尊敬的供应商：

根据《中华人民共和国政府采购法》的规定，庐阳区政府采购中心受庐阳区档案局的委托，就庐阳区档案馆信息化建设配备软件及硬件设备采购项目以竞争性谈判的方式进行政府采购，望给予复函：

一、采购项目内容：

第一包：庐阳区档案馆信息化建设配备硬件设备， (含人员培训、系统安装、调试和售后服务等)，采购清单见附件。

第二包：庐阳区档案馆信息化建设软件平台及数字加工费用，包括条目录入、文件整理和扫描。

业主联系人：赵飞 0551－*******

二、 供货期要求：

8月20日安装验收完毕，交付使用。

三、对软件的要求：（第二包）

1、数据库要求：SQL Server 2000 或Oracle数据库。

2、系统要求：

⑴、具有C/S和B/S架构，动态数据读取；软件在OS上具备兼容性，能适应Windows XP 、2003、Vistar等的各个版本。

⑵、档案软件符合国家档案局2001年6月5日发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》中的各项要求；安全、稳定、易用，系统尽量人性化和美观化。

3、系统特点要求：

⑴、界面美观易用，操作方便易掌握，实现原文管理。

⑵、系统维护模块应包含：权限管理、数据维护（应具备添加和删除、修改备份档案等）、档案设置（应包含全宗设置、分类表设置、档案库设置、文件库设置和报表维护）、数据字典维护（具备字段的添加、删除、修改等）、参数设置和密码修改等功能。

⑶、档案库管理：应具备档案类型添加、删除、修改等模块。

⑷、报表维护包括档案类型统计项、文件统计项、专题信息统计项、自定义统计项、固定统计项、综合管理统计项和模板管理。

⑸、系统应在安全性上加强管理，提供用户账户和本机绑定功能，且所有用户能根据角色和所属机构访问不同权限的数据。

⑹、文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。

⑺、检索是档案管理员日常的工作之一，系统应为用户提供方便、快捷、多功能、多方面的查询工具。

⑻、强大的报表系统：各种报表均能够实现正确、迅速统计，所有输出的报表均能自动排版、数据统计。

⑼、应具备数据的批量修改、档案的批量导入、批量导出等功能，还应有数据库的备份、还原等功能。

⑽、调整案卷及卷内文件顺序。

⑾、数据管理功能按钮主要包含菜单栏、工具栏、档案目录树、数据区等部分。并且可以根据企业需要随意添加、删除、修改档案类型节点

⑿、可提供使档案管理人员对大量归档信息方便地提供用户使用进行提炼、使用管理等方面的功能。包括：档案检索、借阅管理、统计年报、档案编研和光盘制作等功能，其中光盘制作应能支持自定义光盘容量和自带浏览器。

⒀、在物理隔断内网上使用的同时，能够导出可公开部分的数据提供外网条目级查询功能。

⒁、能够将庐阳区档案局正在使用的原档案软件中的数据安全、完整的导入新软件系统，同时支持将主流格式的数据导入软件（如EXCEL、WORD等）。

⒂、在文件及档案管理过程中，应能对流程进行管理，帮助管理人员实现文件流程审批。

⒃、系统应能自动记录系统使用及网页查询相关操作，并生成日志。

⒄、投标单位在提供档案管理软件产品同时，应出具国家档案局推荐产品证书以及省内重点客户名单。

4、服务：

⑴、系统维护管理培训：对系统管理员进行与系统相关的网络、主机、设备及系统软件的安装、设置、管理和日常维护的培训。

⑵、应用软件使用培训：对软件系统管理员进行与应用软件相关的高级培训（包括定制、备份和日常的维护）；针对普通用户进行系统的操作使用培训。

⑶、主要培训内容：网络操作系统的安装及设置；数据库服务器的安装、设置及维护；软件系统的使用。

⑷、培训方式：

1）集中培训：对系统管理人员和技术骨干进行集中培训。

2）现场培训：对使用人员进行培训，具体方式同庐阳区档案局协商。

⑸、技术服务要求：

l 保证所有产品由原厂商提供

l 保证所有产品由正规渠道向庐阳区档案局提供

l 保证所有软件产品为正版软件向庐阳区档案局提供

l 保证所提供的应用软件满足庐阳区档案局需求

l 保证所提供产品不存在任何知识产权纠纷

l 保证在合同期内完成项目实施

l 为庐阳区档案局提供技术人员的培训

l 保证技术服务的质量和人员素质

l 保证服务响应速度（即时电话响应，8小时内上门，24小时内解决问题）

l 为庐阳区档案局提供至少三年的免费售后服务和软件升级服务（报价时须提供免费期年限以及期满后售后服务和软件升级服务费用报价）

⑹、数字化加工服务要求：

投标供应商应具备提供档案数字化加工服务能力，包括条目录入、文件整理和扫描（投标时一并提供相关报价和加工工艺标准），以便后期为庐阳区档案局提供数字化加工服务。

四、供应商资格要求：

　 1、具有独立承担民事责任能力的企业法人；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行本项目合同的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中无重大违法记录；

