新罗区档案局纸质档案数字化处理及档案修裱服务招标公告

新罗区档案局纸质档案数字化处理及档案修裱服务招标公告

受委托,就下列商品进行询价采购,欢迎合格供应商参与报价。
一、项目编号:XLXJCG2017-31
二、商品名称:本期采购共1包
包1商品名称:档案修裱服务,纸质档案数字化处理服务
三、报价开始时间:2017-04-13 00:00:00
四、报价截止时间:2017-04-13 23:59:59
五、备注:
1、供应商资格要求:

A、凡有能力提供本采购项目所述货物及服务的,具有法人资格的境内供应商;且须
具有如下两个证书:(1)供应商须具有保密行政管理部门颁发的“国家秘密载体印
制资质”(档案数字化类)证书。(2)供应商具有福建省档案服务机构备案证书;福
建省外单位持乙级资质证书的须提供在福建省国家保密局备案证明。

B、供应商应遵守中国的有关法律、法规和规章的规定。

C、供应商之间存在下列互为关联关系的情形之一的,不得同时参加本项目采购:

(1) 法定代表人为同一人的两个及两个以上法人;

(2) 母公司、直接或间接持股50%及以上的被投资公司;

(3) 均为同一家母公司直接或间接持股50%及以上的被投资公司。

供应商如具备上述情形之一的,互为关联关系的供应商的投报均被视为无效投报。

D、供应商不得与本次采购项下设计、编制技术规格和其它文件的公司或提供咨询服务的公司包括其附属机构有任何关联。

E、本次采购不接受联合体,只能接受一个供应商的投报。

未在本站报名注册为网上询价供应商的,有意向参与报价的供应商请在项目公告期间将加盖公章的以下资料提交至本站:

(1)公司法人营业执照副本复印件;

(2)《龙岩市新罗区政府采购网上询价承诺书》;

(3)《网上询价供应商报备登记表》

(4)法定代表人授权书(授权经办人办理与本次询价采购相关的事宜)、法定代表人及经办人身份证复印件。法定代表人办理时仅须提供身份证复印件;

(5)供应商的保密行政管理部门颁发的“国家秘密载体印制资质”(档案数字化类)证书。

(6)供应商具备的福建省档案服务机构备案证书;福建省外单位持乙级资质证书的须提供在福建省国家保密局备案证明。

(7)本项目采购承诺函。(根据“招标内容及要求三、项目服务与验收要求3.5的内容承诺)

未在本站报名注册的供应商在提交以上资料并缴交投标保证金叁仟元后,可在网上注册用户名、密码,经本站审核通过后取得参与本项目的有效身份。

已在本站注册的供应商无需再次注册,但须提交以上(5)、(6)、(7)的材料。

在响应报价截止时间前,供应商必须将以上要求资料提交至本站,否则其响应无效。

2、供应商对项目有疑问的,应与本站联系。项目联系人:张女士,联系电话:****-*******\*******,传真:****-*******

供应商认为采购文件使自己的权益受到损害的,应当在报价开始前向采购单位或采购代理机构提出,逾期则不予受理,视同接受采购文件的所有内容;认为采购过程或成交结果使自己权益受到损害的,应当在采购结果公示期内提出质疑,逾期则不予受理,视同接受采购过程和采购结果。

3、询价规则详见《龙岩市新罗区政府采购网上询价须知》。

4、本项目采购中,实质性响应供应商不足三家的,予以废标。

5、本项目按成交金额的1.5%收取成交服务费。

6、采购单位:龙岩市新罗区档案局 联系人:连女士 电话:*******

7、要求及说明:

(1)本项目采购须遵守《中华人民共和国政府采购法》和相关法律法规及规范性文件的规定。

(2)本项目设有最高限价,最高限价为人民币240000元;供应商报价超过最高限价的,其投报无效。档案数字化最高预算单价为0.4元/页,档案修裱最高预算单价为3.2元/张,超过该预算单价的报价视为无效报价,其投报无效。

(3)供应商报价时必须列明所响应的商品名称及型号及配置中的采购内容及要求,否则其响应报价无效。本项目采购中,型号及配置中列明的“采购内容及要求”的所有要求均为重要要求,供应商无法满足以上要求的,视为重大偏离,为无效采购。

(4)保修与验收要求:详见型号及配置中“采购内容及要求三、项目服务与验收要求”。

(5)本次报价为总包价,即包括本项目所涉及的所有费用(人工、税款、利润、培训、保修等),采购单位不再额外支付其它任何费用。供应商必须提供发票(必须是报价供应商所在地的税务部门提供的正式全额发票)。

