一、项目名称

2025-2026年党政机关会议定点场所

二、本次采购范围及说明

(一)采购范围

依据相关规定，本次会议接待定点的采购范围具体为：长沙市望城区行政事业单位举办或承办的与会议相关的餐饮费、住宿费、会场租赁费等费用（含省级、市级类似会议）。

招标范围所含区域：长沙市望城区行政区域内。

(二)会议分类

按长沙市望城区委、区政府有关规定，区直机关事业单位（以下简称区直单位）的一、二、三类会议以及由财政安排资金的其他会议、培训，必须在本次采购确定的定点单位进行。会议分类情况为：

①一类会议：指区党代会、区人代会、区政协全会、全区劳模和先进工作者表彰大会（含省级、市级类似会议）。

②二类会议：指区委全会、区人大常委会会议、区政府全会、区政协常委会会议、区纪委全会、区委工作会、区政府工作会、各民主党派、工商联和人民团体代表大会；以市委、市政府名义召开的其他会议（含省级、市级类似会议）。

③三类会议：指区直单位召开的部门会议（包括部门工作会议、专业性会议）（含省级、市级类似会议）。

三、投标限额标准（元/人.天）

★注：1、各供应商的标准间报价超过限额标准报价的，将被视为无效投标。

2、 会议场租报价限额标准：会议室的报价按次报价，不得超过本酒店（宾馆、饭店等）门市挂牌价的6折，使用一天按2次计算；大会议室应坐100人以上，会议室容纳人数必须以桌椅套数计算。

3、结算时均按投标报价在限额内结算。

4、会议住宿协议价格不区分会议类别，即价格高于三类会议标准的酒店自动只承接二类以上会议，同一酒店对不同会议的同一房型收取费用应一致。

5、各供应商应参照酒店市场价进行报价，报价不得高于酒店市场价，若协议价格高于酒店的市场价则按照市场价进行结算。

6、套房费用报价不得超过600元，否则将被视为无效投标。

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本项目框架协议有效期为两年，自2025年1月1日～2026年12月31日止。

四、框架协议有效期

本项目框架协议有效期为两年，自2025年1月1日～2026年12月31日止。

五、框架协议方式及第一阶段入围家数

入围要求：本项目通过封闭式框架协议采购方式，确定第一阶段入围供应商，按响应文件和符合资格条件、实质性要求的供应商数量80%比例确定入围家数，且至少淘汰一家（若有小数点则按四舍五入原则向上取整），按照综合评分从高到低排序（如遇得分相同的情形，则采用现场抽签的形式确定排名顺序）确定入围供应商。

合同授予方式：本项目确定第二阶段成交供应商主要采用直接选定方式，可根据项目特点等要求，由采购人或者委托方从入围供应商中直接选定。

六、项目要求及说明

（一）会议接待能力

投标酒店应同时具备以下条件：拥有至少能容纳100人（课桌式）的会议室1间及以上，餐厅能接待100人及以上同时用餐等。

（二）基本设施要求

功能要求：能够提供会议及培训服务，具备提供会议设施、住宿、餐饮、停车等项服务场所和能力，具有通讯、交通、应急医疗条件，有与会议接待相适应的计算机管理系统及其他配套设施，达到行业管理规范要求的标准。

能够提供“公务卡”结算服务，并打印“电子结算单”。

1、前厅

1.1 有与饭店规模、星级相适应的前厅和总服务台；

1.2 总服务台有中文标志，24小时有工作人员在岗，有相应的电脑管理系统，提供接待、问询和结账服务；

1.3 提供留言服务；

1.4 总服务台提供服务项目宣传品、价目表、市内交通图、各种交通工具时刻表、与住店客人相适应的报刊；

1.5 能接受客房、餐饮预订；能提供一次性总帐单结帐服务；

1.6 有供客人使用的行李推车，必要时提供行李服务。有小件行李存放服务；

1.7 应有管理及保安人员，24小时在岗服务，设值班经理，16小时接待客人；

1.8 设客人休息场所。

2、客房

2.1 满足各类会议所需客房；

2.2 装修良好，有软垫床、桌、椅、床头柜等配套家具，照明充足；

2.3 卫生间：装有抽水马桶、面盆、梳妆镜、淋浴或浴缸，配有浴帘；采取有效的防滑措施；24小时供应冷、热水；

2.4 有电话，可通过直拨或总机拨通国内与国际长途电话，电话机旁备有使用说明；

2.5 有彩色电视机；

2.6 客房无线网络全覆盖，套间提供上网服务;

