南京医科大学档案数字化加工招标文件

招标书编号：NJMU-********-1

一、项目概况

（一）项目概述

本项目内容主要是对我校档案馆、校史馆馆藏档案进行数字化加工，中标单位提供档案扫描加工平台和相关硬件设备；我方提供场地，由中标单位负责对档案馆、校史馆馆藏档案进行数字化扫描。按单价进行报价，按实际建库数量结算。

数字化加工内容：

（二）加工规范与相关技术要求

1、纸质档案数字化加工包括：前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份等；

2、严格遵守并达到各项行业标准：参照国际标准化组织2005年12月颁布的国际标准《ISO19005-1文件管理-电子文件长期保存格式 第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》的要求，严格按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》中相关技术标准执行，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

3、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

4、扫描要求

（1）提供两套数据，一套JPG格式；一套双层PDF格式。

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。

（3）普通文本按≥300dpiRGB真彩色扫描，每个文件合成一个PDF文档；印刷体文书档案要求制作成双层PDF文件；扫描后图像没有明显的墨迹；图像缩放100%。照片扫描像素为600dpi以上；工程图纸、校报≥300dpiRGB真彩色进行扫描；录像带数字化转存视频格式为MPEG2（8M码流）文件，不得出现由于数字化引起的马赛克、黑屏等现象。

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

（5）对出现偏斜的图像进行纠偏处理，电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

5、光盘刻录：将JPG、PDF、MPGE格式的图象数据和目录数据刻录DVD光盘两套（具体要求见《中央档案馆档案数字化数据接收基本要求（暂行）》），并对光盘编目。光盘要求为名牌金盘，费用计入中标方总费用。

6、档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件（按国家一级档案馆的规范和要求进行整理和馆藏）。

7、扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

8、中标方自带全部工程设备,自觉遵守档案馆相关的管理规章；档案馆提供工作场所。

9、人员：档案数字化工作人员需达到4人以上，均要有很高的纪律性和自觉性；中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外），不可因为抢工期等原因而私自增加或减少人员。

10、设备：初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好（至少要配备3台A3高速扫描仪，一台Contex工程图纸扫描仪，6台内存4G以上的高性能电脑），且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

11、其他要求

（1）档案目录录入：对已有的卷内目录应按要求进行录入，并进行校对，确保准确，确保档号与题名的完整；检查出不合格情况及时返工重做；

（2）纸质档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准；

（3）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；

（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求；

（5）中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份；

（6）数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至档案馆档案管理系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应。

（7）数据校对整理：对原因的电子档案数据在系统中按规则进行校对和整理。

二、招标基本要求

1、无论投标结果如何，投标人自行承担所有参加投标有关的全部费用。

2、本文件中的招标人为档案馆，亦称买方；投标人系指具备相应资质供货商，具有独立法人资格和工商部门颁发的营业执照、具有生产厂商的授权代理证书、具有本设备安装调试和软件开发的实施经验、技术力量及良好的信誉；中标人系指最后中标的投标人，亦称卖方。

3、投标人应详阅招标文件中的所有条款、格式、表格、条件及规范。如果不按招标文件要求提交投标文件和资料，其风险应由投标人自行承担，并根据有关条款规定，其投标文件被视为废标。

4、投标人被视为充分熟悉本招标项目所在地的各种情况以及与履行合同有关一切其他情况，包括自然环境、气候条件、劳动力及公共设施等，本招标文件不再对上述情况进行描述。

5、投标人须为具有提供本次采购服务的能力并有着良好的商业信誉和财务状况的中国境内独立法人，无外资背景，在南京或江苏有分支机构（以注册信息为准）。具备较强经济、技术、设备等实力和良好的社会信誉，公司注册资金100万元以上，具有相应规模的数字化加工和档案信息系统开发建设经验；

6、投标人应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备，具有高校档案数字化加工规模较大项目的经验和业绩，确保有稳定专业的档案扫描数字化加工服务队伍，明确主要参与人员的职责及任务，并附人员简历。

7、投标人根据对本项目的理解，提出相应的具体进度计划安排。在技术文件中明确提出纸质档案数字化加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

8、投标人须在投标方案中明确招标方需提供的加工场地及计算机网络环境等。投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度及措施。

9、质量保证期应由项目验收之日起十二个月。在质量保证期内，乙方应对由于档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据存储、二次软件开发等环节发生的任何缺陷而负责。出现上述情况，乙方应在3天之内，免费负责重新加工。

10、本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位自行解决，档案馆只负责提供制作场地、电源及需数字化处理的档案资料等。

11、于2018年12月底之前完成规定范围内的档案数字化工作 (寒暑假除外)。

12、中标单位需与档案馆签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据《中华人民共和国档案法》追究相关法律责任。

13、中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补上，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

三、标书的基本内容

1、投标人应仔细阅读招标文件，了解招标文件的要求。在完全了解招标货物的技术规范和要求以及商务条件后，编制投标文件。

2、投标文件的构成

2.1技术标的组成：（复印件需加盖公章）

（1）资信证明文件内容：提供本企业资质证书及相关文件，包括投标人营业执照副本(复印件)、法人代表授权书(原件)、企业资信等级证书(复印件)、企业近三年财务报表或审计报告；其他的相关资质证明材料（参照投标单位需满足的基本要求提供相应证明材料）。