(6)成交条件: 在询价截止时间后,按报价由低到高排列报价供应商顺序。最低报价供应商须经采购单位进行最终审核(采购单位可要求最低报价供应商提交相关资料或样品进行最终审核,最低报价供应商不能按要求提供的将不能确认为候选供应商)。经采购单位最终审核后,符合采购要求的将被确认为候选供应商,否则将顺推下一报价顺序的供应商进行最终审核,以此类推。

本项目采购中,最低报价供应商须提供以下原件材料(或提供公证机关出具的该证书(材料)复印件与原件一致的公证书复印件,同时提供该公证书原件)供采购单位最终审核:

A、检察机关出具的行贿犯罪档案查询结果告知函(由供应商向住所地或业务发生地检察院申请查询)。

B、供应商的保密行政管理部门颁发的“国家秘密载体印制资质”(档案数字化类)证书。

(7)投标保证金:本项目投标保证金为人民币叁仟元,发生以下情况时,供应商投标保证金将不予退回,直至报请龙岩市新罗区财政局同意,取消其1~3年龙岩市政府采购投报资格。A、询价供应商在询价有效期内撤回询价响应的;B、询价供应商提供虚假资料的;C、询价供应商串通哄抬报价的;D、不按时签订合同的。以上条款对已在本站缴交了询价保证金的供应商同样具有约束力。

(8)供货时间及地点:①供货时间:成交供应商在领取成交通知书后三个工作日内与采购单位签订合同,签订合同后按采购单位要求提供服务,在采购单位需要时进场。 ②交货地点:采购单位指定地点 。

(9)货款支付:本次采购由采购单位自行付款。采购方按季度对供应商的服务质量进行考核评分,在考核合格后按季度按实际服务数量支付款项。

8、保证金和成交服务费缴交账户:

账户名称:龙岩市新罗区物资总公司

帐号:3500 1692 4900 5000 2133

开户行:建行龙岩分行营业部

地址:福建省龙岩市新罗区凤凰路2号

保证金查询联系人:谢女士 联系电话:0597-*******
新罗区物资总公司
2017年4月6日
附:商品清单
包号细项商品名称品牌型号及配置数量单位备注
11纸质档案数字化处理服务招标内容及要求
一、项目概况
1.项目背景
根据工作需要,龙岩市新罗区档案局拟将现有馆藏的部分档案进行数字化及修裱,项目部外包服务时间为两年,每年服务规模根据采购方向上级提交并审批通过的资金进行合理安排。
2.项目目标
通过服务外包形式,委托专业档案服务公司对龙岩市新罗区档案馆馆藏的部分历史档案进行整理装订及修裱,同时对这部分档案进行数字化加工,实现档案装订标准化、高效化,对以纸质为主要载体的档案,通过扫描、拍照、刻录、复制等技术手段,将纸质、音像、多媒体证据等档案转换为标准化电子档案,并将符合档案局电子档案管理要求的电子档案数据导入龙岩市新罗区档案局数字档案综合管理系统,建成资料齐全的电子档案数据库,实现档案查阅、检索的网络化、自动化和无纸化,满足档案管理工作信息化的工作目标。
3.项目服务内容
(1)完成龙岩市新罗区档案馆部分馆藏档案的整理、修裱及数字化加工工作,历史档案整理装订应符合龙岩市新罗区档案局档案装订规范要求。
(2)最终用以结算项目总工程款项的数字化数量,按照工程结束验收后的实际扫描页数来统计,统计方法须经双方确认。
(3)项目所需的工具及耗材费用,档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由中标方承担。工作场地及相关水电需求由用户方提供。
4.项目参考及依据的标准
(1)《中华人民共和国档案法》;
(2)《档案与文件收集利用条例》;
(3)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005);
(4)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
(5)《档案著录规则》(DA/T18-1999);
(6)《档案装裱技术规范》(DA/T25-2000);
(7)国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》
二、招标内容及要求
1.项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件必须使用正版软件。(例如:Windows,Office等)。
2. 中标人在签订合同时须提供一套完善且可行性强的项目实施方案给采购单位。
3. 加工流程及技术规范要求
档案整理及修裱、档案数字化加工处理流程应严格按照相关安全保密管理要求和技术规范执行。具体流程规定和加工要求如下:
3.1 档案整理工作环节与质量要求
档案整理装订环节细分包括:档案接收、档案整理(包括分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平、打页码)、校对目录信息、生成并粘贴识别码(识别码为条形码、二维码或无线RFID标签,由用户方根据需要确定)、送档案扫描处理、打印(包括软封皮、盒面)、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架;
各环节要求如下:
(1)档案接收(以下接收方指的是中标方的接收工作人员):
需要进行数字化处理的档案由采购方指定工作人员将档案移交给中标方,中标方需专人负责。档案接收时,接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查,环环相扣,责任到人,杜绝档案遗失现象。
库存档案的接收,遵守档案管理及库房管理制度,严格遵守保密制度,确保档案和档案信息的安全。
接收环节主要注意以下事项:
a.中标人调卷工作人员和用户方档案管理人员在档案库房或指定场地,接收采购人移交的档案或案件材料;
b.对提取的档案逐页清点,共同进行案卷内容、目录、数量的核对;
c.清点结束,在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记,双方签字;
d.中标人调卷工作人员与用户方档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对;
e.放入临时档案保管柜,锁好,注意安全保存
(2)档案整理:根据用户方档案管理部门确定的档案整理规范,对已接收的档案进行整理,区分扫描件和非扫描件。对档案资料进行分类、排序、核对、整理拆卷、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、目录信息校对、送档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、装盒。在档案整理过程中,对不规范材料纸张,应用A4空白纸进行粘贴或加边;对档案破损情况的,须征求用户方同意后方可进行修复处理;应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除;处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小(大幅面材料除外),每册厚度不得超过1.5cm,超过120页方可分册装订(证据材料较厚的除外)。在整理过程中应再次核对档案的完整性及有效性,发现问题及时向用户单位反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到电子档案综合管理系统中,确保电子文件与条目信息准确一致;扫描完成后,拆除过装订物的档案应按原档案保管方式重新装订,并保持每页档案原有的排列顺序不变,案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面;根据用户方要求,打印卷宗条形码(或二维码)、卷内目录、软封皮、档案盒等,打印要求清晰方正。档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整,装订孔不得压字、盖章不得模糊。案件档案卷皮破损严重、需要调换卷皮的,应在档案管理部门相关人员确认同意下,按原卷皮上内容,抄写或打印在新卷皮上,更换旧卷皮需全部交还档案部门。
(3)档案信息著录:基本信息录入需采用双机校对录入方式,确保录入信息准确无误。
(4)档案上架:经用户方档案管理部门验收合格后,服务方应负责按照归档上架顺序排序上架,并协助核查入库档案上架案件的检查工作;及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作;负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作;协助完成案卷的调卷登记、录入工作。
