石家庄市西柏坡高速公路档案整理

竞争性磋商文件

项目编号：HBAZ-XBPGS********

采 购 人：石家庄市西柏坡高速公路管理处

采购代理机构：河北安正工程项目管理有限公司

二O一八年七月

目 录

第一部分 竞争性磋商公告

第二部分 竞争性磋商前附表

第三部分 磋商人须知

第四部分 技术规范及要求

第五部分 《竞争性磋商响应文件》格式

第六部分 合同主要条款

第七部分 评审标准和方法

第八部分 补遗书及答疑纪要(待发)

第一部分 竞争性磋商公告

项目名称：石家庄市西柏坡高速公路档案整理

采购项目编号：HBAZ-XBPGS********

第二部分 竞争性磋商前附表

第三部分 磋商人须知

一、总则

1.1 磋商人应自行承担所有与编写和提交《竞争性磋商响应文件》有关的费用,不论磋商的结果如何, 采购代理机构和采购人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。

1.2 如有必要，采购人有权通过意向书，让成交人在合同签字生效前开始必要的技术工作。

1.3 磋商人不得转让竞争性磋商文件。

二、磋商人资格要求

2.1投标人必须符合《中华人民共和国采购法》第二十二条规定；

2.2投标人应具有工商管理部门颁发的年检合格的有效营业执照,许可的经营范围中应包括“档案扫描”、“数字化”或“档案技术服务”。

2.3拟投入本项目人员的至少有2名职员具有省级（含以上级）档案局颁发的《档案培训证》；

2.4投标人需提供2017年会计师事务所出具的《审计报告》；

2.5具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

2.6参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

2.7本项目不接受任何联合体投标。

三、竞争性磋商文件

3.1竞争性磋商文件

磋商人应认真阅读竞争性磋商文件中所有的技术条件、事项、格式、条款和规范等要求。如果没有按照竞争性磋商文件要求提交全部资料或者《竞争性磋商响应文件》没有对竞争性磋商文件做出实质性响应，该磋商有可能被拒绝，其风险应由磋商人自行承担。

3.2竞争性磋商文件的澄清

3.2.1任何要求澄清竞争性磋商文件的磋商人，均应在领取竞争性磋商文件后1天内或开标5天以前以书面形式或传真通知采购代理机构。

3.2.2采购代理机构收到澄清要求后将以书面形式予以答复,并通知所有磋商人。

3.2.3磋商人不得与采购代理机构和采购人私下接触。

3.3竞争性磋商文件的修改

3.3.1在发售竞争性磋商文件后1天内或开标5日前，采购人可主动地或在解答磋商人提出的问题时对竞争性磋商文件进行修改；

3.3.2竞争性磋商文件的修改将以书面形式通知所有购买竞争性磋商文件的磋商人,并对他们具有约束力；

3.3.3为使磋商人在编写《竞争性磋商响应文件》时有充分时间对竞争性磋商文件的修改部分进行研究，采购代理机构可以酌情延长磋商日期；

3.3.4 对竞争性磋商文件的澄清与修改均须经过采购人确认后方可发放。

3.3.5磋商人收取补遗书及答疑纪要后在24小时内向代理机构发传真回函确认。

四、竞争性磋商响应文件

4.1《竞争性磋商响应文件》的编制依据

4.1.1采购代理机构提供的有关资料；

4.1.2本竞争性磋商文件、补遗书及答疑纪要；

4.1.3相关的法律法规。

4.2《竞争性磋商响应文件》格式及内容

4.2.1《竞争性磋商响应文件》应包括本竞争性磋商文件第四部分《竞争性磋商响应文件》格式中所列的内容。

4.3磋商报价

4.3.1报价依据

竞争性磋商文件及提供的技术资料。

4.3.2报价

1)磋商人应在《竞争性磋商响应文件》中的磋商报价表上标明本次报价。只允许有一个报价,任何有选择的报价将不予接受。

2)最终报价表中标明的价格在合同执行过程中是固定不变的,不得以任何理由予以变更。任何包括价格调整要求的磋商，依据本须知规定，将被认为是非实质性响应而予以拒绝。

3）最终报价包括完成本项目所有工作内容所产生的全部费用。

4.4《竞争性磋商响应文件》的有效期

4.4.1《竞争性磋商响应文件》的有效期自开标之日起60日历天；

4.4.2 在原定磋商有效期满之前，如果出现特殊情况，采购代理机构可以以书面形式向磋商人提出延长磋商有效期的要求。磋商人须以书面形式予以答复，磋商人可以拒绝这种要求而不被没收磋商保证金，同意延长磋商有效期的磋商人不允许修改《竞争性磋商响应文件》，但需相应延长磋商保证金的有效期。

