商务条款

一、 报价要求：

服务内容：

（一）调研、档案管理体系建设和培训指导部分；

（二）档案专业化归档立卷整理部分（报价需量化，体现报价范围内可归档立卷的档案盒数量，档案盒尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度50mm）。

总体报价不超10万元人民币（不含10万）。

二、 资质要求

供应商应具备正规工商营业执照，具备档案行业相关专业资质证书、报价时需提供必要的相关资质。

三、 售后服务

供应商应向采购方开具增值税专用发票，提供合同约定相关售后服务。

四、 供货（采购）时间规定

根据合同约定时间提供。

五、 付款方式

根据合同约定方式支付。

六、 运输方式

实施中需根据采购方需求，配送运输到采购方指定地点，满足采购方相关包装和运输要求。

七、 交货地点

采购方公司所在地

八、 交货时间

由采购方指定、根据合同约定。

九、 包装要求

所提供整理物料（如档案盒等）符合行业标准要求。

十、 产品质量及服务承诺

（一）产品质量承诺

供货方需按照国家档案管理相关法规、行业标准以及符合采购方实际情况的文档管理规范制度和细则标准执行该项目，确保所有工作环节相关信息的完整、准确和安全。服务环节需派遣具备丰富经验和专业资质的团队进行操作，遵循专业化的流程和标准，确保采购方文档资源的有效利用和长期保存。项目执行过程中，定期对服务质量进行自查和评估，确保服务质量始终符合双方约定的标准。

（二）服务承诺

保质服务：确保所有服务环节合规，保证文档信息的完整、准确和安全。

按时完成：严格按照合同约定的时间节点完成项目任务。

灵活应变：根据项目实际情况和采购方需求调整服务方案。

保密安全：严格遵守保密协议和相关法律法规，确保文档信息的安全性和保密性。

售后支持：提供约定的售后支持服务，确保文档信息的持续有效利用和管理。

十一、中选方案

采购方采用“询比”方式开展非招标采购择优选定。

询比范围包含但不限于：

1.公司资质；2.公司规模；3.人员资质；4.融资租赁行业或相关金融行业同类服务情况；5.报价内可整理量化数据（参考5CM档案盒数量）；6.费用总报价。

十二、供应商违约规定

（一）供应商串通进行报价的，禁止其参与平台业务3-6个月。

（二）供应商中选后未签定合同，主动放弃的，禁止其参与平台业务3-6个月。

（三）供应商中选后已签定合同，主动放弃的，禁止其参与平台业务6-12个月。

（四）供应商参与同一采购主体的采购项目，开标后主动放弃中选资格累计两次的，禁止其参与平台业务6-12个月。

（五）存在同一制造商与其授权代理商参于同一采购项目、同一制造商在同一采购主体授权两家及以上代理商、由授权代理商完全承担质量及售后服务等全部责任、授权有效期不足一年中任一情形的，禁止其参与平台业务3-6个月。

（六）提供虚假材料的供应商，禁止其参与平台业务12个月。

（七）供应商所供产品有质量问题的，禁止其参与平台业务12-36个月。

（八）处罚期内发现在其它项目有其它失信行为的，视具体违规情形，延长处罚期限，最长3年。

十三、公示监督电话及电子监督邮箱

（一）晋能控股装备制造集团采供分公司监督电话：0356-*******，电子监督邮箱：zbzzjtcgfgsjd@163.com。

（二）晋能控股物资采购分公司电子监督邮箱：jnkgwzcgjd@163.com。

（三）弘创融资租赁有限公司监督电话及电子监督邮箱：021-********。

技术要求

一、 项目名称及规格内容

名称：档案管理服务外包项目。

内容：

1.调研：通过实地勘察了解、摸排采购方各部门文档管理现状，全面综合分析调研出具合理化应归文档清单、对应制定科学规范化归集标准和方案。

2.档案管理体系建设：参考企业档案规定、结合采购方自身实际情况形成更适合采购方作为融资租赁企业的档案管理规范制度和若干细则标准。

3.培训指导：培训采购方相关文档管理人员、出具归集要求、跟踪指导并协助完成规范收集统筹管理。

4.档案专业化归档立卷整理：对已有档案和已归集文档进行专业化整理提升服务。完成清点、鉴定、整理、核对、编码、条码标签管理、装订、装盒、排序、上架、完善实体资源库，建立实物文档电子管理表目录，为后期电子化做基础准备。