(5)档案传递:协助档案员调取案卷核查后进行传递的工作,阅卷结束后收回案卷;认真做好传送卷宗过程中的登记工作;保护移送档案的安全,不使无关人员接触档案,遵守保密条例,保守档案秘密;不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案进行传送提供查阅,不得由其他人员代为移送档案。
3.2 扫描工作环节与质量要求
档案扫描工作环节主要包括以下内容:档案接收、条目信息校对、生成并粘贴识别码(识别码为条形码或二维码或无线RFID标签,识别码生成规则入场时由用户方提供)、拆卷整理、扫描原件、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据生成、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。加工过程建立安全保密管理机制和质量管理机制,确保安全管理制度和质量管理制度落实,确保档案原件和数字化档案信息安全,确保各环节工作符合要求,建立完整规范的工作记录。中标人必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。各工作环节具体要求如下:
(1)档案接收:接收要求认真核对,避免差错发生。
(2)档案扫描:档案和诉讼材料采用扫描方式,扫描影像保持原档方向。纸质诉讼档案的数字化加工一般采用黑白二值模式进行扫描,对于材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差、黑白扫描模式下无法辨识清晰的页面,以及年代较为久远的历史档案,应当采用全彩色模式进行扫描。在扫描过程中,应遵循以下几项标准:
a.标准分辨率:300dpi;
b.标准文件格式:未加密的单页TIFF或JPEG格式。
c.质量:在原件上没有明显质量问题时,所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题,对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点(如装订孔等)要进行修补。
根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪,不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;同页有两个以上文件,需分别扫描,并进行并页处理。
在扫描过程中应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数,并核对每份文件的实际扫描页码、页数与前处理时填写的文件页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
扫描完成后,应按照用户方档案装订规范进行装订,装订前要对档案进行全面检查,按原孔对照装订,不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变,案卷不掉页,保持卷宗右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面。
(3)图像处理:应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理,图像偏度不得大于3度,图像拼接处信息要完整,不能缺少遗漏任何信息内容。
(4)文件存储:中标服务方入场后根据采购人要求对扫描件进行存储,扫描后的电子文件需要提交硬盘存储,并且直接导入用户方电子档案信息管理系统,能够实时将经过检验的数据投入实际应用。同时扫描后的电子文件需要刻录DVD数据光盘(数据光盘应为档案级专用光盘)一式二份交付采购人,数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPEG格式。存储到电子档案系统和刻录到DVD数据光盘的电子档案应与原纸质档案保持一致。
(5)数据挂接:以纸质档案目录数据库为依据,将扫描图像文件与目录数据进行挂接。每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像应存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。不一致时应注明具体原因和处理办法。
(6)质量自检:中标人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,才能交付与用户方验收。
(7)装订成册:中标人必须按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册(负责卷宗的打印页码〈按照原页码〉、按已排好的顺序装订成册,封面盖上保管期限章〈按照原保管期限〉)。
(8)打印和贴条码:中标人按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册后,必须将相关的信息按要求对应打印在卷皮和封面封盒上,并在后背装订口处贴上封条、封皮封盒贴识别标签(或RFID标签)。
4.项目实施要求
4.1 中标人需提供的扫描设备和软件要求
(1)用户方只提供合适的扫描加工工作场地,其余由中标人负责,如:提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备(电脑设备、扫描仪、打印机、DVD光盘、移动硬盘及刻录设备等)、软件、档案存放架、档案运送车等加工场内配备、材料(纸张、夹子、文具等装订、裱补材料和工具以及其它材料)、消耗等。中标方用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续,计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。
(2)中标人应根据场地,工期等要求合理及时调配扫描设备和物资,严格按照工期要求完成工作任务。
(3)根据安全保密工作要求,中标人用于档案数字化的信息设备及信息系统禁止与其他网络系统互联,禁止安装使用无线网卡、无线键盘鼠标等具备无线互联的设备。中标人在完成工作任务后,应将其自带的信息设备中的硬盘、光盘等全部存储部件及数字化过程中使用过的移动硬盘、U盘、存储卡等全部移动存储介质无偿移交用户方。
(4)中标人在服务期间应自行提供一套网络版档案数字化加工系统软件,扫描加工后可将成品的电子档案信息和图像批量导入用户方的电子档案信息管理系统。