6、所投产品的代理证明或生产厂家的授权证明；

7、具有本地化项目实施及售后服务的能力；

8、具备档案数字化加工服务能力；

9、若供应商不是软件生产厂家，则必须有从事档案信息化建设服务和技术支持的成功案例和相关经验。

五、供应商须提交的谈判资料（投标文件）内容

1、法人代表授权书（详见格式一）原件；

2、经年检有效的营业执照和税务登记证(复印件加盖公章)；

3、报价表；单位加盖公章，报价中包含：安装、调试、技术培训及售后服务、税金等费用。

4、提供连续培训的时间、技术支持及售后服务承诺等方面的详细说明。

5、国家要求的从事该行业的证明文件。

6、供应商所投软件在相关部门使用的成功经验的相关证明。

7、其他谈判供应商认为合适的资格证明材料（如果有的话）；

8、贵公司愿意说明的与本次设备采购有关的其他问题，如要求业主承担的配合工作等.

六、谈判时间和地点

1、谈判日期：2008年8月13日15时00分

2、谈判地点：庐阳区政府七楼709办公室

3、接收投标文件日期：2008年8月13日15时30分，提前、逾期递交的投标文件或不符合规定的投标文件恕不接受。（投标文件要求正本 1 份，副本 1份，必须密封且外信封盖有骑缝章）

七、谈判保证金办理方式：

1、参加谈判的供应商应在谈判开始之前，提交金额为5000元人民币的谈判保证金，（不分包计算）作为谈判的一部分。谈判保证金采取现金形式。信封密封且盖有骑缝章。

2、谈判开始时，对于未按要求提交谈判保证金的报价，采购中心将予以拒绝。

3、采购中心将在成交通知书发出后五个工作日内退还未成交供应商的谈判保证金，在采购合同签订后五个工作日内退还成交供应商的谈判保证金，不计利息。

4、下列任何情况发生时，谈判保证金将不予退还：

1） 成交供应商未在规定期限内签订合同；

2） 成交供应商未在规定期限内提交履约保证金。

八、谈判的评审方法及标准：

第一包采用“有效最低价法”评审，第二包采用“排序法”评审。

有效最低价法：以价格为主要因素确定成交候选供应商，即在全部满足谈判文件实质性要求（包含资格条件、供货周期以及谈判过程中对工程内容、方案的补充和修改等）前提下，根据各家最终承诺报价由低到高排出各包成交候选供应商。

如果最低报价或次低报价出现两家或两家以上者，且均通过评审小组评审，则确定交货工期承诺最短者为成交单位或成交候选人，如果交货工期承诺也一样，则采取评委投票方式确定成交单位或成交候选人。

“有效最低价”主要考虑：①报价是否响应招标文件的实质性要求；②报价是否会降低招标文件规定的质量、工期、服务内容、功能要求；③报价是否会低于投标成本；④是否有重大缺项漏项或错项。投标人不得以低于成本价的价格投标；不合理的低价投标无效。

排序法：在全部满足谈判文件实质性要求前提下，谈判小组综合考虑各供应商提供的软件解决方案分别进行评审，根据软件产品相应性能、稳定性、成功案例以及供应商的服务等综合指标等对各报价人进行排序，以名次最前的供应商作为成交侯选供应商。最终中标人，待实地考察后予以确定。

谈判活动中，每位参加谈判的供应商均给出最后一次书面说明和最终承诺报价的机会。谈判小组将根据谈判情况对供应商进行排序并根据排序结果推荐候选供应商，排第一名的计3分，排第二名的计2分，排第三名的计1分。

