本次档案数字化加工项目是对长沙市城建档案馆藏档案进行档案整理及数字化，建立对应图像文件的目录数据库，并与档案图像文件挂接建立对应关系，协助采购人将数字化成果挂接至长沙市城建档案馆现行的业务管理系统中。本项目需数字化加工处理的馆藏档案页面既有A0、A1规格图纸，也有A3、A4和16K等常规纸张。中标供应商扫描加工所使用的著录、挂接等工具软件，须与长沙市城建档案馆现行业务管理系统相兼容，数字化加工形成的目录数据库和图像数据能满足长沙市城建档案馆业务系统和网站的技术要求，能装入业务系统和网站进行检索。

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《档案与文件收集利用条例》

（3）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）

（4）《档案著录规则》（DA/T18-1999）

（5）《档案装裱技术规范》（DA/T25-2000）

（6）《国家档案局8号令》

（7）《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 1182-2008

（8）《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》DA/ 28-2002

（9）《建设工程文件归档整理标准》

1、档案整理要求

成交供应商必须严格遵守国家有关法律法规及相关档案主管部门相关文件的规定做好档案的整理服务，主要法规文件：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《城市建设档案管理规定》、《城市建设档案分类大纲》、《建设工程文件归档整理标准》、《城市建设档案著录规范》、《城建档案业务管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》。

2、 著录要求

著录内容中，档案类信息著录错误应小于千分之一，档案数据信息要求全部与实体档案材料保持一致性。

3、扫描要求

（1）扫描方式：

根据卷宗幅面大小和纸张状况，选择高速扫描仪或平板扫描仪。其中大幅面卷宗可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

（2）扫描模式

采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率彩色300dpi格式。

（3）扫描质量

扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。

遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

扫描时不可折角、遮字、不得有杂物，如头发、纸屑等。

图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

（4）图像处理

应对扫描后的图像根据实际情况进行图像拼接和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。材料不清晰的需要进行软件处理，确保图像文字清晰。

（5）图像质检

扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，对不符合质量要求的图像，需重新扫描后进行替换。

（6）数据分类挂接

针对于不同的案卷文件类别，将文件扫描挂接至长沙市城市建设档案馆档案管理系统，确保每个卷宗材料归属于正确的案卷名下。数据挂接时需要对照实体与系统目录对应的影像进行一一核查，卷内目录应对应到相应页数的图像文件。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录挂接正确率达到95%以上。

如果案卷实体的目录与系统中的目录不符，需将系统目录按实体档进行修改，保证信息的一致性。

（7）数据质检

为保证项目的总体实施质量，要求中标方对数字化各环节进行全面检查，具体质检目标如下：

档案装订：检查所有档案的装订情况，差错率控制在万分之二以内。

扫描图像检查：漏扫率控制为零。

图像质量检查：检查所有图像的质量情况。

挂接检查：挂接正确率达到95%以上。

档案原始材料：100%不缺失。

服务期限：从合同签订之日起至2024年12月10日止。

实施地点：现档案实体保管库房，即：中国（湖南）自由贸易试验区长沙片区星沙产业基地开元东路1322号库房。

成交供应商在签订合同后5个工作日内，提供完整的数字化加工方案，制订完善的数字化操作规范，将档案数字化所在加工软硬件和相关材料、工作人员等进驻到扫描加工场地，并开始扫描加工工作。

（一）整理分卷

1.排序与整理

所有工程文件按长沙市建设工程档案验收清单内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。

应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。

2.分卷与编页码

文件材料按180-230页分卷，图纸按10-20张分卷。用铅笔编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（二）著录扫描

工程信息著录内容、扫描文件命名及组织结构按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。

1.工程信息著录

打开工程信息著录表单，著录工程号、工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期、工程造价、用地面积、总卷数、著录人、著录时间等信息。

2.单位工程信息著录

打开单位工程信息著录表单，著录单位工程号、单位工程名称、结构类型、使用性质等信息。

3.案卷信息著录

打开案卷信息著录表单，著录案卷编号、案卷题名、编制时间、保管期限、密级、页数等信息。

案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。编制日期填写案卷内文件材料的形成的日期，施工技术文件材料、竣工图编制日期一般统一填写工程竣工验收日期。保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，保管期限为永久。

著录完成后，用案卷封面模板打印出该卷软封面，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。

4.卷内目录著录

打开卷内目录著录表单，著录序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次等信息，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。

