录。

第九条 社会团体登记文件材料移交范围

（一）社会团体成立登记文件材料：登记管理机关准予社会团体成立的文件；社会团体成立登记申请书；业务主管单位审查同意的文件；社会团体法人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；会员大会或会员代表大会通过并经业务主管单位审查同意的章程；社会团体章程核准表；住所使用权证明；会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长备案表及其身份证明、理事会（常务理事会）名册、会员名册；其他材料等。

（二）社会团体变更名称登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更名称的文件；社会团体变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；社会团体章程核准表；修订后的章程及其章程修订说明；其他材料等。

（三）社会团体变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更法定代表人的文件；社会团体变更法定代表人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人身份证明；其他材料等。

（四）社会团体变更业务主管单位登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务主管单位的文件；社会团体变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该社会团体业务主管单位的文件；其他材料等。

（五）社会团体变更住所登记文件材料：登记管理机关准予社会团体变更住所的文件；社会团体变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；其他材料等。

（六）社会团体变更注册资金文件材料：登记管理机关准予变更注册资金的文件；社会团体变更注册资金登记申请表；验资证明；其他材料等。

（七）社会团体变更业务范围文件材料：登记管理机关准予社会团体变更业务范围的文件；社会团体变更业务范围申请表；其他材料等。

（八）社会团体章程修订及其核准文件材料：社会团体章程核准表；经核准的社会团体章程；章程修订说明；其他材料等。

（九）社会团体注销登记文件材料：登记管理机关准予社会团体注销登记的文件；社会团体注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；社会团体法人注销申请表；社会团体清算审计报告；社会团体清算报告书；其他材料等。

（十）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。

第十条 民办非企业单位登记文件材料移交范围

（一）民办非企业单位成立登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位成立登记的文件；民办非企业单位成立登记申请书；业务主管单位的批准文件；住所使用权证明；验资证明；拟任法定代表人或单位负责人（理事会负责人、执行机构负责人）基本情况及其身份证明；民办非企业单位法人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；民办非企业单位章程及其核准表；其他材料等。

（二）民办非企业单位变更名称登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更名称的文件；民办非企业单位变更名称登记申请书；民办非企业单位变更名称登记申请表；业务主管单位同意变更名称的文件；其他材料等。

（三）民办非企业单位变更法定代表人登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更法定代表人的文件；民办非企业单位变更法定代表人登记申请表；民办非企业单位法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人的基本情况和身份证明；其他材料等。

（四）民办非企业单位变更业务主管单位登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更业务主管单位的文件；民办非企业单位变更业务主管单位登记申请表；原业务主管单位同意变更的文件；新业务主管单位同意作为该民办非企业单位业务主管单位的文件；其他材料等。

（五）民办非企业单位变更住所登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更住所的文件；民办非企业单位变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；其他材料等。

（六）民办非企业单位变更开办资金登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更开办资金的文件；民办非企业单位变更开办资金登记申请表；验资证明；其他材料等。

（七）民办非企业单位变更业务范围登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位变更业务范围的文件；民办非企业单位变更业务范围申请报告；其他材料等。

（八）民办非企业单位备案材料：税务登记证书（复印件）；印章式样；银行开户证明（复印件）；民办非企业单位内设机构备案表；民办非企业单位内设机构注销备案表；民办非企业单位负责人变动申请表；民办非企业单位负责人备案表；其他材料等。

（九）民办非企业单位章程及其核准文件材料：登记管理机关对民办非企业单位章程核准文件；民办非企业单位章程；业务主管单位审查同意的文件；修订后的章程及其修订说明；其他材料等。

（十）民办非企业单位注销登记文件材料：登记管理机关准予民办非企业单位注销登记的文件；注销登记申请书；业务主管单位同意注销登记的文件；民办非企业单位法人注销申请表；民办非企业单位清算报告书；会计师事务所出具的民办非企业单位清算报告；其他材料等。

（十一）行政执法文件材料：双随机抽查表；行政处罚决定书；取缔非法社会组织决定书；其他材料等。

第十一条 本办法由海口市民政局负责解释。