2.7 有遮光窗帘；具备防噪音及隔音措施；

2.8 客房门安全有效，有门窥镜及防盗装置，在显著位置张贴应急疏散图及相关说明；

2.9 有简单的文具用品，有服务指南、价目表、住宿规章；

2.10 床上用棉织品（床单、枕芯、枕套及床衬垫等）及卫生间针织用品（浴衣、浴巾、毛巾等）材质良好，柔软舒适；

2.11客房、卫生间每天全面整理1次，及时更换床单及枕套；

2.12 随时提供冷热饮用水；免费提供茶叶或咖啡；

2.13 提供留言和叫醒服务；提供一般洗衣服务；

2.14 应客人要求提供送餐服务；

2.15 客人在房间会客，可应要求提供加椅和茶水服务；

2.16 客房内有洁净的盥洗用具。

3、会议室

3.1 有相适应的各类大小会议厅、室（大会议室至少容纳100人）及投影、音响设施等；

3.2 有相适应的会议系统设施，包括有可供出租的LED显示屏，能免费提供电脑及电脑投影仪、普通胶片投影仪、录像机等设施。

4、餐厅

4.1 总餐位数与客房接待能力相适应；

4.2 有中餐厅，能提供中餐。21：00时之前能提供点菜服务；

4.3 能提供自助早餐服务；

4.4 有民族餐桌、餐厅；

4.5 餐厅厨房有消毒、灭虫害设施，需符合卫生标准和管理规范；

5、公共区域

5.1 提供回车线和停车场，并提供停车引导服务；

5.2 四层(含)以上的楼房有客用电梯；

5.3 有公用电话，并配备市内电话簿；

5.4 有男女分设的公共卫生间；

5.5 有小商店或商场，出售日常用品；

5.6 有应急供电专用线和应急照明灯。

5.7 有医务室或附近有医疗点；

5.8 商务中心有打印、复印、收发传真或电子邮件的设备，能为宾客办理传真、复印、打字、国际长话等商务服务，。

6、其他设备设施要求

6.1 有完好的消防设施；监控设施；

6.2 具备方便残疾人的条件；

6.3 有采暖、制冷设备，各区域通风良好，锅炉等设备运转正常；

6.4 具有双电源或自备电源；

6.5 客房的设施、卫生间用具的完好率应在98％以上；

6.6 会议设备设施的完好率应在98％以上。

（三）服务要求

1、服务基本原则

1.1 对客人一视同仁，不分种族、民族、地区、贫富、亲疏，不以貌取人；

1.2 对客人礼貌、热情、友好；

1.3 对客人诚实，公平交易；

1.4 尊重民族习俗，不损害民族尊严；

1.5 遵守国家法律、法规，保护客人合法权益。

2、服务基本要求

2.1 仪容仪表要求

服务人员的仪容仪表端庄、大方、整洁。服务人员应佩戴工牌，符合上岗要求；

服务人员应表情自然、和蔼、亲切，提倡微笑服务。

2.2 举止姿态要求

举止文明，姿态端庄，主动服务，符合岗位规范。

2.3 语言要求

语言要文明、礼貌、简明、清晰，提倡讲普通话。

2.4 对客人提出的问题无法解决时，应予以耐心解释，不推诿和应付。

2.5 服务业务能力与技能要求。

2.6 服务人员应具有相应的业务知识和技能，并能熟练运用。

3、服务质量保证体系

具备适应本接待单位运行的、有效的整套管理制度和作业标准，有检查、督导及处理措施。

4、服务人员

4.1总经理和相关服务部门经理有主管部门任命文件或省级以上旅游主管部门颁发相关资质证明。

4.2 其他服务人员受过正规培训合格，有省级以上有关部门上岗证。

4.3 身体健康，没有传染性疾病，相关部门人员有《健康证》。

（四）餐饮要求

1、要求确保饮食的原材料质量，其材料要求新鲜、卫生、不腐烂、不变质；

2、菜的品种齐全；

3、菜应具有多种口味（含少数民族、南北风味）；

（五）其他要求

1、应有全国性、区域性、有影响重要会议的接待经验；

2、安全保卫应有健全的组织，符合公安等有关部门规定；

3、建筑、附属设施和运行管理应符合消防、安全、卫生、环境保护现行国家有关法规和标准；

4、如果市、区直单位到会议接待定点单位进行日常消费（含住宿及餐饮），则要求定点单位按投标的优惠承诺同等履约。

（六）会议接待定点的日常监管

1、财政部门负责对会议接待定点单位的日常监管。会议接待定点单位应严格履行投标承诺和政府采购框架协议的要求。

2、会议接待定点单位凭“党政机关会议定点场所管理系统”打印的电子结算单办理会议费结算支付。采用转账或公务卡（POS机）刷卡支付，不得使用现金结算。

