各投标人：

宿迁市城建档案管理处馆藏档案整理数字化加工服务外包采购已具备招标条件，现面向社会对该采购项目进行邀请招标，欢迎合格供应商参加投标。有关事项公告如下：

一、采购项目内容：城建档案整理数字化加工服务外包采购项目。

二、投标项目简要说明

(一)项目简介：宿迁市城建档案管理处因工作需要，拟对馆藏建设工程准备及竣工验收阶段文件、2015-2018年规划审批档案、2017-2019年工程竣工验收备案档案等进行分类整理（整理工作包含：分类、立卷、案卷排序、案卷编目、目录输入等），并完成数字化加工和数据挂接工作（具体内容见下表）。

如表所示，城建档案整理数字化工作量一览表

（二）项目预算及最高限价：9.90万元

（三）合格投标人资格：

1、投标人必须是有能力按照本招标文件规定的要求提供设备和相关服务，且具有独立承担民事等法律责任的法人或其它经济组织，本次招标不接受联合体投标。

2、投标人须是企业财务资信状况良好，且具备独立完成本项目的能力，中标后不允许分包、转包；

3、投标人须拥有自己的档案整理加工团队。

4、投标人保密条件符合甲方要求。

（四）档案整理加工工期：180天；

（五）质量及要求：详细要求见项目工作技术要求。(详见附件)；

（六）付款方式：完成合同约定的工作量并通过招标单位验收合格后支付合同价款的90%（具体付款按合同约定执行），余款一年后在确保无质量问题情况下一次性付清（无息）；乙方必须提供相应金额的合法发票。

1、乙方违约

（1）乙方未按时完成本合同所规定的工作内容，视为违约并支付违约金，每延期一天违约金为总合同价款的千分之二。

（2）乙方的工作或服务质量未达到合同有关条款规定的视为违约，情节严重的甲方有权解除合同。

（3）乙方因整理不当，致原始档案损坏，无法复原的，甲方有权以实际损坏档案张数之数目，每张以合同总价万分之五处以惩罚性累积扣款。

（4）乙方因工作不力致原始档案丢失，情节严重的，甲方有权解除合同，并追究相关法律责任。

（5）乙方违反保密制度的视作违约，情节严重的，甲方有权解除合同，并追究相关法律责任（保密协议另行签订）。

2、甲方违约

（1）甲方未能按合同规定及时支付合同款视为违约，在履行财务审批程序中，审批时间不计算在内。

3、其他

（1）合同双方发生违约的，双方就违约进行协商，协商不成的，可依法提起诉讼。

(2)如因自然灾害等不可抗力因素导致合同一方违约，均不属于违约责任范畴。合作双方应本着真诚合作的原则共同协助致力于问题的解决。

三、报名时间：

2019年7月16日——2019年7月23日（上午9:00-12:00；下午2:30-6:00）；

四、投标时间：2019年7月24日上午10：00。

五、投标地点：宿迁市建设大厦西裙楼1楼市城建档案馆会议室（洪泽湖路793号）。

六、投标资料内容：（资料进行密封装袋，并在封口处加盖公章，否则视为无效报价）。

1、投标人营业执照、税务登记证、资质证明、开户许可证等资质复印件及详细报价文件。

2、按要求填写报价表并加盖单位公章，且需要提供采购项目的工作技术要求参数材料，否则视为无效标。

3、投标时，投标方代表不是法人代表，须提供法人代表授权书。

4、不得超过最高限价，否则视为无效报价。

5、投标资料内容不符合要求者视为无效报价。

七、成交事项说明

（一）各供应商报价应为二次报价（价格为单价及总价，总价包括项目验收完毕后所需一切费用）。第一次报价装订在投标文件内，第二次报价于开标现场填报，各家第二次报价不得高于第一次报价，第二次报价最低的确定为成交人；如出现两家或两家以上最低报价相同的，在报价最低的单位中以抽签方式确定成交人。