每卷著录完成后，用卷内目录模板和备考表模板分别打印出该卷目录和备考表，卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。

5.文件扫描

所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。扫描完成后，应对图片进行修饰，主要包括去黑边、纠偏等。

（三）组卷装盒

档案应采用国家标准卷盒,不得使用非国家标准卷盒，文件材料和图纸卷盒原则上采用3cm规格，较厚的成册文件材料和图纸可采用4cm或5cm规格。

一卷整理好的工程档案应包含案卷盒、案卷盒封面、案卷盒背脊、案卷软封面、卷内目录、文件材料及图纸、备考表。

1.组卷顺序

卷内材料排列顺序依次为：

①案卷软封面

②卷内目录

③文件材料及图纸

④备考表

2.装盒顺序

①把卷内材料装入3cm标准档案盒。

②打印出档案盒封面贴页，并粘贴。

③打印出档案盒背脊，并粘贴。

（四）数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库。在采购人配合下，中标供应商借助相应软件，实现批量、快速挂接。

①通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。

②确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。

（一）整理分卷

1.排序与整理

所有工程文件按长沙市建设工程档案验收清单内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。

应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。

2.分卷与编页码

文件材料按180-230页分卷，图纸按10-20张分卷。用铅笔编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（二）著录扫描

工程信息著录内容、扫描文件命名及组织结构按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。

1.工程信息著录

打开工程信息著录表单，著录工程号、工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期、工程造价、用地面积、总卷数、著录人、著录时间等信息。

2.单位工程信息著录

打开单位工程信息著录表单，著录单位工程号、单位工程名称、结构类型、使用性质等信息。

3.案卷信息著录

打开案卷信息著录表单，著录案卷编号、案卷题名、编制时间、保管期限、密级、页数等信息。

案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。编制日期填写案卷内文件材料的形成的日期，施工技术文件材料、竣工图编制日期一般统一填写工程竣工验收日期。保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，保管期限为永久。

著录完成后，用案卷封面模板打印出该卷软封面，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。

4.卷内目录著录

打开卷内目录著录表单，著录序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次等信息，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。

每卷著录完成后，用卷内目录模板和备考表模板分别打印出该卷目录和备考表，卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。

5.文件扫描

所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。扫描完成后，应对图片进行修饰，主要包括去黑边、纠偏等。

（三）组卷装盒

档案应采用国家标准卷盒,不得使用非国家标准卷盒，文件材料和图纸卷盒原则上采用3cm规格，较厚的成册文件材料和图纸可采用4cm或5cm规格。

一卷整理好的工程档案应包含案卷盒、案卷盒封面、案卷盒背脊、案卷软封面、卷内目录、文件材料及图纸、备考表。

1.组卷顺序

卷内材料排列顺序依次为：

①案卷软封面

②卷内目录

③文件材料及图纸

④备考表

2.装盒顺序

①把卷内材料装入3cm标准档案盒。

②打印出档案盒封面贴页，并粘贴。

③打印出档案盒背脊，并粘贴。

（四）数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库。在采购人配合下，中标供应商借助相应软件，实现批量、快速挂接。

①通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。

②确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同

一、保密与安全要求

1.成交供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。

2.项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。

3.成交供应商工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场，成交供应商需提供私人物品存放柜。

4.成交供应商不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据。

5.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人的工作人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

6.泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

7.成交供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺并签订保密协议。

8.成交供应商需在施工现场安装全方位监控系统，以便采购人随时查看。施工完成后，中标供应商可以撤走监控系统。

9.保密责任

（1）成交供应商须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。

（2）成交供应商的工作人员在采购人现场工作时不得使用个人U盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和采购人有关负责人核实用指定设备拷贝。

（3）成交供应商在进入采购人现场后所使用计算机必须编号登记，由采购人控制不允许接入互联网。

（4）项目实施期间，若由于成交供应商原因发生信息泄密情况，视为成交供应商违约。

二、其他要求及说明

1.本项目采用费用全包干方式建设，在项目实施中出现政策制度调整和相关遗漏问题，由采购人和中标供应商协商一致解决，一般情况下采购人不再支付任何费用。

2.质量服务承诺书。投标人应承诺本项目正式交付使用后，为采购人提供至少一年期的质保期。质保期内提供免费的技术支持、故障解决等服务，确保项目顺畅运行。