招 标 文 件

上海市胸科医院住院病案托管外包服务

招标方：上海市胸科医院

二○一六年八月

招标文件目录
第一部分 投标邀请┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄3-1
第二部分 项目要求┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄3-2
第三部分 投标方须知┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄3-3

投标方须知前附表
序号内 容
1项目名称：上海市胸科医院住院病案托管外包服务
2招标方：上海市胸科医院
3正本的数量：壹份 副本的数量：贰份
4投标有效期：30天
5投标截止时间：2016年8月12日下午16：00 止(北京时间)
投标文件递交至：上海市胸科医院总务科
地 址：上海市淮海西路241号3号楼1107室
6开标时间：2016年8月15日下午16：00
开标地点：上海市胸科医院总务科
地 址：上海市淮海西路241号3号楼1133室

第一部分 投标邀请
上海市胸科医院为“住院病案托管外包服务”进行邀请招标。
一、招标范围及要求：
1、托管数量：2007年以前的住院病案，约为20万份，以实际托管数量为准。
2、报价包含服务内容：需托管住院病案的整理、检查核对、筛选、装箱封箱、运输搬运、存管、常规调阅等服务，并包含专业服务管理软件的安装、调试、培训、维护等服务。
3、托管期限：暂定五年。
二、投标方资质:
1、投标方具备年检合格的工商行政管理部门核发的企业法人营业执照，具有独立法人资格和相应的经营范围。
2、投标方须提供公司有效期内的相关资质证书。
3、投标人应在上海地区设有固定的办公场所、售后服务机构。
4、本项目不接受联合体投标。
5、提供《检察机关行贿犯罪档案查询结果告知函》。
6、投标人营业执照在经营范围内被允许可进行档案管理服务，无不良记录。
7、投标人必须在本市拥有符合托管式外包存储条件的场地并具有3家以上医院成功开展服务的证明材料。
8、投标人提供的档案资料存储仓库地点必须位于上海市范围内。
三、招标文件将在上海胸科医院总务科领取。
1、招标公告发布时间：2016年8月4日至2016年8月8日
2、招标文件领取时间：2016年8月8日一天（8：00-17：00）
3、报名并获取招标文件地点：上海市胸科医院总务科购招标文件时请提供与上述“二．投标人资格要求”中有关的营业执照、证明文件等的原件和复印件（加盖公章）。
四、投标截止时间：2016年8月12日下午16：00 止(北京时间)
五、投标地址：上海市淮海西路241号 上海市胸科医院总务科
六、各投标人须按招标文件中所规定的日程安排，准时参加招标单位组织的各项活动，否则后果由投标人自负。
招标人：上海市胸科医院
地 址：上海市淮海西路241号 联系人：潘蓓敏
联系电话：******** 传　　真：********

第二部分 项目要求
一、医院概况
上海市胸科医院位于淮海西路241号，是一家学科门类齐全，医疗技术精湛，人才结构合理，医疗设备先进、学术氛围浓厚、服务水平优良的，集医疗、教学、科研为一体的“三级甲等”专科医院。