4.5磋商保证金

4.5.1磋商人在递交响应文件截止时间前应交纳磋商保证金，此磋商保证金是响应文件的一个组成部分。

4.5.2 磋商保证金应按竞争性磋商文件要求进行提交。

4.5.3未中标磋商人的磋商保证金按照相关规定退还。

4.5.4磋商人有下列情况之一者，磋商保证金不予退还；

4.5.4.1磋商人在参与招标活动期间，违反有关法律法规规定的；

4.5.4.2磋商人在收到成交通知书后，未在规定期限内签订采购合同；

4.5.4.3磋商人在投标截止后撤回其投标的；

4.5.5磋商保证金的返还：

未成交人的磋商保证金,将在成交通知书发出后5个工作日内予以退还。

成交人的磋商保证金,在成交人按规定签订合同并向采购代理机构递交一份合同复印件后五个工作日内予以退还。

4.6如《竞争性磋商响应文件》出现下列错误按以下原则进行修正

4.6.1如果单价和数量的乘积与总价有出入，以单价为准，修改总价；

4.6.2文字表示的数值与数字表示的数值不一致，以文字表达的数值为准；

4.6.3磋商报价构成表与开标一览表不一致的，以开标一览表为准；

4.6.4文字表述与图形不一致，以文字表述为准；

4.6.5正本与副本不一致时，以正本为准；

4.6.6如果磋商人不接受以上对其错误的更正，其磋商将被拒绝。

4.7《竞争性磋商响应文件》的编制要求

4.7.1磋商人磋商时需提供《竞争性磋商响应文件》正本一份、副本四份和电子版1份，胶装成册，磋商人应将《竞争性磋商响应文件》的正本、副本和电子版同时密封于同一密封袋中，保证其密封性，并在密封袋封口处加盖磋商人法人公章作骑缝章；密封袋上注明“（磋商文件中规定的磋商日期及时间）之前不准启封”的字样并加盖单位公章。

4.7.2响应文件封面以及响应文件密封袋正面应写明“项目名称”、“招标编号”、“磋商人名称”等。

4.7.3响应文件必须由专人递交，磋商人应将响应文件按磋商文件的规定进行密封和标记后，按磋商文件中注明的时间和地址送达。

4.7.4《竞争性磋商响应文件》正、副本全部内容，除签字处外，均应打印；

4.7.5《竞争性磋商响应文件》封面或扉页应加盖磋商人公章及法定代表人印鉴或签字。填写《竞争性磋商响应文件》时，不应有删除、添加、改正等修改性内容，保持标书整洁清晰，如发生字迹模糊或含义不清等问题，后果自负。

4.8无效标条件

4.8.1《竞争性磋商响应文件》有下列情形之一的，采购人不予受理：
1) 《竞争性磋商响应文件》逾期送达的或者未送达指定地点的；
2) 未按照竞争性磋商文件的要求编制装订、密封和加盖密封章的；

3) 法定代表人和其授权代表均未到场的；

4）法定代表人参加时未提交身份证原件的；

5）委托代理人参加时未提交身份证原件的；

4.8.2《竞争性磋商响应文件》有下列情形之一的，由磋商小组初审后按无效标处理：

1) 《竞争性磋商响应文件》未按竞争性磋商文件要求加盖单位公章及签字的；

2）授权委托书未加盖单位公章及法定代表人印鉴或法定代表人签字的；

3）法定代表人授权代表出示的有效身份证件原件姓名与授权委托书不符的；

4）未按规定的格式填写，内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的；
5）磋商人递交两份或多份内容不同的《竞争性磋商响应文件》，或在一份《竞争性磋商响应文件》中对同一采购项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效，按竞争性磋商文件规定提交备选磋商方案的除外；
6）未按竞争性磋商文件要求提交磋商保证金的；

7）未实质性响应竞争性磋商文件的；
8）违反法律、法规及有关规定的其它行为。

4.9 《竞争性磋商响应文件》的修改和撤回

4.9.1磋商人在磋商截止时间前，可以修改或撤回其磋商，但磋商人必须同时将修改或撤回的书面通知递交到采购代理机构。

4.9.2磋商人的修改或撤回通知书应按本须知第4.7条规定编制、密封、标记和递交，并应在封袋上加注“修改”或“撤回”字样。

4.9.3在磋商截止期之后，磋商人不得对其《竞争性磋商响应文件》撤回或做任何修改。

五、磋商

5.1开标

5.1.1采购代理机构按照磋商人须知前附表规定的时间、地点组织开标，届时磋商人的法定代表人或法定代表人授权代表必须参加，缺席或不准时到场将视为实质上不响应竞争性磋商文件。