3、会议接待定点单位应按季度向财政部门报送报表和结算单，财政部门将不定期的进行审核。凡不履行投标承诺的，将按照合同约定追究违约责任。

七、项目特别说明

（一）具体流程

1、确定第一阶段入围供应商后，由长沙市望城区财政局代表长沙市望城区机关事业单位与第一阶段入围供应商订立框架协议。

2、第一阶段入围供应商要按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》规定办理相关手续，及时在电子卖场（https://hunan.zcy.cn）湖南省党政机关会议场所框架直购栏目填报相关信息，经同级财政部门审核后确定为会议定点单位。机关事业单位（会议举办单位）可直接在第一阶段入围供应商中选择会议接待定点单位，在会议召开前应在电子卖场湖南省党政机关会议定点场所框架直购栏目选取会议定点单位作为会议场所。具体操作流程以财政部门通知为准。

3、会议接待定点单位凭“党政机关会议定点场所管理系统”打印的电子结算单办理会议费结算支付。采用转账或公务卡（POS机）刷卡支付，不得使用现金结算。

4、纳入国库集中支付范围的单位，按国库集中支付程序办理付款手续；单位自行支付的，按单位财务制度审核支付。

（二）权益保护

1、机关事业单位（会议举办单位）不得委托会议接待定点单位以外的其它会议接待单位承接会议接待工作。会议举办单位应当维护会议接待定点单位的合法权益，不得提出不合理要求。

2、委托方在直接选择会议接待定点单位时，应与直接选定的成交供应商签订《单位会议接待服务协议》，并在《单位会议接待服务协议》注明会议时间、客房标准、房间数量，会场要求、伙食标准、就餐人数、付款方式等具体内容。会议期间应严格按照合同执行，非不可抗力因素不得对合同内容进行调整，否则增加的有关的费用，财政部门不予支付。

3、会议接待定点单位在同等条件下，应当优先安排机关事业单位（会议举办单位）的会议接待工作。

4、接待服务出现纠纷的，按合同约定的方式进行处理。有关服务质量纠纷问题，由行业主管部门进行裁定。

（三）监督检查

财政部门应当对会议接待活动实施情况进行监督检查，协调解决争议，并按有关规定对出现的问题及时进行处理。

（四）违规处理

入围供应商有下列情形之一，尚未签订框架协议的，取消其入围资格；已经签订框架协议的，解除与其签订的框架协议：

（一）恶意串通谋取入围或者合同成交的；

（二）提供虚假材料谋取入围或者合同成交的；

（三）无正当理由拒不接受合同授予的；

（四）不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，经采购人请求履行后仍不履行或者仍未按约定履行的；

（五）框架协议有效期内，因违法行为被禁止或限制参加政府采购活动的；

（六）其他情形：

（1）无正当理由不接收会议接待工作，达三次的；

（2）没有执行投标报价的；

（3）无正当理由不按投标承诺及合同规定的条款提供服务，且被机关事业单位（会议举办单位）有效投诉三次及以上的；

（4）采用不正当竞争手段，影响正常会议接待工作的；

（5）不按实结算，出具虚假结算单据的；

（6）会议接待入围单位不向政府采购监督管理部门报送报表和结算单并收到催报通知后仍不报送的；

（7）违反法律、法规的其他情形。

因违反规定被取消入围资格或者被解除框架协议的供应商不得参加同一项目框架协议补充征集。

采用简易程序验收

八、其他要求

1、按照《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5 号）的规定进行验收。项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由采购人承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。

2、投标人应对酒店所处区域，消防及环保设施、设备，规章制度，房间设施，会议场所，停车场地、及各功能区等，进行详细描述，并提供图片等相关证明材料。中标后采购人实地勘查发现提供图片等相关证明材料为虚假信息的，取消其服务资格及下一轮投标资格。

3、投标人需提供相关证明文件复印件或实地图片，相关数据指标将在网上公示，一经举报查实数据虚假信息，取消服务资格及下一轮投标资格。

对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。