5.安全保密要求
中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定,遵守《保密协议》和用户方的有关规定(另行签订)。档案扫描工作必须在用户方指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法行为或违反相关规定,将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到:
(1)中标人参与本合同包的所有工作人员应在上岗前进行保密教育,签署保密承诺书,明确保密职责与违法责任,严防泄密现象发生。
(2)中标人参与本合同包的所有工作人员必须通过用户方的审核,并登记备案。中标人必须向用户方提供以下资料:《数字化处理工作人员登记表》(每人一式一份,工作人员身份证复印件(每人一式一份)。
(3)项目实施过程中,中标人如需更换、增加工作人员,必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料,取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本合同包实施岗位的人员,中标人需在人员离岗后一周内,在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。  
(4)中标人的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质(含U盘、软盘、硬盘、刻录光盘、手机、MP3、MP4等)等个人信息设备和手包、提包、报刊、纸张等其他与工作无关的私人物品带入档案数字化处理工作场所。严禁将场所内的任何物品带离场所。
(5)用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口应进行管控,使接口处于封闭状态,中标人的工作人员不得擅自启封使用。
(6)未经用户方批准,中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
(7)中标人工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经用户方有关人员审核同意方可实施。
(8)数字化处理工作室内的废纸必须集中放置,中标人每星期清理废纸不能超过一次,清理时双方人员要对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后运送至采购方指定地点,由采购方处理。
(9)中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密,否则按国家有关规定处理,情节严重的要承担相应的刑事责任。
(10)中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。
(11)扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。
(12)分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在用户方现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
(13)不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。
三、项目服务与验收要求
1.服务要求
1.1 技术支持和售后服务要求
(1)中标人须提供从项目整体验收合格之日起,提供12个月的免费质保期服务。
(2)无论在质保期内还是质保期满后,中标人负责对其实施的项目提供技术支持服务,全方位响应需求。在最短的时间内到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证用户方的正常使用。
(3)免费维护期满后提供的技术支持和维护,只收取成本价。
1.2 日常工作服务要求
(1)按照用户方工作作息时间开展工作,遵守上下班管理制度。
(2)中标人工作人员必须挂牌上岗,佩带工作证上下班。
(3)公司工作人员若有违反采购人规定或工作质量出现问题的,采购人有权提出更换人员并收回相关出入采购人场所证件。
(4)提供每周5天,每天24小时的不间断技术支持服务,为采购人提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。
2. 服务质量监督和验收要求
2.1 扫描服务的验收要求和质量监督
2.1.1 质量自检
中标人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,才能交付给采购人验收。
2.1.2验收要求
中标人数据自检合格方可递交用户方验收。数据验收以10万页为单位,分批由中标人自检合格后提交。采购方对中标人挂接处理完毕的目录信息、著录信息和图像质量进行验收,验收以抽检方式进行,抽检比率为5%,新罗区档案局按招标文件的要求进行检验,合格率达到99.5%以上的,予以验收通过。抽检合格率低于99.5%的,提交验收的当批数据全部发回中标人重新自检,自检合格后再次提交验收。
2.2 案卷整理、装订服务的验收要求和质量监督
2.2.1 验收要求
档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题,将追究相关责任。顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达98%以上予以验收通过。
3. 其他要求
3.1 中标人提前提供采购人工作场地的电力参数,以便采购人配置用电安全设施。
3.2为保证项目的安全、进度和质量,中标人必须对参与本合同包实施的所有工作人员定期进行岗位培训,每季度至少培训一次,培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容。
3.3中标人需及时将项目实施情况汇报给采购人,及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施,每月定期向采购方提交工作进度报告。
3.4 纸质档案数字化处理以A4纸张报单价,纸质档案不足A4的,按A4折算,超过A4的,按一定比例进行折算成A4(A3=2张A4;A2=4张A4;A1=8张A4;A0=16张A4);修裱不论规格大小均以“张”为单位计价。
3.5 供应商要在采购时提供承诺函和法定代表人身份证复印件,承诺函内容包括:(1)供应商无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资或者参与经营管理。(2)供应商三年来未发生泄密事件和非法获取、非法持有国家秘密载体等保密违法行为记录。
3.6供应商在报价时应按A4单页标准价格分别投报档案数字化服务单价及档案修补单价,最终按实际数字化加工数量进行结算。档案数字化最高预算单价