九、供应商须知

1、供应商应确保其所提供的谈判资料的真实性、有效性及合法性，否则，由此引起的任何责任由其自行承担。

2、招标人提供的样品为招标文件的一部分。为保证谈判活动顺利进行，供应商应派相关技术人员进行现场答疑。

3、谈判小组首先将对各供应商基本资格进行符合性审查，同时对谈判资料的响应性进行初审，未通过初审的供应商将不参与谈判，不进入详评。

4、谈判小组将与供应商就产品报价、售后服务等内容进行谈判。供应商最终承诺报价是签订合同的最终依据。

5、成交供应商应在合同签订前向庐阳区档案局提交合同总价5%的履约保证金（安装、调试、运行验收合格后30天内退还）。

6、采购双方必须严格按照谈判文件、投标文件及承诺签订采购合同，不得擅自变更。对任何因双方擅自变更合同引起的问题采购中心概不负责，合同风险由双方自行承担。

7、供应商对本函如有不清楚之处，请及时与我中心联系，我中心将尽快予以答复。

十、付款方式

安装完毕验收合格后付合同总价的95%，余款做为质保金，质保期满后无息退还。

十一、联系方法

单位：合肥市庐阳区政府采购中心

地址：合肥市濉溪路295号区政府办公楼709室

联系人： 武宁 电话（传真）：****-*******

庐阳区政府采购中心

2008年8月8日

附件1：（第一包）

档案局信息化建设硬件设备清单

设备名称

型号及配置

数量

品牌意向

服务器

曙光A620RFX/机型:机架式2U/处理器:2*AMD Opteron2350四核CPU/内存:4*2GB Registered ECC DDRII 667内存，16根内存插槽，最大支持64GB/网络:2*1000M自适应以太网卡/存储控制器：外插独立SAS阵列控制器，支持SAS RAID 0,1,5,6/硬盘:3*300GB SAS 3Gb/s 15Krpm,RAID1,6硬盘插槽埠/电源：600W 1+1冗余电源 /扩展槽位：标配2个PCI-E、3个PCI-X和1个PCI扩展槽，扩展性强，支持DCMM2监控管理软件/服务:原厂商五年全免费上门维护服务,CPU内存等部件五年免费质保,提供原厂授权和售后服务承诺原件/其他：机架上架导轨、USB软驱、16xDVD刻录机、鼠标、键盘

1台

服务器显示器

19寸液晶显示器（响应时间小于5毫秒）

1台

三星、飞利浦、优派

交换机

D-LINK DES-1016R(16口10/100M机架)

3台

电脑

笔记本（Dell Inspiron 1420-黑色套件/酷睿2双核T7250/14.1WXGA显示器/2G双通道DDR2 667内存/160G SATA硬盘/8xDVD+/-RW 光驱/8400M GS 128M显卡/1395 802.11g网卡/9芯电池/电源适配器/原装戴尔笔记本包/其它：罗技鼠标、KINGMAX U-Drive 8G优盘）

1台

台式机（Dell Inspiron 530-酷睿2四核Q9300处理器/19寸液晶显示器（模拟和数字接口）/4G双通道DDR2 800内存/500G+500G SATAⅡ双硬盘/16xDVD+/-RW SATA光驱/ATI HD 3650 256M显卡/集成声卡、网卡/USB鼠标、键盘/无音箱/Windows Vista Home Basic）

1台

台式机（Dell Inspiron 530n -酷睿2双核E6550处理器/19寸液晶显示器（模拟和数字接口）/2G双通道DDR2 667内存/320G SATAⅡ硬盘/16xDVD光驱/ATI HD 3450 256M显卡/集成声卡、网卡/USB鼠标、键盘/无音箱/Linux）

2台

UPS

山特 C1KS

1台

机柜

18U服务器机柜（600*900/冷压钢板/1个机柜托盘/1个键盘托架）

1部

曙光、康达、图腾

辅材

原装AMP超五类非屏蔽双绞线1箱，水晶头1盒，原装AMP超五类模块含底盒、面板10个，扎带、胶带、公牛电源插板5个

安装调试及税费

安装操作系统、组内网、联接外网

合计：

说明：

1、服务器、交换机的选择全部为机架式，以便安装于机柜内，节省空间。

2、由设备供应商负责安装、调试所有设备，并于软件供应商配合联调。

3、服务器由原厂商负责免费上门安装及技术指导，并进行相关培训。

4、对系统管理员进行与系统相关的网络、主机、设备及系统软件的安装、设置、管理和日常维护的培训。

5、清单中各项报价均须报全，漏报或不报视之为免费赠送。

格式1

法人代表授权书（原件）

致：庐阳区政府采购中心

本授权书声明： （投标人名称）的 （委托法人代表姓名、职务）授权 （被授权人的姓名、职务）为我方就＂庐阳区档案馆信息化建设软件及硬件设备采购项目＂投标活动的合法代理人，以我方名义全权处理与该项目投标、签订合同以及合同执行有关的一切事务。

特此声明。

委托法定代表人签字盖章：

职 务：

单位名称：

代理人（被授权人）签字盖章：

职 务：

单位名称：

投标人名称：

（公章）

日 期：

格式2：

庐阳区档案馆信息化建设软件及硬件设备

采购项目最终承诺报价书

投标单位

最终报价

（单价、总价）

（详见备注说明）

（单价）人民币小写：

人民币大写：

（总价）人民币小写：

人民币大写：

供货期

合同签订后 日历天供货完毕

质保期

优惠说明

其他说明

投标单位： 单位盖章或代理人签字：

年 月 日

注：

1、本页<最终报价书>由竞标人在谈判现场依谈判情况填写，无须放置在投标文件中。