（二）采购结果在选定成交单位后当场公布，同时公布在市住建局网站。

（三）各供应商报价前应提供2000元保证金或履约保函，未中标的当天退还。

联系人：徐海燕，联系电话：****-********。

宿迁市城建档案管理处

2019年7月16日

城建档案整理数字化加工要求

一．总体质量要求

（一）档案整理、著录按照《建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）》、《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规划（DGJ32/TJ143-2012）》、《城建档案业务管理规范》为依据（以下简称《规范》）；

（二）档案分类按照《城市建设档案分类大纲 》（1993年8月建设部办公厅修订）、《宿迁市城建档案分类大纲》（宿建发〔2009〕183号）（修定）（以下简称《分类大纲》）

（三）档案扫描以国家档案局档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017）（以下简称《技术规范》为依据；

（四）电子档案制作管理按住房和城乡建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T177-2017）为依据；

（五）确保在扫描过程中不得对档案原件造成二次损伤；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；扫描完毕后需加工制作适合管理系统全文检索查询的电子文件。

（六）在扫描过程中，对需要拆卷的档案，在扫描结束后，需将其恢复原状。

二．技术要求细则

（一）档案拆分、整理：档案整理的目标将进行基本的分类、组合和编目，使之系统化，拆分、整理过程中注意保护档案原件，不得损毁、涂改。严格遵守保密涉密要求，不得将档案带离工作现场，不得以任何形式将档案复制留存，更不得提供给任何第三方，确保档案的绝对安全。工作人员接到档案后需对原有档案进行按《分类大纲》进行相关处理，按规定排序整理，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

（二）档案交接：安排专人负责交接，按照整理进度计划取出相应档案，填写移交清单，移交清单载明档案代码、项目名称及每份档案的张数等，移交时双方签字、签注移交日期。

（三）档案排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（四）案卷编目：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。

（五）立卷原则：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

（六）立卷方法

1.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2.工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3.监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4.施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷；

5.竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6.竣工验收文件按单位工程、专业等组卷；

7.立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。

2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

（七）案卷编目：指卷内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制规定和要求。

（八)案卷装订:将已整理立卷的档案，文字材料不得胶装，应《整理规划》规定三孔一线装订成册；图纸一律折叠为A4幅面、手风琴式并放置在合适的装具内，也是工程档案组卷的最后一道工序。

（九）著录:依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。

1.工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征

进行分析、记录。

2.案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3.文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。

（十）条目仅著录必要项目的称简要级次。必要项目包括：正题名、文件编号、

发证日期及证号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、存放地址。

（十一）著录文字要求：著录用文字必须规范化，文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字；其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。

（十二）成果移交：验收合格的档案资料应及时移交，并履行交接手续。

（十三）档案数字化扫描规范

将整理、完善后的纸质档案按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）要求进行逐份、逐页扫描。

扫描方式：根据扫描幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0等）选择相应规格对档案实体破坏性小的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。工程图纸采用宽幅扫描仪，其他档案采用高速扫描仪。对不允许拆卷的档案，应采用不拆卷扫描方式进行扫描；对纸张状况较差、过薄或超厚的档案页面应采用平板扫描方式，防止档案受损。

扫描色彩模式：为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，此次招标扫描文件统一采用彩色模式进行扫描。

扫描分辨率：扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。文字材料和图纸档案扫描分辨率应不小于300dpi，照片扫描分辨率应不小于400dpi，特殊情况下则区分对待：如扫描文字偏小、密集、清晰度较差时，可适当提高分辨率；珍贵档案扫描分辨率提高到300dpi以上。

存储格式：纸质档案数字图像统一存储为PDF文件格式。一份单页文件应制作、转化为一个电子文件；一份多页文件也应制作、转化为一个电子文件，要求进行OCR识别，存储为双层PDF,能够做到全文检索。PDF文件尺寸必须与实际文件、图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积。

图像处理及命名：按《纸质档案数字化规范》要求对扫描件进行图像拼接、纠编、裁边、去污等图像处理。数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。图像处理完毕后，按《归档规范》逐一编号保存，顺序不一致时，应及时进行调整。

图像挂接并上传至系统：做好PDF文件成品后，对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像按大流水号的形式，挂接到城建档案业务管理系统，以实现目录数据与数字图像的关联。并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性，已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。