二、招标内容
2007年以前的住院病案，约为20万份（以实际托管数量为准），托管外包服务。
三、招标项目金额
本项目投标报价不超过人民币3元/箱/月（平均每箱不少于80份病案）。
四、投标要求
（一）住院病案外包托管服务技术要求
1、具有专业的服务管理软件，提供住院病案的原件索引服务，原件示踪查询系统的安装与维护服务，软件能够根据医院的实际需求做个性化调整。
2、为每份病案建立与病案首页一致的索引，方便快速查找病案流动轨迹以及存储位置等。
2.1 简单检索：根据病案基本内容进行快速检索，如病人姓名、病案号、出入院日期、诊断ICD编码等。
2.2组合查询：可根据病案首页内容进行综合查询。
2.3成组查询：可一次录入或导入多个住院号进行查询。
3、日志管理：对每份病案的流动轨迹，包括定位、查询、借阅等要有详细记录，包括：查询时间、查询人员、查询病案号等信息，确保每份病案的全流程监控。
4、如果产生有关服务管理软件与医院现有应用系统的接口（如HIS系统，院内病案示踪系统等），需保证系统间准确衔接，实现数据共享，所有接口费用等综合服务由中标方负责。
5、能够根据医院管理要求，具备加密病案影像按需快速回传系统。
6、招标人拥有对投标服务及产品的自主修改权，不接受不能定制修改的产品。
7、所投的专业服务管理软件的技术规格需与招标文件要求描述基本一致，不能达成基本一致的需具有可比性。
8、技术软件设计要求
8.1采用信息化模式提供院方完整的病案服务管理软件。本招标文件中技术要求没有涉及的先进技术、方法，投标人可自行补充，并在投标文件中介绍说明。
8.2、服务管理软件需符合国际、国家和行业标准，符合上海市卫生行政主管部门等相关管理规范。
（二）住院病案外包托管服务管理要求
1、整体服务要求：
病案从医院到存储仓库以及今后医院从存储仓库调阅所需病案的的整个过程中保证病案的完整性，不得遗漏病案资料，不得丢失、泄密、破坏、污损。并提供病案托管、备份、按需回调的详细操作方案。
2、病案原件交接、整理要求
2.1病案装箱整理：将病案原件按原序号顺序转存至标准档案存储箱，按医院实际需求完成病案的调整、插入等整理任务。下架及移库所需采用标准档案周转箱完成，所需人力由投标方提供。
2.2病案登记清点：向医院病案室接收纸质病案过程需逐本清点，完整填写病案范围及缺失病案号，依据病案首页数据库主索引内容对原始病案进行实物清点比对，建立与档案箱的条码关联。并提供清点数据电子报表及书面报表。
2.3纸张页面维护：索引过程中及时修补破损纸张页面，并尽可能复原病案原貌。
2.4病案箱单粘贴：粘贴当前箱内病案范围及缺失记录，标注领取及周转信息。
2.5索引流程要求：具备病案首页数据接口能力，按多次出入院实际情况对原件进行物流索引。
2.6整理工作要求：具备采用逻辑约束等作业方式降低人为错误的发生的能力。
3、转运服务要求：
住院病案装箱后的装车运输及卸货、上架由投标方负责。
4、仓储库房要求
投标方需提供安全可靠、地理位置优越、符合档案管理标准的档案存储库房。存储仓库必须符合国家档案局有关档案保管、国家卫计委有关病案管理规定以及当地政府有关规定标准，如未达到纸质病案存放要求须无条件进行整改。
4.1 病案仓库有专人看管。
4.2 病案仓库防水与防潮管理。
4.3 病案仓库防蛀与防尘管理。
4.4 病案仓库防火与防盗管理。
4.5 病案仓库光管理。
4.6 病案仓库清洁管理。
4.7 病案仓库具监控装置管理。
5、仓储库房管理要求
5.1具备与当地消防公安部门的消控联网系统。
5.2具备24小时不间断无死角监控录像系统。
5.3具备人员轮巡值守、定期消防演练培训等管理工作制度。
6、能够按时按需对院方的原件调阅需求做出快速响应，实现原件的安全送达及交接。
（三）其他要求
1、投标单位根据医院的具体需求对仓储管理及后续服务（如移出销毁、后续仓储等服务）提供客户化、个性化服务，以满足医院的实际需求。如外包托管中产生的其他费用需列明细，包括文件箱及相关耗材、现场查阅、文件扫描、复印、传真、病案移出、销毁等延伸服务，未列明的服务默认为提供相应免费服务。
2、对服务的保密范围要求：投标人须以协议的方式承诺在实施和维护过程中，任何涉及医院的病案信息，包括但不限于医院数据、医院特有的需求等，未经医院书面同意，不得对任何第三方展示、举例乃至销售，否则投标人将承担由此而产生的一切后果。
3、对知识产权的要求：投标人承诺全部承担今后凡因本项目相关部件知识产权方面可能产生的任何问题、纠纷乃至赔偿等。
4、本文件内所涉及软件不限用户数、不限终端数，不存在软件额外收费。
5、所有存储病案资料的所有权归属本院，在双方合作结束时必须完整移交。
6、中标公司定期将仓储状态报表数据发至医院，供医院审核。医院有权不定期派人对中标公司管理工作进行监察。
7、各级行政主管部门对医院提出的功能调整等要求，投标人需无条件终身免费及时完成。
（四）建设周期
本项目建设周期为1个月，按照院方需求完成合并、装箱、首页数据索引、交接入库。
（五）总体要求
1、投标人需在上海有固定的售后服务团队，方便系统售后服务。
2、投标人需本着认真负责态度，组织技术队伍，认真做好项目的实施工作。在签订合同前，提出具体实施、服务、维护以及今后服务的措施计划和承诺。
（六）验收流程
所有服务、系统正式投入运行后根据相关规定流程验收及服务质量验收。医院就服务的安全性、完整性、易用性、适用性等进行评测，所有验收和评测的费用包含在投标总价内。
（七）投标方在近三年内的经营及相关活动中无不良记录。（一经发现即取消投标和中标资格）。

第三部分 投标方须知
一、适用范围
1.1、本招标文件仅适用于本投标邀请中所述项目的技术、服务采购。
二、定义
2.1、“招标单位”系指上海市胸科医院，即合同的“甲方”。
2.2、“投标方”系指向招标代理提交投标文件的技术、服务提供方。中标并签订合同的“投标方” 即合同的“乙方”。
2.3、“技术、服务”系指根据合同规定乙方承担与本项目有关的全部工作及伴随服务, 比如运输、保险、管理、技术协助以及合同中规定乙方应承担的其它义务。
三、合格的投标方和资格证明文件
3.1、凡有能力提供本招标所需技术、服务的投标单位均为合格的投标方（招标文件另有规定的除外）。
3.2、投标方应遵守中华人民共和国及上海市的有关法律法规。
3.3、只有在法律和财务上独立，根据商业法规运作，且不是招标方或招标代理附属机构的企业（事业）法人才可参与本招标项下的投标。
3.4、不允许两个或两个以上单位组成投标联合体参加本次投标。
四、投标费用
4.1、无论投标过程中的作法和结果如何，投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。
五、投标文件
5.1、投标文件用以阐明住院病案托管外包服务方案及所需的预算。招标文件由下述部分组成：项目方案、详细报价、营业资质证明（营业执照复印件及公司业绩）、检察机关行贿犯罪档案查询结果告知函等内容。
六、评标办法
6.1、此项目采取综合评价的方法。