为0.4元/页,档案修裱最高预算单价为3.2元/张,超过该预算单价的报价视为无效报价,其投报无效。
3.7采购方按季度对供应商的服务质量进行考核评分,连续两次考核未达到要求的,采购方有权终止服务合同。
实行季度考核办法,具体考核质量验收情况(50分)、基础管理(30分)、安全消防管理(20分)等,并按以下条款进行考核打分,满分100分,实行扣分法,每部分考核扣分直到扣完该部分分值,低于80分则未通过考核。如发生重大质量和安全责任事故,采购方对总分有否决权,并按相关规定执行。
3.8本项目不允许分包、转包。
480000.00一、供应商投报时须在备注栏写明所投报的“纸质档案数字化处理服务”单价;二、项目服务时间为两年,该表呈现的数据为两年的总量,且为暂估数据,实际服务规模根据采购方向上级提交并审批通过的资金进行合理安排。
2档案修裱服务招标内容及要求
一、项目概况
1.项目背景
根据工作需要,龙岩市新罗区档案局拟将现有馆藏的部分档案进行数字化及修裱,项目部外包服务时间为两年,每年服务规模根据采购方向上级提交并审批通过的资金进行合理安排。
2.项目目标
通过服务外包形式,委托专业档案服务公司对龙岩市新罗区档案馆馆藏的部分历史档案进行整理装订及修裱,同时对这部分档案进行数字化加工,实现档案装订标准化、高效化,对以纸质为主要载体的档案,通过扫描、拍照、刻录、复制等技术手段,将纸质、音像、多媒体证据等档案转换为标准化电子档案,并将符合档案局电子档案管理要求的电子档案数据导入龙岩市新罗区档案局数字档案综合管理系统,建成资料齐全的电子档案数据库,实现档案查阅、检索的网络化、自动化和无纸化,满足档案管理工作信息化的工作目标。
3.项目服务内容
(1)完成龙岩市新罗区档案馆部分馆藏档案的整理、修裱及数字化加工工作,历史档案整理装订应符合龙岩市新罗区档案局档案装订规范要求。
(2)最终用以结算项目总工程款项的数字化数量,按照工程结束验收后的实际扫描页数来统计,统计方法须经双方确认。
(3)项目所需的工具及耗材费用,档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由中标方承担。工作场地及相关水电需求由用户方提供。
4.项目参考及依据的标准
(1)《中华人民共和国档案法》;
(2)《档案与文件收集利用条例》;
(3)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005);
(4)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
(5)《档案著录规则》(DA/T18-1999);
(6)《档案装裱技术规范》(DA/T25-2000);
(7)国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》
二、招标内容及要求
1.项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件必须使用正版软件。(例如:Windows,Office等)。
2. 中标人在签订合同时须提供一套完善且可行性强的项目实施方案给采购单位。
3. 加工流程及技术规范要求
档案整理及修裱、档案数字化加工处理流程应严格按照相关安全保密管理要求和技术规范执行。具体流程规定和加工要求如下:
3.1 档案整理工作环节与质量要求
档案整理装订环节细分包括:档案接收、档案整理(包括分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平、打页码)、校对目录信息、生成并粘贴识别码(识别码为条形码、二维码或无线RFID标签,由用户方根据需要确定)、送档案扫描处理、打印(包括软封皮、盒面)、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架;
各环节要求如下:
(1)档案接收(以下接收方指的是中标方的接收工作人员):
需要进行数字化处理的档案由采购方指定工作人员将档案移交给中标方,中标方需专人负责。档案接收时,接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查,环环相扣,责任到人,杜绝档案遗失现象。
库存档案的接收,遵守档案管理及库房管理制度,严格遵守保密制度,确保档案和档案信息的安全。
接收环节主要注意以下事项:
a.中标人调卷工作人员和用户方档案管理人员在档案库房或指定场地,接收采购人移交的档案或案件材料;
b.对提取的档案逐页清点,共同进行案卷内容、目录、数量的核对;
c.清点结束,在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记,双方签字;
d.中标人调卷工作人员与用户方档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对;
e.放入临时档案保管柜,锁好,注意安全保存
(2)档案整理:根据用户方档案管理部门确定的档案整理规范,对已接收的档案进行整理,区分扫描件和非扫描件。对档案资料进行分类、排序、核对、整理拆卷、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、目录信息校对、送档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、装盒。在档案整理过程中,对不规范材料纸张,应用A4空白纸进行粘贴或加边;对档案破损情况的,须征求用户方同意后方可进行修复处理;应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除;处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小(大幅面材料除外),每册厚度不得超过1.5cm,超过120页方可分册装订(证据材料较厚的除外)。在整理过程中应再次核对档案的完整性及有效性,发现问题及时向用户单位反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到电子档案综合管理系统中,确保电子文件与条目信息准确一致;扫描完成后,拆除过装订物的档案应按原档案保管方式重新装订,并保持每页档案原有的排列顺序不变,案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面;根据用户方要求,打印卷宗条形码(或二维码)、卷内目录、软封皮、档案盒等,打印要求清晰方正。档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整,装订孔不得压字、盖章不得模糊。案件档案卷皮破损严重、需要调换卷皮的,应在档案管理部门相关人员确认同意下,按原卷皮上内容,抄写或打印在新卷皮上,更换旧卷皮需全部交还档案部门。
(3)档案信息著录:基本信息录入需采用双机校对录入方式,确保录入信息准确无误。