5.1.2有重大偏离的《竞争性磋商响应文件》将被拒绝。

5.1.3开标时，采购代理机构将当众拆封标书，并宣读磋商人名称、磋商报价、服务期限以及采购代理机构认为合适的其他内容。

5.1.4采购代理机构将现场做开标记录。

5.2评标

5.2.1评标的依据

竞争性磋商文件、补遗书及答疑纪要、《竞争性磋商响应文件》。

5.2.2评标原则

评标将严格按照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购实施条例》的有关规定，公平、公正，科学合理的原则进行评标工作。

5.2.3评标组织

采购人和采购代理机构共同依法组建磋商小组，共3人组成。与磋商人有隶属和利益关系的专家不能担任本项目评审专家。

磋商小组成员名单在成交结果确定前应当保密。

5.2.4评标程序

1）无效《竞争性磋商响应文件》。磋商小组首先按照竞争性磋商文件中废标条件剔除无效《竞争性磋商响应文件》。

2）资格评审、符合性评审和综合评审。确认各磋商单位是否按要求提供相关材料，其《竞争性磋商响应文件》是否实质上响应了《竞争性磋商文件》的要求，对实质上响应文件要求的《竞争性磋商响应文件》可进入下一步评审，否则按无效处理。

3) 磋商。磋商小组与通过审查的磋商人作技术和商务磋商。由磋商小组与磋商人作进一步的技术和商务磋商。在磋商中，磋商的任何一方不得透露与磋商有关的其他磋商人的技术资料、价格和其他信息。磋商文件有实质性变动的，磋商小组应当以书面形式通知所有参加磋商的磋商人。

4) 磋商顺序按开标顺序进行。磋商小组应当按照磋商文件约定的程序分别与单一磋商人进行技术和商务磋商。磋商小组将对《竞争性磋商响应文件》中有关问题分别向磋商人进行询问，并要求各磋商人予以答复。重要或复杂问题澄清后，需补充以书面形式，并经法定代表人或其授权人签署。澄清文件将作为《竞争性磋商响应文件》的组成部分。磋商结束后，磋商小组应当要求所有参加磋商的磋商人在规定时间内进行最后报价（须经法定代表人或其授权人签署）。

5) 经磋商提交最后报价的磋商单位，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的磋商单位的响应文件和最后报价进行综合评分。

5.2.5具体评标标准详见竞争性磋商文件第七部分。

5.3《竞争性磋商响应文件》的澄清

5.3.1在评标期间，磋商小组可以要求磋商人对《竞争性磋商响应文件》中含义不明确的内容作必要的澄清或说明,但是澄清或者说明不得超出《竞争性磋商响应文件》的范围或者改变《竞争性磋商响应文件》的实质性内容,澄清或者说明以书面形式提交,并经磋商人的授权代表签字。

5.3.2磋商人的澄清文件是《竞争性磋商响应文件》的组成部分，并替代《竞争性磋商响应文件》中需澄清的部分。

5.3.3磋商小组可以接受《竞争性磋商响应文件》中不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致的或不规则的地方，但这种接受不能影响任何磋商人相应的名次排列。

5.4磋商过程的保密性

5.4.1从磋商之日起至签发成交通知书前，磋商人不得就与其磋商有关的事项与采购代理机构和采购人单独接触。

5.4.2磋商人试图对采购代理机构和采购人的评标、比较或授予合同的决定进行影响，都可能导致其磋商被拒绝。

六、成交通知

6.1成交人确定后，采购人将在 “西柏坡高速公路网（www.jkgsstbx.com)”上，发布中标公示，同时向成交人发出《成交通知书》。

6.2成交通知书发出后，采购人改变成交结果，或者成交人放弃成交项目，应当依法承担法律责任。

6.3在向成交人发出《成交通知书》的同时，采购代理机构同时通知未成交人。不解释落标原因，不退还《竞争性磋商响应文件》。

七、保密和披露

磋商人自领取磋商文件之日起，须承诺承担采购项目的保密义务，不得将因本次采购活动获得的信息向第三人传播。

7、披露

7.1 采购人有权将磋商人提供的所有资料向有关政府部门或评审标书的有关人员披露。

7.2 在采购人认为适当时、国家机关调查、审查、审计时以及其他符合法律规定的情形下，采购人无须事先征求磋商人/中标人同意而可以披露关于采购过程、合同文本、签署情况的资料、磋商人/中标人的名称及地址、投标文件的有关信息以及补充条款等，但应当在合理的必要范围内。对任何已经公布过的内容或与之内容相同的资料，以及磋商人/中标人已经泄露或公开的，无须再承担保密责任。

八、授予合同

8.1授予合同

合同将授予被确定为实质上响应竞争性磋商文件要求且经过评比后确定的成交候选人。

8.2签订合同

8.2.1采购人与成交人将于成交通知书发出之日起30日内，按照《竞争性磋商文件》和成交人的《竞争性磋商响应文件》签订书面合同，采购人和成交人不得再行签订背离合同实质性内容的其它协议。