（2）成功案例和业绩证明（投标人同类数字化加工和档案信息系统开发建设项目实施情况一览表及对应合同复印件，中标人合同原件备查，如有虚假即为废标）。

（3）投标人针对此项目的投标方案：

①投标人在此明确提出纸质档案数字化加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。（具体协议内容附后）

②明确档案扫描数字化加工服务队伍，明确主要参与人员的职责及任务，并附人员简历。

③投标人针对此项目的具体进度计划安排。明确提出纸质档案数字化加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

④明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度及措施。

（4）投标人明确免费质量保证期和售后服务承诺。

（5）其他承诺（招标人要求详见招标基本要求）。

2.2商务标的组成：

（1）投标函（具体见附件一）。

（2）投标一览表：

①投标人必须响应招标文件的要求，按不同类型、不同幅面、材料报加工的单价；

②投标价应是完成项目范围内的档案数字化加工直至项目通过验收所需的全部费用，否则视作投标人愿意提供免费服务。

③投标人提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明。

④投标报价必须由授权代表签字并加盖投标人公章。

（3）其他投标单位认为有必要提供的资料。

注：投标单位应按以上要求提供资料，未能如实、完整提供的视为无效标。

3、投标书需打印或用不褪色墨水书写，并由投标人或经正式授权并对投标人由约束力的代表签字。

4、技术标书和商务标书按要求分别装订成册。技术标包装袋内装技术标正本一份，副本肆份；商务标包装袋内装商务标正本一份，副本肆份。标书需打印或用不褪色墨水书写，并由投标人或经正式授权并对投标人有约束力的代表签字，统一使用国际标准A4型(210×297mm)公文用纸制作。标书内应有“正本”和“副本”标志，技术标不得含商务报价，否则视为无效标处理，如正本与副本有差异，以正本为准。

四、标书的递交

投标人应将投标书密封装在单独的信封中，且在信封上标明投标项目名称、投标人名称并加盖骑缝章。

五、标书的评议

1、开标原则：

（1）在投标截止时间内没有送达的标书和有与招标文件要求不符的标书在评标时不予考虑。

（2）投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的在评标时不予考虑。

2、评标方式

招标人在对投标人的实力、信誉、价格、业绩及服务等综合因素进行综合评定的情况下确定中标人。对未中标人，招标小组将不作任何解释。评标小组将按下列评分办法进行打分，总分值为100分，包含以下五个方面：

（1）投标报价（40分）；(以所有分项价格的算术平均值为基准价)

（2）实施方案及验收（30分）

（3）技术服务（10分）；

（4）维保服务（10分）；

（5）企业经营业绩、财务情况及信誉情况（10分）。

六、付款方式

中标方完成全部实际工作量并通过招标人验收合格后一个月内支付全款。

七、中标后的履行

定标后，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起5日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再订立背离合同实质性内容的其他协议。

八、签订合同

中标人收到《中标通知书》后，按《中标通知书》中规定的时间地点与买方签订合同。

1、产品订购：中标人须按照招标文件中的具体要求提供产品。

2、于2018年12月底之前完成规定范围内的档案数字化工作。

3、质量保证期为项目验收之日起24个月。在质量保证期内，乙方应对由于档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据存储、二次软件开发等环节发生的任何缺陷负责。出现上述情况，乙方应在3日之内，免费负责重新加工。

4、本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位自行解决，档案馆只负责提供制作场地、电源及需数字化处理的档案资料等。

5、中标单位需与档案馆签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据《中华人民共和国档案法》追究相关法律责任。

6、中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补上，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

九、其他要求

投标人请仔细阅读招标文件，并按要求编制和提交投标文件。

1、投标文件是合同不可分割的一部分，参与投标即视为对本邀标书要求的接受。

2、请投标人务必认真阅读本招标文件，严格遵照标书内容应标，投标书不符合邀标书的要求即视为废标。

3、技术咨询:

联系人：李老师

联系电话：***-********

4、招标文件发布时间：2018年6月22日上午9:00（北京时间）。

5、投标截止时间：2018年 07 月 12日上午9:30 时整前（北京时间）。投标人应在规定的时间内将制作的投标文件一式四份密封加盖公章后送达 新行政办公楼（德馨楼）B323会议室（江宁校区龙眠大道101号，地铁1号南延线南医大-江苏经贸学院站）。

南京医科大学资产和产业管理处

2018年06月22日

附件一：投标函格式

投 标 函

：

(一)根据已收到的南京医科大学档案数字化加工（ njmu-********-1 ）项目的招标文件，我单位将遵照《中华人民共和国招标投标法》等有关规定并根据项目招标文件的规定，经认真研究招标文件后，现作如下投标报价（单价）：

数字化扫描总金额以实际完成建库数量进行结算。

(二) 其他承诺：

(三)贵单位的招标文件、中标通知书和本投标文件将构成约束我们双方的合同。

投标人(盖法人章)：

法定代表人或代理人(签字或盖章)：

日期： 年 月 日