(4)档案上架:经用户方档案管理部门验收合格后,服务方应负责按照归档上架顺序排序上架,并协助核查入库档案上架案件的检查工作;及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作;负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作;协助完成案卷的调卷登记、录入工作。
(5)档案传递:协助档案员调取案卷核查后进行传递的工作,阅卷结束后收回案卷;认真做好传送卷宗过程中的登记工作;保护移送档案的安全,不使无关人员接触档案,遵守保密条例,保守档案秘密;不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案进行传送提供查阅,不得由其他人员代为移送档案。
3.2 扫描工作环节与质量要求
档案扫描工作环节主要包括以下内容:档案接收、条目信息校对、生成并粘贴识别码(识别码为条形码或二维码或无线RFID标签,识别码生成规则入场时由用户方提供)、拆卷整理、扫描原件、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据生成、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。加工过程建立安全保密管理机制和质量管理机制,确保安全管理制度和质量管理制度落实,确保档案原件和数字化档案信息安全,确保各环节工作符合要求,建立完整规范的工作记录。中标人必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。各工作环节具体要求如下:
(1)档案接收:接收要求认真核对,避免差错发生。
(2)档案扫描:档案和诉讼材料采用扫描方式,扫描影像保持原档方向。纸质诉讼档案的数字化加工一般采用黑白二值模式进行扫描,对于材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差、黑白扫描模式下无法辨识清晰的页面,以及年代较为久远的历史档案,应当采用全彩色模式进行扫描。在扫描过程中,应遵循以下几项标准:
a.标准分辨率:300dpi;
b.标准文件格式:未加密的单页TIFF或JPEG格式。
c.质量:在原件上没有明显质量问题时,所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题,对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点(如装订孔等)要进行修补。
根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪,不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;同页有两个以上文件,需分别扫描,并进行并页处理。
在扫描过程中应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数,并核对每份文件的实际扫描页码、页数与前处理时填写的文件页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
扫描完成后,应按照用户方档案装订规范进行装订,装订前要对档案进行全面检查,按原孔对照装订,不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变,案卷不掉页,保持卷宗右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面。
(3)图像处理:应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理,图像偏度不得大于3度,图像拼接处信息要完整,不能缺少遗漏任何信息内容。
(4)文件存储:中标服务方入场后根据采购人要求对扫描件进行存储,扫描后的电子文件需要提交硬盘存储,并且直接导入用户方电子档案信息管理系统,能够实时将经过检验的数据投入实际应用。同时扫描后的电子文件需要刻录DVD数据光盘(数据光盘应为档案级专用光盘)一式二份交付采购人,数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPEG格式。存储到电子档案系统和刻录到DVD数据光盘的电子档案应与原纸质档案保持一致。
(5)数据挂接:以纸质档案目录数据库为依据,将扫描图像文件与目录数据进行挂接。每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像应存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。不一致时应注明具体原因和处理办法。
(6)质量自检:中标人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,才能交付与用户方验收。
(7)装订成册:中标人必须按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册(负责卷宗的打印页码〈按照原页码〉、按已排好的顺序装订成册,封面盖上保管期限章〈按照原保管期限〉)。
(8)打印和贴条码:中标人按采购人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册后,必须将相关的信息按要求对应打印在卷皮和封面封盒上,并在后背装订口处贴上封条、封皮封盒贴识别标签(或RFID标签)。
4.项目实施要求
4.1 中标人需提供的扫描设备和软件要求
(1)用户方只提供合适的扫描加工工作场地,其余由中标人负责,如:提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备(电脑设备、扫描仪、打印机、DVD光盘、移动硬盘及刻录设备等)、软件、档案存放架、档案运送车等加工场内配备、材料(纸张、夹子、文具等装订、裱补材料和工具以及其它材料)、消耗等。中标方用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续,计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。
(2)中标人应根据场地,工期等要求合理及时调配扫描设备和物资,严格按照工期要求完成工作任务。
(3)根据安全保密工作要求,中标人用于档案数字化的信息设备及信息系统禁止与其他网络系统互联,禁止安装使用无线网卡、无线键盘鼠标等具备无线互联的设备。中标人在完成工作任务后,应将其自带的信息设备中的硬盘、光盘等全部存储部件及数字化过程中使用过的移动硬盘、U盘、存储卡等全部移动存储介质无偿移交用户方。
(4)中标人在服务期间应自行提供一套网络版档案数字化加工系统软件,扫描加工后可将成品的电子档案信息和图像批量导入用户方的电子档案信息管理系统。

