数字化加工项目竞争性磋商公告-采购/资审公告
数字化加工项目竞争性磋商公告-采购/资审公告
数字化加工项目采购项目的潜在供应商应在线上获取采购文件，并于2024年10月22日 13时30分（北京时间）前提交响应文件。
一、项目概况
1.按照《“十四五”辽宁省档案事业发展规划》要求，全省县级以上国家综合档案馆馆藏应数字化档案数字化率达到80%。
2.要求在2025年10月31日前完成此项工作。
3.涉及馆藏档案300万页（以实际发生为准，不足A4的，按A4幅面计算，1张A3=2张A4），按要求需全部扫描、著录，并挂接到档案管理系统。
4.所有档案数字化工作必须在采购人单位内部完成，由采购人提供办公场所进行档案数字化。
5.为保证档案安全完整，采购人将安排本单位专业人员进行档案提取，待每阶段信息数字化完成后验收归档。
6.在整个档案数字化工作中，中标人的所有食宿、办公所需设备、办公用品、办公软件全部自理，所涉及到的运输、耗材、税费等一切费用均包含在此次中标人报价内。
7.工作中的正常办公能耗由中标人负责。
技术标准及规范
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施条例》
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》
《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委发[2003]4号)
《关于进一步加强档案安全工作的意见》（档发[2016]6号）
《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)
《辽宁省纸质档案数字化外包安全保密管理办法》（辽档发[2018]14号）
《中国档案机读目录格式》(GB／T *****-2006)
《档案著录规则》(DA/T 18-1999)
《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)
《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）
《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）
《沈阳市归档文件整理规则实施细则》
《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T 64—2017）
《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）
《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）
二、服务要求
（一）档案整理、扫描加工要求
按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)的要求进行档案数字化加工。本次项目包括：前处理（档案借调、案卷整理、编写页号、案卷修复），扫描加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引、挂接档案。
1.档案借调
（1）由供应商指定专人和采购人项目管理人员，共同从区档案馆相关部门借调纸质案卷，根据加工计划，确定借调案卷数量，填写详细的《数字化项目馆藏档案出入库登记表》，借出待加工档案。
（2）档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单登记档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。
2.案卷整理
根据案卷实体状况、关联、形成时间，本着尊重档案原始状态之原则，调整案卷和卷内先后顺序及相应档号；统计数量，形成报表。
3.编写页码
（1）编制页号。统一采用打号机，使用阿拉伯数字，从“1”开始编号。
（2）页号编写在文件正面右上角背面左上角编页。
（3）筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。
（4）折子页档案按自然折页编页号。
（5）一份文件在卷内被其他档案材料分开导致排列位置不连续，必须调整文件顺序，然后再编制页号。
4.档案扫描前的纸面处理
档案扫描前应对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，需逐卷检查实体，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素。
5.档案扫描
档案原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)的要求。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。
扫描人员严格按照规范填写《档案数字化流程单》《纸质档案扫描工作单》等，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（1）扫描方式：
根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描仪分区扫描成多幅图像。不得使用高速扫描仪。
较薄纸张（如信纸、便笺纸）：在用平板扫描仪扫描前，在纸张下加入白色打印纸作衬，并采用低速进行平板扫描。
破损纸张：先进行修复再扫描；将破损纸张夹入透明塑料薄膜内再扫描。
不拆卷档案：对于不能拆卷装订成册的档案采用零边距档案扫描仪。
（2）扫描色彩模式及格式
采用24位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG格式。
（3）扫描分辨率
本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择≥300dpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥600dpi 标准进行扫描。
6.图像处理
（1）图像数据质量检验
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
③发现文件漏扫时，应及时补扫，并按顺序插入图像。
④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
（2）纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）去污
对在扫描过程中产生的图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
（4）图像拼接或分区扫描
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，可进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
（5）裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。但应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
7.图像存储
（1）存储格式
采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
（2）图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
8.图像质检
供应商必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。发现不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《纸质档案数字化技术规范》要求的，才能报送采购人验收。