二、 适用范围及环境

适用于采购方各类文档（含特殊载体档案）的整理、归档、立卷等全流程管理。在采购方公司指定场所内进行。

三、 主要技术参数及要求

本项目旨在通过引入专业的档案管理服务外包团队，完善采购方的档案管理体系，提升档案管理效率与质量，确保档案信息的完整、准确与安全。

1.技术依据 参考国家和行业档案管理标准，结合采购方现有实际情况操作。

2.技术要求

（1）调研：需参照档案制度归集出具规范化应归档清单，对应制定提交标准、使之更具有针对性和可操作性，确保采购方重要文档应归尽归。

（2）档案管理体系建设：需参考行业规范及公司实际情况，进一步修订完善原有的档案管理制度，确保制度具有可操作性，确保公司档案管理科学化和规范化。

（3）培训指导：人员实操培训（统一标准要求），完成培训人员不少于15人次、时长不低于2小时的培训指导。保证各部门兼职文档管理员具备基本归集能力，跟踪指导完成规范收集各部资料。

（4）纸质档案整理规范化：根据制定的档案管理相关标准参考依据对收集的公司各类文档进行规范化分类整理，使各门类档案分类科学、排列有序、编目清晰、编号准确、装订美观。报价范围内最大化完成采购方现有文档规范化归集提升管理，并建立科学、完整、准确的企业档案目录体系。

四、证件要求

1.供应商应具备正规营业执照，具备行业专业资质证书。

2.拟投入本项目团队人员应配备相应的培训证书或档案专业相关职称证书；

五、包装及运输要求

实施中需根据采购方需求，配送运输到采购方指定地点，满足采购方相关包装和运输要求（其中物料如档案盒须符合行业标准规定）。

六、 供货及售后服务要求

具体按照合同约定提供相应服务。其中：

1.服务提供商人员组成：供应商应提供档案技术服务专业队伍，并提交现场管理人员名单和相关专业资质。

2.服务提供商需配备本次服务所需特殊专业设备，包括条码打印机、项目所需所有专业档案盒等，以满足档案整理等需求。

3.保密要求：供应商应满足该项目相应保密等措施，不得向任何其他单位或人员泄露相关内容。

4.提供售后服务。本项目约定质保期为一年，服务提供商在采供方需求提交的0.5个工作日内需及时进行响应。

七、检验要求

1.调研验收：

调研结束后，出具的各部门重要文档清单、后期工作方案等成果输出符合我司工作操作要求的，予以验收通过；

2.档案管理体系建设验收：

形成的档案管理规范制度和细则标准符合档案管理工作中的依法管理、统一管理、科学管理、安全保密的原则，包括但不限于档案门类划分、档案收集、档案整理、档案归档、档案保管、档案利用、档案销毁等制度规范，同时制定的细则标准应符合采购方实际情况、确保具备合规和可操作性，符合业务流程需要、具备指导采购方后期因业务发展而产生其他门类档案的功能。

3.培训验收：经培训后各部门文档管理员具备文档收集、提交归档的操作能力，能清晰明确各部收集标准、按时完工。

4.档案整理工作验收：要求参照国家和行业标准等相关规范进行，采购方对文档材料整理、录入目录和库存档案数据校对，细节如组件、组卷、归档章及脊背信息的填写等。达到整体统一管理、目录表与实体匹配、方便调阅利用查看。形成可满足未来数字化的档案实体资源库成果。

整体根据合同开展阶段验收和结算工作，只有通过质检并完成移交的档案成果方可列入验收和结算范围。