8.2.2《竞争性磋商文件》、《竞争性磋商响应文件》、磋商人对磋商内容的澄清文件等，均为签订合同之依据，并作为合同的附件。

8.3拒签合同

8.3.1除因不可抗力或招标文件认可的情形以外，成交人拒绝与采购人签订合同的，则按违约处理，对违约方没收其磋商保证金。如对采购人造成损失的，应给予赔偿。采购人可以按照评审报告推荐的成交候选人名单排序，确定下一候选人为中标人，也可以重新开展采购活动。拒绝签订采购合同的成交人不得参加对该项目重新开展的采购活动。

8.3.2如采购人无充分理由而不与成交人签订合同，责令限期整改，给予警告；退还成交人的磋商保证金。

九、询问和质疑

9、磋商人有权就采购事宜提出询问和质疑。

9.1 磋商程序受《中华人民共和国政府采购法》和相关法律法规的约束，并受到严格的内部监督，以确保授予合同过程的公平公正。

9.2 磋商人对磋商文件条款或技术、商务参数有异议的，应当在递交响应文件截止时间前有效期限内通过澄清或修改程序提出。

9.3 磋商人对采购事项有疑问的，可以向采购人提出询问。

9.4 磋商人认为其响应文件未获公平评审或采购过程和中标结果使自己的合法权益受到损害的，应当在知道或者应知其权益受到损害之日起 7 个工作日内提出质疑。

9.5 质疑应当以书面形式向采购人提出，经法定代表人或负责人签字并加盖公章。

9.6 质疑书应当包括以下主要内容：被质疑项目名称、项目编号、招标公告发布时间、质疑事项、法律依据（具体条款）、质疑人全称、法定代表人或负责人签字、盖章、有效联系方式（包括手机、传真号码）。

9.7 按照“谁主张、谁举证”的原则，质疑时应当提供相关证明材料。质疑材料应为简体中文，一式二份。

9.8 有下列情形之一的，属于无效质疑，采购人可不予受理：

（1）未在有效期限内提出质疑的；

（2）质疑未以书面形式提出的；

（3）质疑书没有法定代表人签署并加盖单位公章的；

（4）质疑事项已经进入投诉或者诉讼程序的；

（5）其它不符合受理条件的情形。

9.9 采购人将在收到书面质疑后7个工作日内作出答复或相关处理决定，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。

9.10 供应商进行虚假和恶意质疑的，采购人可以提请政府采购监管部门部门将其列入不良记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并将处理决定在相关政府采购媒体上公布。

9.11 质疑磋商人对采购人的答复不满意以及采购人未在规定的时间内做出答复的，可以在答复期满后 15 个工作日内向政府采购监管部门进行投诉。

十、磋商人违规处罚

10、供应商有下列情形之一的，中标、成交无效，采购人将提请政府采购监管部门，依据政府采购法律法规的规定作出处理：

（1）提供虚假材料谋取中标的；

（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

（3）与采购人、其他供应商恶意串通的；

（4）开标后磋商人撤回其投标的；

（5）在评标期间，影响采购人或评标委员会正常履行职责的；

（6）中标后未按本磋商文件规定签约或与采购人订立背离合同实质性内容的其它协议的；

（7）磋商人未按磋商文件规定和合同约定履行义务的；

（8）法律法规规定的其他事项。

十一、其他

11.1 本竞争性磋商文件根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《中华人民共和国政府采购实施条例》及相关法规编制的，未尽事宜，参照以上法律法规执行。

11.2 成交人领取成交通知书同时需向招标代理机构一次性支付招标代理服务费。

交纳招标代理服务费的标准如下：

成交价×1.5%×98%，由成交人在领取成交通知书时一次性支付给招标代理。

第四部分 技术规范及要求

西柏坡高速公路共三个项目，分别为：高庄至北沟段、北沟至西柏坡段、二环路至霍寨段。投标人需对西柏坡高速公路全线业主形成的文件材料，按照《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》（冀交办【2011】41号）等文件要求进行整理，且顺利通过档案专项验收。本项目服务内容包括档案整理、数字化以及建立电子档案库三项工作。

投标人负责在限定的期限内完成本项目档案的整理工作，将投标人整理完成数字化合格后的数据通过软件接口方式批量转入招标方正在应用的《综合电子档案管理系统》提供利用目录检索和内容检索服务。为保证招标方档案信息成果安全，档案电子数据需加密处理，由中标方负责协调招标方所用档案管理软件研发公司共同完成数据挂接工作，相关费用由中标方负责。

中标方必须确保在数字化加工服务过程中不对档案原件造成二次损伤，保证扫描档案原文图像符合招标方的质量标准。招标方只负责提供扫描场地（含水、电）和办公桌椅，不负责提供扫描用的各类软件和硬件设备，扫描用各类软件和硬件设备由中标方自行解决。

