询价采购文件



项目名称：我国早期橡胶科研档案的数字化和信息化

项目编号：CATAS10-2017-0405




2017年04月14日

目 录

一、询价函1
二、项目技术要求2
三、询价须知4
四、合同主要条款（样本）7
五、报价文件主要格式10



















一．询价函
中国热带农业科学院科技信息研究所
“我国早期橡胶科研档案的数字化和信息化”业务委托
询价函

单位
中国热带农业科学院科技信息研究所的《我国早期橡胶科研档案的数字化和信息化》项目中,有14万页左右的纸质档案需进行数字化转换，该工作拟委托相关公司来完成。现邀请贵单位参加该项目的询价采购。如贵单位同意参加报价，请于2017年05月11日前将报价文件密封后按询价文件要求送达我单位。相关要求见附件。

联系人：陈文英
电话：****-******** 传真：****-********

采购单位：（公章）
2017年04月14日






二．项目要求
一、公司资质证书要求
1.营业执照
2.中华人民共和国组织机构代码证
3. 税务登记证
4.安防工程企业资质证书（在同等条件下，有此证书者优先）
5.质量管理体系认证证书
6.职业健康安全管理体系认证证书
7.环境管理体系认证证书
8.软件产品登记证书
9.计算机软件著作权登记证书等
二、人员和设备要求
1.派出人员进行保密教育和安全教育，配证上岗、文明工作
2. 提供本次加工项目的人员及硬件设备，并完成加工场地硬件设备的搭建。
3、严格遵守甲方工作现场制度和加工现场工作制度，并按期保质保量完成。
4、严格执行文件的交接手续，确保档案的安全、完整，做到不丢失和损坏。
5、做好保密工作，任何数字化工作人员未经甲方批准，不得将任何资料及相关 数据带离现场。禁止使用移动硬盘、U盘等移动存储介质。
6、接受甲方对其质量、进度等的监督管理，对加工处理不合格的进行返工。
7、按照甲方需要，配合甲方对加工成果进行验收。
三、纸质档案数字化要求
1．规格/型号：A4 、A3或其他纸张型号
2.技术参数/性能指标:采用24位真彩300dpi进行扫描，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描后的图像，进行原始文件大小的裁边。数字副本能准确反映档案原件的原始面貌。
3．数据备份：一式两份
四、服务质量要求
1.按照国家档案局《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《电子公文归档管理暂行办法》执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。
2.拆卷整理:拆除扫面对象装订线及加固件、平整页面、编制页码、修复老化和破损程度高的页面、登记特殊页面等内容。未编、漏编、错编的重新编号。
3.档案扫描：根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
4.图像处理：档案采用24位真彩300dpi进行扫描，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描后的图像，进行原始文件大小的裁边。数字副本能准确反映的档案原件的原始面貌。使用OCR识别软件将图像转换为文本，识别率在90%以上。
5.目录校对：案卷的卷内目录信息录入，把目录信息录进南大之星档案管理系统。采用人工校对或软件自动校对的方式，进行目录数据质量检查。
6.装订处理：原始档案如采用缝纫机装订的不拆除，最大程度扫描原始文件。三孔一线装订的根据情况拆除扫描，再进行还原装订。
7.储存格式：一般为（TIFF/JPG/PDF）格式，将每份文件的所有JPG扫描图像合并成一个PDF文件；对于照片及特殊档案的扫描格式为JPG。
8.文件命名规则：要求进行文件命名并进行校对，并将所有文件上传南大之星系统。
五、验收要求
1.乙方完成数字化加工服务后向甲方提出验收申请.
2.以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、文件及数据挂接的总体质量。
3.目录与原文挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99%以上时，给予验收通过。合格率=抽查合格的文件数/抽检文件总数*100%。
4.抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间内完成，达到验收要求。
5.验收合格后，甲乙双方在验收文件上进行签字确认。
六、档案归还要求
在项目验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈画或涂改等应申报甲方进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。
七、保密要求：
1. 在约定期限内未甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。
2. 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。
3. 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，配证上岗、文明工作。严格遵守国家有关档案保密制度。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。
4. 提供本次加工项目的人员及硬件设备，并完成加工场地硬件设备的搭建。所有设备,必须格式化,杀毒!必须用新的硬盘。
5.全程监控!
八、完成时间:2个月。



注：以上报价包含运输、税票、安装等一切费用。

三．询价须知
（一）总则
本次询价工作是按照《中国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法)》等有关法规组织和实施。
1.最高限价：本项目不设最高限价。
2.如果参加询价的报价单位代表不是法定代表人，代表购买询价文件或递交报价文件时须持有《法定代表人授权委托书》。
3.在询价之前，报价单位须仔细阅读询价文件，按照询价文件要求及有关资料，详细编制投标文件，并保证投标文件的正确性和真实性，所有文件资料必须是针对本次询价。如发现有任何疑问、冲突或技术问题，须向询价单位书面提出澄清。
4.无论询价的过程和结果如何，报价单位自行承担询价活动中所发生的全部费用。
5.报价单位必须对询价文件中涉及到的专利负责，并保证不伤害询价单位的利益。
6.报价书所报价格为完成本询价项目所需的全部费用。
7.报价单位报出的价格不得更改，并对询价文件的全部技术和商务要求做出承诺。
8.如询价内容发生变动的，询价单位确保以书面形式通知所有参加询价的报价单位。