5.安全保密要求
中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定,遵守《保密协议》和用户方的有关规定(另行签订)。档案扫描工作必须在用户方指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法行为或违反相关规定,将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到:
(1)中标人参与本合同包的所有工作人员应在上岗前进行保密教育,签署保密承诺书,明确保密职责与违法责任,严防泄密现象发生。
(2)中标人参与本合同包的所有工作人员必须通过用户方的审核,并登记备案。中标人必须向用户方提供以下资料:《数字化处理工作人员登记表》(每人一式一份,工作人员身份证复印件(每人一式一份)。
(3)项目实施过程中,中标人如需更换、增加工作人员,必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料,取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本合同包实施岗位的人员,中标人需在人员离岗后一周内,在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。  
(4)中标人的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质(含U盘、软盘、硬盘、刻录光盘、手机、MP3、MP4等)等个人信息设备和手包、提包、报刊、纸张等其他与工作无关的私人物品带入档案数字化处理工作场所。严禁将场所内的任何物品带离场所。
(5)用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口应进行管控,使接口处于封闭状态,中标人的工作人员不得擅自启封使用。
(6)未经用户方批准,中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
(7)中标人工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经用户方有关人员审核同意方可实施。
(8)数字化处理工作室内的废纸必须集中放置,中标人每星期清理废纸不能超过一次,清理时双方人员要对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后运送至采购方指定地点,由采购方处理。
(9)中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密,否则按国家有关规定处理,情节严重的要承担相应的刑事责任。
(10)中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。
(11)扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。
(12)分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在用户方现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
(13)不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。
三、项目服务与验收要求
1.服务要求
1.1 技术支持和售后服务要求
(1)中标人须提供从项目整体验收合格之日起,提供12个月的免费质保期服务。
(2)无论在质保期内还是质保期满后,中标人负责对其实施的项目提供技术支持服务,全方位响应需求。在最短的时间内到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证用户方的正常使用。
(3)免费维护期满后提供的技术支持和维护,只收取成本价。
1.2 日常工作服务要求
(1)按照用户方工作作息时间开展工作,遵守上下班管理制度。
(2)中标人工作人员必须挂牌上岗,佩带工作证上下班。
(3)公司工作人员若有违反采购人规定或工作质量出现问题的,采购人有权提出更换人员并收回相关出入采购人场所证件。
(4)提供每周5天,每天24小时的不间断技术支持服务,为采购人提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。
2. 服务质量监督和验收要求
2.1 扫描服务的验收要求和质量监督
2.1.1 质量自检
中标人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,才能交付给采购人验收。
2.1.2验收要求
中标人数据自检合格方可递交用户方验收。数据验收以10万页为单位,分批由中标人自检合格后提交。采购方对中标人挂接处理完毕的目录信息、著录信息和图像质量进行验收,验收以抽检方式进行,抽检比率为5%,新罗区档案局按招标文件的要求进行检验,合格率达到99.5%以上的,予以验收通过。抽检合格率低于99.5%的,提交验收的当批数据全部发回中标人重新自检,自检合格后再次提交验收。
2.2 案卷整理、装订服务的验收要求和质量监督
2.2.1 验收要求
档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题,将追究相关责任。顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达98%以上予以验收通过。
3. 其他要求
3.1 中标人提前提供采购人工作场地的电力参数,以便采购人配置用电安全设施。
3.2为保证项目的安全、进度和质量,中标人必须对参与本合同包实施的所有工作人员定期进行岗位培训,每季度至少培训一次,培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容。
3.3中标人需及时将项目实施情况汇报给采购人,及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施,每月定期向采购方提交工作进度报告。
3.4 纸质档案数字化处理以A4纸张报单价,纸质档案不足A4的,按A4折算,超过A4的,按一定比例进行折算成A4(A3=2张A4;A2=4张A4;A1=8张A4;A0=16张A4);修裱不论规格大小均以“张”为单位计价。
3.5 供应商要在采购时提供承诺函和法定代表人身份证复印件,承诺函内容包括:(1)供应商无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资或者参与经营管理。(2)供应商三年来未发生泄密事件和非法获取、非法持有国家秘密载体等保密违法行为记录。
3.6供应商在报价时应按A4单页标准价格分别投报档案数字化服务单价及档案修补单价,最终按实际数字化加工数量进行结算。档案数字化最高预算单价
为0.4元/页,档案修裱最高预算单价为3.2元/张,超过该预算单价的报价视为无效报价,其投报无效。
3.7采购方按季度对供应商的服务质量进行考核评分,连续两次考核未达到要求的,采购方有权终止服务合同。
实行季度考核办法,具体考核质量验收情况(50分)、基础管理(30分)、安全消防管理(20分)等,并按以下条款进行考核打分,满分100分,实行扣分法,每部分考核扣分直到扣完该部分分值,低于80分则未通过考核。如发生重大质量和安全责任事故,采购方对总分有否决权,并按相关规定执行。
3.8本项目不允许分包、转包。
15000.00一、供应商投报时须在备注栏写明所投报的“档案修裱服务”单价;二、项目服务时间为两年,该表呈现的数据为两年的总量,且为暂估数据,实际服务规模根据采购方向上级提交并审批通过的资金进行合理安排。


联系人:郝工
电话:010-68960698
邮箱:1049263697@qq.com

标签: 档案 处理 档案数字化

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