（一） 工程档案整理要求

1、组卷要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

2、工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位、问题等组卷。

3、施工文件按单项工程、单位工程、分部工程、专业、施工部位、桩号顺序组卷。

4、竣工图按单项工程、专业等组卷。

5、监理文件单独组卷，可按单项工程、单位工程、分部工程、专业、施工部位、桩号顺序组卷。

6、竣工验收文件按建设工程项目、单项工程、专业组卷。

7、地质勘查报告单独组卷。

8、竣工测量文件和图纸单独组卷。

9、变更文件单独组卷。

一、立卷遵循下列要求

1.1、每卷装订厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm为宜，如同类文件较多，可将每卷控制在50mm以下。。

1.2、案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷。

二、卷内文件的排序

2.1、文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示和批复、同一文件印本与定稿、主件与附件不能分开，并且批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2.2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

2.3、既有文字材料，又有图纸的案卷，文字在前、图纸在后。

三、案卷编目

3.1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

3.1.1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

3.1.2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写文件正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3.1.3、印刷成册并编有页号的文件不重新编写页号，不装订（去掉金属物）。

3.1.4、案卷封面，卷内目录，备考表不编页号。

四、编制卷内目录应符合下列规定：

4.1、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。

4.2、文件编号：文件制发机关的发文号或图纸编号。

4.3、责任者：填写文件直接形成单位和个人（前期文件填写）。

4.4、文件材料题名：填写文件标题或图纸全称。

4.5、日期：填写文件形成日期（前期文件填写）。

4.6、页次：填写每份文件在本卷的起始号，最后一份文件填起止号（如最后一份文件为单页，可只填一个页号）。

4.7、备注：填写需要说明的问题。

4.8、卷内目录排在案卷内文件首页之前。

4.9、卷内目录应是机读目录。

五、编制备考表应符合下列规定：

5.1、件数：填写卷内文件材料的件数，即卷内目录序号最后数字（施工文件、竣工图卷可不填写）。

5.2、页数：填写文件材料总页数。

5.3、立卷人：由立卷人签字或盖章。

5.4、时间：填写完成立卷时间，年代填写四位数。

5.5、备考表排列在卷内文件尾页之后。

六、编制案卷封面应符合下列规定：

6.1、档号、档案馆号、缩微号、保管期限、密级由档案保管单位填写。

6.2、案卷题名：应简明、准确地概括卷内文件内容。

包括：工程名称：××××——×××高速公路

项目名称：××××——××××标段

卷内文件名称：××××施工文件、竣工图

6.3、编制单位：档案的立卷单位。

6.4、编制日期：填写档案的整编日期（阿拉伯数字填写）。

七、编制案卷目录

7.1、应按国标格式形成标准的案卷目录。

7.2、案卷目录应是机读目录。

八、案卷装订、图纸折叠与档案归档要求

8.1、案卷文字材料必须装订。即有文件又有图纸的案卷要装订。采用线绳三孔左侧装订法（横排文件字头朝左），应整齐、牢固。

8.2、图纸按照《技术制图复制图折叠标准》（）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），手风琴式，图标外露，散装（参照国标）

（二） 档案数字化软件要求

投标人自带一套数字化用正版产品化软件，软件必须具有“识别录入、图像裁剪、图像翻转纠偏、亮度对比度调整、图纸消蓝、 图像去灰底、 彩色图像转换为黑白图像、图像页数自动统计、定时自动扫描”等基本功能。投标人在标书中注明软件名称、放置功能截图，并自备演示设备。招标方可以要求投标方进行现场演示以确定投标方软件技术是否满足招标方要求。

（三） 目录数据库建设标准

档案目录数据库建设遵循“安全保密、分级管理、尊重史实、保持原貌”的原则，投标方要完善项目管理体系，完善项目管理制度、落实岗位责任制，对档案著录和校对全过程进行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

文件级目录数据库建设按照《档案著录规则》（DA/T 18）的标准执行，进行馆藏档案案卷目录和卷内目录著录、校对、保存、备份，建立档案目录数据库。其中，以项目为单位的按项目分级建立多层目录，各层目录根据项目主管行业有关规范保证著录项齐全正确；以卷为单位管理的同时建立案卷级目录和卷内文件级目录，保证案卷信息和卷内文件条目信息著录项齐全正确；以件为单位的建立文件目录，保证文件目录著录项齐全正确。

以卷为单位管理的，案卷信息著录基本项包括：案卷档号、全宗号、期限、年度、机构、案卷题名、卷内文件数量、总页数、起止日期、立卷人、检查人、存放位置。卷内文件条目信息著录项包括：文件档号、全宗号、期限、年度、机构、顺序号、文号、题名、责任者、文件日期、文件页数。