（二）报价文件递交
1、同意参加报价的单位，请于询价函规定时间（2017年1月25日9时之前将密封的报价文件专人或采用顺丰快递送至询价单位。采用快递方式时，以询价单位经办人签收时间为准。
报价文件及密封袋均需盖有报价单位公章。
地址：海南省儋州市宝岛新村中国热带农业科学院科技信息研究所陈文英 收 邮编：571737
2、报价文件不得改变上述相关要求，否则视为拒绝报价。
（三）报价文件编制及要求
1.报价函（格式附后）；
2.报价单位法定代表人资格证明书（格式附后）；
3.报价单位法定代表人授权书（格式附后）；
4.报价单位的营业执照复印件；
5.报价单位资质证书复印件、纳税人资格证明复印件；
6.所有文件一式两份，正本一份，副本一份，电子版一份;
7.上述所有资料复印件必须加盖报价单位公章。
（四）询价
1、询价小组：询价小组依法由相关专家三人以上单数组成。
3、实质性响应审查。询价小组依据询价采购文件的规定，从供应商递交报价文件的有效性、完整性和对询价文件的响应程度进行审查，确定是否对询价文件的实质性要求作出响应。
4、询价程序：
（1）询价小组要求被询价的供应商，在规定的时间内以书面形式一次报出不得更改的价格；
（2）询价结束后，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商；
5、询价的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得向第三方透露与谈判有关的一切技术资料、价格或其他信息。
6、询价开始后，递交报价文件或符合项目资格条件的供应商不足三家时，信息所将另行组织采购。
（五）付款方式
验收合格后付全款。
（六）签订合同
（七）质疑和投诉

四、合同主要条款（样本）
甲方：中国热带农业科学院科技信息研究所
乙方：
甲、乙双方根据2017年 月 日，询价采购编号为CATAS10-2017-0405询价采购结果和询价文件的要求，并经双方协商一致，达成软件购销合同：

档案数字化加工系统服务合同


甲方：中国热带农业科学院科技信息研究所 合同编号：

乙方：

签定地点：

根据《中华人民共和国合同法》，甲乙双方本着友好合作、互惠互利的原则，在明确了甲乙双方的权利、义务以及法律责任的情况下，甲方拟委托乙方为其进行 档案数字化加工系统服务工作，经协商签订如下合同：
一、服务内容
1.档案类别：科研档案。
2.服务内容：对上述档案类别进行数字化加工系统服务工作
3.服务时间：
开工日期： 年 月 日
竣工日期： 年 月 日
期 限： 月
二、档案数字化加工服务内容及价款：
详见附件一
三、付款方式
1、付款方式：
在项目整体验收后7个工作日内,经甲方确认后，支付合同总金额￥ 00.00，即 万元整。
2.乙方账户信息：
开户行：
账户：
账号：
四、服务质量
1.按照国家档案局《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《电子公文归档管理暂行办法》执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。
2.在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。
3.根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
4.档案采用24位真彩300dpi进行扫描，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描后的图像，进行原始文件大小的裁边。
5.对案卷的卷内目录信息录入，把目录信息录进南大之星档案管理系统。
6.原始档案如采用缝纫机装订的不拆除，最大程度扫描原始文件。三孔一线装订的根据情况拆除扫描，再进行还原装订。
7.储存格式为（TIFF/JPG/PDF），将每份文件的所有JPG扫描图像合并成一个PDF文件；对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。
8.文件命名规则：根据甲方要求进行文件命名并进行校对，并将所有文件上传南大之星系统。
五、验收
1.乙方完成数字化加工服务后向甲方提出验收申请，甲方须在7个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。
2.以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、文件及数据挂接的总体质量。
3.目录与原文挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99%以上时，给予验收通过。合格率=抽查合格的文件数/抽检文件总数*100%。
4.抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间内完成，达到验收要求。
5.验收合格后，甲乙双方在验收文件上进行签字确认。
六、档案归还
在项目验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈画或涂改等应申报甲方进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。
七、甲方责任
1．负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。
2. 客户提供用于档案数字化的工作机硬盘并自行安装工作现场的监控。
3. 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。
4.负责按照第三条规定的付款方式向乙方支付约定费用。
5. 为乙方服务工作提供必要协助和配合。
八、乙方责任
1. 在约定期限内未甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。
2. 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。
3. 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，配证上岗、文明工作。严格尊守国家有关档案保密制度。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。
4. 提供本次加工项目的人员及硬件设备，并完成加工场地硬件设备的搭建。
九、合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合同内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更，任何一方不得擅自变更合同内容，否则视为违约。
十、违约责任
1.在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同任何条款，否则视为违约，违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。
2．若有特殊原因须单方面解除合同，应事先取得另一方的谅解及书面同意，否则，任何一方擅自解除合同，除应承担给对方所造成的经济损失外，还应赔偿对方相当于合同总金额20%的违约金。
3.其他责任参照《中华人民共和国合同法》及相关法律法规。
4.遇不可抗拒因素造成乙方未能及时完工，乙方不承担任何责任。
十一、争议解决方式
本合同如发生纠纷，双方应协商解决，协商不成时，任何一方均可按以下方式处理：（1）申请签约地所在地仲裁委员会仲裁。（2）向签约地所在地人民法院起诉。
十二、合同效力
本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份。合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，做出补充协议，补充协议与本合同具有同等效力，本合同传真件有效。未尽事宜，双方协商解决。
十三、签字及盖章
对于本合同的任何修改须采用书面形式并经双方签字盖章后方为有效。

