我局拟采取询价方式，从市场聘请一家实力雄厚，经验丰富的档案服务外包公司为我局提供档案信息化建设项目服务，诚邀贵单位报价竞标。

一、服务范围

包括但不限于以下：

说明：

1、档案数字化扫描的计量单位“页”是指A4大小的幅面，超过A4幅面的按照幅面大小折算工作量。

2、为保证档案数字化加工的质量，本项目的档案数字化扫描和条目著录需要在档案数字化加工管理系统软件中进行，平台软件由中标供应商提供。

3、项目最终结算金额根据实际加工量计算总价。

二、服务要求

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。承包方根据项目需要，自行配置加工过程中的所有软、硬件设备，采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合 ISO/TR***** 提出的要求。在项目完成后，元数据应一并移交至采购人。整个数字化加工过程的管理必须遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）。

承包方应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

在实际操作过程中，以采购人指定为准。

2.1 档案出库

项目启动后，承包方须确定 1 名专职档案管理员，项目实施过程中的档案出库、入库，只能由 档案管理员与采购人工作人员进行对接。若中途换人，须先征得采购人同意。所有档案入库、出库、上架等用工由承包方负责，在采购人工作人员监督下进行。

（1）承包方档案管理员提交《纸质档案数字化审批书》，明确档案批次、数量等，经采购人批准后，办理档案出库手续。

（2）承包方档案管理员与采购人工作人员进行档案交接，需填写《档案交接记录表》，双方确认无误，在记录表上签字确认，领取档案到数字化加工现场。

2.2 档案整理

承包方在领取档案后，组织人员按标准开展整理相关工作。

2.3 档案扫描

纸质档案扫描工作情况应在《纸质档案扫描工作单》中进行记录。

2.3.1 基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

2.3.2 扫描设备

（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

（2）超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案采用更大幅面扫描仪进行扫描。在经过采购人同意后，才可以采用图像拼接的方式处理大幅面档案。

2.3.3 扫描色彩模式

为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，全部采用彩色模式进行扫描。

2.3.4 扫描分辨率

扫描分辨率定为 300dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率不小于 600dpi。

2.3.5 存储格式

纸质档案数字图像长期保存格式统一为单页 JPEG 格式，图像压缩率的选择尽量采用较低压缩率或不压缩，A4 幅面档案单个 JPG 文件大小控制在 25M 以内，其它幅面依此类推。

2.3.6 图像命名

（1）单页 JPG 文件以档号+图像流水号的方式命名。

（2）合成后的多页 PDF 文件，采用该档案的档号进行命名。

（3）文件根据档号规则，分级存放在存储介质中。

2.4 图像处理

图像处理工作情况应在《数字图像处理工作单》中进行记录。

2.4.1 图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2.4.2 旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像进行旋转还原。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

2.4.3 裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少 2 至 3 毫米处裁剪图像。

2.4.4 去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

2.4.5 图像质量检查

（1）图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，重新扫描。

（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，及时改正。

（3）数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整。

（4）对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

2.5 数据挂接

承包方将数据成果挂接档案管理系统后，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

2.6验收与移交

2.6.1验收方式

采购人成立验收组对档案进行验收。

2.6.2验收内容

（1）对纸质档案的整理及装订情况进行验收。

（2）对目录数据进行验收，档案数据库各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

（3）对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

（4）对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

（5）对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

（6）对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

（7）对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

2.6.3验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比例不得低于 5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。

2.6.4验收结论

（1）成果质量检验达到上述验收内容和验收指标的要求，予以验收“通过”。验收未通过视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

（2）验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，经采购方签字后有效。

2.6.5移交

移交内容至少包括目录著录数据（Excel 格式）、全文 JPG 格式数据、转换后进行挂接的全文 PDF 格式数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

2.6保密要求

（1）严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

（2）档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

（3）签订合同的同时成交供应商须与采购人签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（4）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

（5）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

三、依据标准

应遵循的法律法规及规范性文件

1.主要法律法规

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《安徽省档案条例》

2.业务性标准规范

《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）

《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

《版式电子文件长期保存格式需求》(DA_T 47-2009)

《文书类电子文件元数据方案 》(DA_T46-2009)

《新档案保护技术实用手册》

《会计档案管理标准》(QG/XQ0429-2016)

《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)

《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》(财会〔2017〕309 号)

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T *****—2016)

《档案著录规则》(DA/T 18—2022)

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)

《纸质归档文件装订规范》 (DA/T69-2018)

《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T64-2017）

《安徽省文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》(DB 34/T 450-2004)

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T *****-2008）

《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T *****.3—2009）

《基本建设项目档案资料管理暂行规定（1988 年 3 月 17 日国家档案局、国家计委发布）》

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T*****—2014）

《档案修裱技术规范》(DA/T25-2022)

3.安全性标准规范

《信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T *****—2020）

《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T *****—2019）

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》(档办发〔2013〕5 号)

《档案数字化外包安全管理规范》 (档办发〔2014〕7 号) （24）《档案服务外包工作规范》 (DA/T68-2017)

未尽事宜按照国家、省、市、县档案管理部门及采购人其它有关标准和规定执行。

四、团队要求

项目组成员不得少于3人，其中项目经理需具有上岗证书（或档案培训合格证书）。

五、投标材料的主要内容

（一）材料要求：投标材料应统一用A4纸打印，一式三份；

（二）投标材料应至少包括如下内容：

1.机构及指派委托单位简介及其他证明材料（营业执照）；

2.服务方案；

3.人员配备方案；

4.相关资质证书；

5.相关业绩证明材料；

6.项目报价函。

六、报名

请于2024年12月1日下午17点前将询价材料（见附件）发送至电子邮箱：hfwgx2013@126.com，同时邮寄送至：合肥市天鹅湖路558号A区618室合肥市文化和旅游局，联系电话：0551-********。

七、评选

1.资格及服务方案评分：对投标机构提供的服务方案依照服务方案、人员配备、供应商资质、供应商业绩等内容进行综合评分，此项分值占总分的70%。

2.报价评分：限制最高价*****元，超过限制最高价的报价无效；报价分=（100-报价比所有报价平均价偏离的数额/1000）*30%，此项分值占总分的30%。

3.最终得分：满分为100分，将服务方案评分和报价评分汇总加权后，得分最高的单位经公示无异议后，将被选定为我局提供档案信息化建设项目服务。

附件：合肥市文化和旅游局档案信息化建设项目询价函.docx

???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????合肥市文化和旅游局

?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????2024年11月27日