以件为单位管理的，文件目录著录基本项包括：文件档号、全宗号、期限、年度、机构、件号、文号、题名、责任者、文件日期、文件页数、盒号、立卷人、检查人、存放位置。

（四） 电子档案库建设

4.1、电子档案库建设方法

以项目为单位的按项目分级建立电子档案库，卷为最小容量单位，最小容量单位用案卷级档号命名，内含电子档案按下述电子档案命名办法执行：

以卷为单位管理的按全宗号、保管期限、年度建立电子档案库，卷为最小容量单位；最小容量单位用案卷级档案命名，内含电子档案文件按下述电子档案命名办法执行；内含电子档案用文件级档案命名；

以件为单位的按全宗号、保管期限、年度建立电子档案库，盒号为最小容量单位，最小容量单位用全宗号+期限代码+6位以上盒号命名，内含电子档案用文件级档号命名。

4.2、电子档案格式

本项目纸质档案数字化加工格式采用彩色JPEG格式。所有电子档案采集分辨率最低为300DPI。用于仿真复制的推荐分辨率为600DPI以上。

4.3、电子档案幅面

电子档案最终成果采用A4、A3、大幅面三种。A4或小于A4幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A4白底上形成电子档案成果；大于A4小于或等于A3幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A3白底上形成电子档案成果；大于A3幅面的按大幅面处理，保持原样大小形成电子档案成果。

4.4、电子档案质量

电子档案图片成果质量要求如下：

1、与实体卷完全对应、顺序正确、数量正确，不缺页、不多页；

2、电子档案图像完整、清晰，图像居中，无切字、无折角、无歪斜、无黑边、无污影；图片的亮度和对比度适中。

4.5、电子档案对应关系建立

目录数据库与电子档案库图像文件按档号唯一对应，对应关系正确。

中标方负责将档案数字化扫描形成的电子档案数据挂接到招标方的档案信息资源总库（河北科怡档案管理软件FTP原文存储库），要求所挂接的原文数据必须与相应的电子目录一一对应，不能有错挂、串号等现象。

电子档案最终成果采用A4、A3、大幅面三种。A4或小于A4幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A4白底上形成电子档案成果；大于A4小于或等于A3幅面的保持原样大小扫描，扫描后将其居中附在标准A3白底上形成电子档案成果；大于A3幅面的按大幅面处理，保持原样大小形成电子档案成果。 电子档案图片成果质量要求如下：

1）与实体卷完全对应、顺序正确、数量正确，不缺页、不多页；

2）电子档案图像完整、清晰，图像居中，无切字、无折角、无歪斜、无黑边、无污影；图片的亮度和对比度适中。

涉密的档案资料在数字化加工过程中，只需录入或者完善目录数据，不进行数字化扫描。

（五） 成果移交

本项目要求向招标方移交两项经招标方验收合格的电子档案成果：

用于利用的电子档案：一式两份，移动硬盘载体。

包括目录数据库和电子档案图片文件：

1） 目录数据库采用SQL SERVER 数据库，要求与档案馆现用的档案管理系统匹配，附加到档案管理系统中即可正常使用。

2） 本类电子档案按本招标书要求以FTP格式存储，要求对电子文件进行制作水印，水印内容为“西柏坡高速管理处档案”，水印为3号仿宋体字，字体清晰但不能影响内容阅读。电子文件要求进行数字签名，能够识别出原件还是篡改件。电子文件要求进加密处理。标书中应提供样本。

3） 目录数据库和电子档案要实现匹配对应，附加到招标方现有的档案管理系统中即可正常使用。

用于保存的电子档案：一式两份，移动硬盘载体。

包括目录数据库和电子档案图片文件。

1） 目录数据库采用SQL SERVER 数据库，要求与档案馆现用的档案管理系统匹配，附加到档案管理系统中即可正常使用。

2） 本类电子档案按本招标书要求以FTP格式存储，要求电子文件保持原貌。标书中应提供样本。

3） 目录数据库和电子档案要实现匹配对应，附加到招标方现有的档案管理系统中即可正常使用。

（六）进度要求

中标方在中标公示结束后10个工作日内人员和设备必到场，本次招标项目目标须在4个月内完成（自合同签订之日起计）。

（七）保密要求

中标方应制作保密制度和项目组工作纪律，在工作期间必须遵守任务国家及招标方相关保密制度。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄露、传播；不得无故查看及讨论档案内容。工作人员未经同意，不得进私自携带任何存储介质进入或离开工作现场。

档案数字化加工产生的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、纸质资料和各类数据存储介质在项目结束时，必须完整移交招标方。中标方在项目开展过程中使用硬盘等存储介质在项目验收后，拆卸交由招标方所有。