	甲方	乙方
单位名（章）	中国热带农业科学院科技信息研究所
联系方式
代表人签字
日期

附件一：档案数字化加工系统服务清单：

序号	货物名称	基本描述	计量单位	数量	单价（元）	金额（元）
1	档案图纸扫描	科研档案数字化	页	140000
总计	大写： 万元整

五、报价文件主要格式
（一）报价申请函

致：中国热带农业科学院科技信息研究所：
根据贵方catas10-2017-0405询价采购文件，正式授权下述签字人 (姓名和职务)代表 （报价供应商名称），提交文件正本一份，副本一份。
据此函，签字人宣布同意如下：
1、按照询价采购要求的总报价为： （大写） 元人民币。
2、我方同意提供贵方可能要求的与本次询价有关的任何证据或资料。
3、一旦成交，我方将根据询价采购文件的规定和我方的承诺严格履行合同。
4、我方决不提供虚假材料谋取成交，决不采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，决不与采购人、其它供应商或者采购中心恶意串通，决不向采购人、政府采购中心工作人员和评审专家进行商业贿赂，决不拒绝有关部门监督检查或提供虚假情况，如有违反，无条件接受贵方及相关管理部门的处罚。
地 址： 电 话：

供应商名称： （公章）

供应商授权代表姓名（签字）：

日 期： 年 月 日

（二）询价报价单格式
报价单位名称（盖章）： 项目编号：catas10-2017-0405
联系人： 联系方式：

报价公司
联系电话
项目名称	《我国早期橡胶科研档案的数字化和信息化》项目
加工内容	要求描述	数量（张）	单价（元/张）	总价（元）
折卷整理	主要包括拆除扫描对象装订线及加固件、平整页面、编制页码、修复老化和破损程度高的页面、登记特殊页面等内容	140000
目录录入	将已有的目录输入南大之星档案管理系统
扫描	采用24位真彩300dpi进行扫描，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
图像处理	保证数字化图像清晰、立正，准确地反映档案原件的原始面貌。扫描后的图像，进行原始文件大小的裁边
数据关联	将每份文件的所有JPG扫描图像文件合并成一个PDF文件；按南大之星系统特定格式进行命名并校对
质量检查	对输入目录及扫描图像的质量检查。
挂接	将所有形成的PDF文件批量上传南大星系统
数据备份	提供数据备份服务
总报价	人民币：

注:1. 以上报价为档案数字化费用。
2.技术指标内容应与询价文件的要求相对应，且有准确的描述。
3. 此表经签字盖章后，装入报价专用袋内密封。
4. 委托代理人需有委托书（格式见本文件五），一并密封于专用袋中。

********8">（三）询价单位法定代表人资格证明书格式
法定代表人资格证明书
姓名：职务：
身份证号：，
系（报价单位名称）的法定代表人，特此证明。


报价单位：
（盖章）

（四）报价单位法定代表人授权书格式
授权委托书
本人（姓名）系（报价单位名称）的法定代表人，现授权（姓名）（以下称“授权代表”），以本公司的名义参加中国热带农业科学院档案馆《我国早期橡胶科研档案的数字化和信息化》项目询价活动， 签署一切文件和处理与之有关的一切事务。
我公司对授权代表的上述一切行为及其相应的法律后果负全部法律责任。
在撤销授权的书面通知到达以前，本授权书一直有效。授权代表签署的所有文件（在授权书有效期内签署的）不因授权的撤消而失效。
授权代表无权转委托。

授权人： （签字） 授权代表:（签字）
报价单位公章
日期: 年 月 日 日期: 年 月 日


（五）评分办法
本采购项目采用经评审最低价法进行评审，询价单位将推荐经评审报价最低的报价单位为成交单位。