9.档案装订
（1）认真核对档案页码，总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员。
（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，用夹子固定，在装订成册。
（3）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。
（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，需经采购人项目管理人员同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。
（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。
装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。
（6）填写登记表。及时将装订完毕的档案交库房管理员点收入库。
10.档案归还
档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应向采购人申报；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。
归还档案，由采购人、供应商双方项目管理人员共同实施。纸质档案经采购人库房管理人员清点确认后，由供应商完成档案上架工作，并做好入库记录。
（二）目录著录要求
著录标准按照《档案著录规则》 《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》要求和采购人的具体要求进行著录。
1.文件级目录著录
（1）按“卷”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、起始页号、页数、密级、控制使用标识为必著项。副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
（2）按“件”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、年度、机构（问题）、件号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、页数、密级、控制使用标识为必著项。盒号、副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
2.文件级目录著录要求
（1）文件题名项著录应充分尊重档案原文，有正式题名的照录原有题名。没有题名或者原有题名不能完全反映档案内容，依据内容重新拟写题名，一般包括“责任者+事由+文种”三要素，拟写题名要充分利用摘由、事由、文件内容中的原有词汇，文种应保留原有文种。在做合并著录时，题名要准确概括所有文件内容，做到既完整明确，又简练通顺。
（2）事由指文件“到文面”或“呈批单”事由栏内、用以概括说明文件内容的文字，拟写题名时要认真参考。
（3）责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人，机构团体要著录准确全称或规范简称，个人责任者如有职务要写明职务，如无职务则须标明身份信息，如籍贯或工作生活所在地等。在确定文件责任者时要看以谁的名义行文，一般情况下，个人文书作者即是责任者；以单位负责人署名的公务文件责任者应为“行文单位+职务+人名”。往来行文时，不能将责任者与受文者混淆。
（4）文件形成时间（包含起始时间、终止时间、）：一般公私文书、信札为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；时间项一律采用公元纪年，其他特殊纪年转化为公元纪年，用8位阿拉伯数字表示，如“********”。考证时间用 []。
（5）语种指档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉日”、“汉英”等。
（6）附注指本条目录中需要特别解释和补充说明的事项，如档案实体状况、含特殊载体情况等。
（7）其他著录项按照采购人要求据实录入，在著录过程中发现工作要求没有明确的，应立即报告采购人项目管理人员，不能私自处理。
（8）个别档案书写潦草、涂改严重，或档案本身保存状况不佳、字迹模糊不清，如有字迹不清楚，须提报采购人项目管理人员，依然无法确定的情况下，可以在系统中录入“□”，难以计数的残缺文字用3个□表示。遇到难以辨认的字，任何人不能凭借猜测进行录入。
三、商务要求
1.合同履约期限：自合同签订之日起至2025年10月31日（具体以双方实际签订合同为准）。
2.履约地点：苏家屯区档案馆。
3.报价要求：投标报总价。
4.付款方式：按要求完成此项服务后，经采购人验收合格后，按合同价格条款支付合同款项（具体以双方签订合同为准）
5.质量要求：一批档案扫描完成提交验收，其数字化转换质量的合格率须达到98%以上，给予验收“通过”合格。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”，需重新加工，直到合格为止。
6.质保期：1年免费服务支持。包括热线支持和现场支持：2小时内响应；24小时内到达。
7.验收
项目验收，由采购人组织，并出具验收报告。
（1）采购人对中标人提交的数据进行验收，数据验收以抽检方式进行。提交验收的数据达不到验收指标的，定为不合格的，并全部发回中标人全面自检，直至提交验收的数据达标。
（2）对验收中检出的错误，中标人应及时改正、并免费予以纠正。
（3）全部档案数据验收“通过”的合格的结论，须经双方分管领导审核、签字后方有效。
（4）如全部档案数据完成后不能通过验收的，视为中标人违约，按合同约定给予处罚。
（5）数据验收合格后，中标人须提供项目完整移交清单双方签字确认。
8.数据移交
（1）扫描档案应当与其原始数据一起移交；
（2）中标方不得采用任何技术手段加密的电子数据，或以打包数据形式。
（3）移交数据可采用移动硬盘形式移交（采购人提供）。或使用耐久性好的一次性写入光盘作移交，光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38）的要求，一式三份，光盘应单个装盒（采购人提供）。
移交电子档案的移动硬盘或光盘，标签面和光盘盒面应当分别标注反映其内容的标签，标签的标注方法详见《沈阳市电子档案管理暂行办法》。
（4）移动硬盘或光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其原始数据等，移动硬盘或光盘内电子档案的存储结构详见《沈阳市电子档案管理暂行办法》。
9.安全要求：
（1）中标供应商须与采购人签订保密协议，未经采购人书面授权同意，严禁任何人私自查阅档案的内容信息。
（2）供应商必须有严格保密制度，与采购人签订保密协议，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。数字化加工过程中自带电脑要做USB封口处理，配置数字化加工安全管理软件，对存储介质进行有效控制。任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。
（3）严格遵守有关保密、档案法律法规和苏家屯区档案馆的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。
（4）项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在采购人项目负责人的现场监督下销毁，设备经检验确认后才能撤回。
标签: 数字化加工
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