（八）售后服务条款

验收后数据在日常查询利用时发现问题，应马上整改。

项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务，中标人需自带设备和人员上门提供一年的的免费服务。无论在质保期内还是质保期满后，中标人负责对其实施的项目提供7×24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。6小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。

免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

采购人如有其他系统需要和加工数据衔接，中标人技术服务和技术支持已经包含在合同内，并对保证数据不受影响作出承诺。

各投标方视自身能力在投标文件中可提供更优、更合理的售后计划和内容。

第五部分 《竞争性磋商响应文件》格式

封面

正本或副本

石家庄市西柏坡高速公路档案整理



响应文件











项目名称:石家庄市西柏坡高速公路档案整理

项目编号：

响应单位名称：（公章）

法定代表人或授权委托人：（签字）

年 月日

目录

一、报价一览表

二、承诺函

三、报价明细表

四、企业概况

五、资格证明材料及其他证明资料

六、项目实施方案

七、类似业绩

八、其他证明文件

一、磋商报价一览表

说明：磋商报价一览表在磋商现场当众宣读，磋商人应将所有要求内容填写清楚，准确无误，否则后果概不负责。

二、承 诺 函

石家庄市西柏坡高速公路管理处：

我们收到贵方 竞争性磋商文件（项目编号：），经详细研究，我们决定参加该采购项目的磋商。并授权（姓名、职务），全权代表我磋商人提交下述文件正本一份，副本四份，电子版U盘1份。并同时宣布愿意遵守下列条款：

1)承认和愿意按照竞争性磋商文件中的各项规定和要求，提供服务。磋商报价为（大写）：(￥元)，服务周期。质量标准。

2)愿意按照《合同法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》及《中华人民共和国政府采购法》履行自己的责任和义务。

3)如果我们响应文件被接受，我们将履行竞争性磋商文件中规定的每一项要求，按期、按质、按量完成任务。

4)我们愿意提供采购人在竞争性磋商文件中要求的所有资料。

5)我们理解，最低报价不是中标的唯一条件。

6)我们同意按竞争性磋商文件规定，交纳元的磋商保证金。遵守本竞争性磋商文件要求的各项规定。

7)我方的响应文件在开标后60日历天内有效。

磋商人：（公章） 法定代表人：（签字或盖章）

年 月 日

三、报价明细表

合计

总价（大写）：

磋商人名称（公章）：

法定代表人或授权委托人签字：

注：1、所有价格应按“磋商文件”中规定的货币单位填写；

2、总价应为以上各分项价格之和；

3、此表应经法定代表人或授权委托人签字，并盖上磋商人公章。

五、资格证明材料及其他证明资料

1、法定代表人身份证明书（法定代表人参加时使用）

2、法定代表人授权委托书

3、法定代表人和其授权代表有效身份证件复印件

4、营业执照副本（复印件加盖公章）

5、交纳磋商保证金缴纳证明（复印件加盖公章）

6、2017年会计师事务所出具的《审计报告》（复印件加盖公章）；

7、拟投入本项目人员的《档案培训证》（复印件加盖公章）；

8、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（2018年任意三个月的）；

9、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录声明；

11、磋商人认为有必要提供的其它文件

（注：以上4-8响应文件中附复印件，磋商现场提供原件，未提供原件或原件与复印件不一致不能通过资格审查）

1、法定代表人身份证明书

单位名称：

单位性质：

地 址：

成立时间：年月日

经营期限：

姓 名：性别：年龄：职务：

系的法定代表人。

特此证明。

磋商人： （盖章）

年月日

注：法定代表人本人参加的，需提供法定代表人本人有效的居民身份证、法定代表人身份证明书和营业执照等证件原件。

2、法定代表人授权委托书

石家庄市西柏坡高速公路管理处：

本授权书声明：（磋商人）的（法定代表人姓名、职务）授权（被授权人的姓名、职务）为本公司的合法代理人，就项目磋商及合同的签订，以本公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于年月日至年月日有效，特此声明。

被授权代表情况：

姓 名：职务：

居民身份证号：

联系电话：

被授权代表签字： （签字）

磋商人：（公章） 法定代表人：（签字或盖章）

年 月 日

注：1、法定代表人授权书需单独提供一份，以备开标现场核验。未按要求单独提供法定代表人授权书的为不合格磋商人。

2、如法定代表人参加不需要提供本授权书，法定代表人授权代表人参加只需提供本“法定代表人授权书”和授权代表人的身份证原件。

3、法定代表人和其授权代表有效身份证件复印件

4、营业执照副本

5、交纳磋商保证金证明

6、2017年会计师事务所出具的《审计报告》

7、拟投入本项目人员的《档案培训证》

8、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（2018年任意三个月的）

9、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录声明

10、磋商人认为有必要提供的其它文件

六、项目实施方案

磋商人依据本项目内容及要求制订切实可行的实施方案。

1、总体服务方案

2、公司组织机构设置、内部管理制度及人员配置。

3、质量保证措施。

4、售后服务承诺

5、其他。

（1）拟投入本项目负责人简历（格式）

磋商人：（盖单位章）

法定代表人（或委托代理人）： （签字）

年 月 日

说明：1.附：身份证、档案培训证、学历证书等复印件。

（2）拟投入本项目工作人员组成表（格式）

磋商人：（盖单位章）

法定代表人（或委托代理人）： （签字）

年 月 日

说明：1.本表人员的更换须经采购人的同意，擅自更换或不到位均属违约行为。

2.附：身份证复印件及档案培训证等。

七、类似业绩

（以签订的合同为准）

近 5 年完成的类似项目情况表

项目名称

项目所在地

发包人名称

发包人地址

发包人电话

项目负责人

合同价格

服务期限

项目描述

备注

注：1. 磋商人应提供 2013 年 7 月 1 日至 2018 年7 月1 日（以合同协议书签订日期为准）已完成的类似服务情况。每张表格只填写一个项目，并标明序号。

2.本表后应附合同协议书的复印件，现场提供合同原件，未提供原件或原件与复印件不一致不得分。

3.如近年来，磋商人法人机构发生合法变更或重组或法人名称变更时，应提供相关部门的合法批件或其他相关证明材料来证明其所附业绩的继承性。

八、其他

第六部分 合同主要条款

签订合同时双方协定

第七部分评审标准和方法

一、评标定标原则

根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》及有关规定，坚持公平、公正、科学择优的原则，反对不正当竞争。

二、评标组织

评标由采购人依法组建的磋商小组负责，磋商小组由技术、经济、管理等有关方面的专家，共3人组成。与磋商人有利益或隶属关系的专家不能担任评委，磋商小组组长由全体成员选举产生。

三、评审程序

磋商小组首先按文件要求对各磋商人的《竞争性磋商响应文件》进行资格评审、符合性评审和综合评审，确认各磋商单位是否按要求提供相关材料，其《竞争性磋商响应文件》是否实质上响应了《竞争性磋商文件》的要求，对实质上响应文件要求的《竞争性磋商响应文件》可进入下一步评审，否则按无效处理。

（1）评委如有疑问，将提出质询，磋商人答疑，书面澄清有关问题，但不允许对《竞争性磋商响应文件》进行实质性修改。

（2）根据对《竞争性磋商响应文件》审核结果及质询答疑情况，依据《竞争性磋商文件》及有关规定对价格进行评审。

（3）磋商小组对各磋商人的《竞争性磋商响应文件》内容进行磋商。磋商小组应当按照磋商文件约定的程序分别与单一磋商人进行技术和商务磋商。磋商小组将对《竞争性磋商响应文件》中有关问题分别向磋商人进行询问，并要求各磋商人予以答复。重要或复杂问题澄清后，需补充以书面形式，并经法定代表人或其授权人签署。澄清文件将作为《竞争性磋商响应文件》的组成部分。磋商结束后，磋商小组应当要求所有参加磋商的磋商人在规定时间内进行最后报价（须经法定代表人或其授权人签署）。

（4）经磋商提交最后报价的磋商单位，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的磋商单位的响应文件和最后报价进行综合评分。按照排序由高到低的原则确定成交人。如出现两个或两个以上排名第一的供应商，以最后报价最低者确定第一成交侯选人。第一的中标候选人因故放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，以此类推或者依法重新组织招标。

（5）磋商小组出具评标报告，报平山县政府采购管理办公室备案。

（6）招标代理及采购人向成交人发放成交通知书。

四、资格评审、符合性评审和综合评审内容

1、资格评审

1、资格审查时企业必须出具以上所有资料的原件。

2、以上资料未提供原件或原件与复印件不一致的不能通过资格审查。

3、以上各项有一项不合格资格审查结论即为不合格，未通过资格审查的磋商人将被取消投标资格，通过资格审查的磋商人进入评标阶段。

2、符合性评审

3、综合评审（100分）

3.1磋商报价（30分）

3.2项目实施方案及专业能力打分（70分）

评分规则：

1、评标必须严格按本办法规定执行。

2、评分计算保留2位小数，第三位小数四舍五入。

3、评分计算出现中间值，按插入法计算得分。

4、若磋商人报价经评委认定低于成本时，应写出书面材料，详细说明低价的原因和递交有效证据，书面材料须全体评委和该报价的磋商人同意并签字确认。

最后报价表

说明：1、本表不装订在标书内，磋商人可准备好空白表格并盖好企业法人章及法人代表人印鉴，待最后报价时按招标代理机构规定时间填好数据提交磋商小组。

2、如能够成交，最后报价表与首次本报价的差额，签订合同时在各明细之间进行调整。

第八部分：补遗书及答疑纪要(待发)