序号

名称

技术要求

数量

采购预算(元)

1

档案管理系统网络版

★1.文件管理

1.1.文件登记

主要功能包括增加、修改、插入、删除、保存、原文上传、原文挂接、原文显示、文件扫描、主题词标引、文件归档、文件扫描、生成条形码、数据导出、数据导入、打印输出功能、批量删除、批量修改，批量挂接等功能。另外还提供了完善的查询功能，如模糊查询、卡片查询功能。

具体功能描述如下：

1)文件条目信息的增加、删除、修改、保存等功能：实现日常文件信息的收集、著录等维护操作;

2)条目信息的上下翻页功能：对文件条目信息的显示，采用了分页方式。包括“上一页”、“下一页”、“首页”、“末页”等操作;

3)综合查询功能：通过操作组合查询条件进行查询，如通过提供的条件组合页面形成的查询条件“保管期限=‘长期’”检索档案库。操作方式：先组合检索条件，然后点击检索即可查询;

4)模糊查询功能：用户在查询输入框中输入关键词，即可查询出档案条目信息中的包含该关键词所有条目信息;

5)卡片查询：系统自动列出著录字段信息,用户根据字段信息的指示,录入待查询信息。

6)批量删除功能：系统根据用户输入的检索条件批量删除档案条目数据及原文信息。功能包括组合检索条件、执行批量删除等;

7)批量修改功能：系统根据用户输入的检索条件，批量修改所选字段的值。功能包括替换、加前缀、加后缀、自动编号、列合并、全/半角转换等。功能包括组合检索条件、执行批量修改等;

8)批量挂接电子文件：系统根据已经设置的原文路径及电子文件命名规则，将文件的记录与保存在文件服务器的电子文件批量关联;

9)文件报表打印功能：可以打印输出各种文件报表：如发文登记薄、发文稿纸等;

10)追加携带功能：即在登记数据时，系统可以自动携带已经录入的内容。携带有两种方式：在添加记录时，可以将指定记录的内容复制到新记录中;

11)数据导入功能：导入外部数据文件，数据文件格式包括：xml文件、excel文件、DBF文件;

12)数据导出功能：将系统数据导出到外部数据文件，格式包括xml文件、excel文件

1.2.定义文件模板

管理模板设置是系统的核心设置部分，需提供广阔的平台，系统需要实现根据自身的需求定义各个管理模板。

(1)结构定义

系统内置大量模板，定义了基础数据库结构，系统需要实现直接拖动就可以建库，可以增加、删除、修改字段名称、字段长度、字段类型。

(2)录入字段选择

对任一个档案模板，系统需要实现选择将某些不需要录入的字段屏蔽掉，以简化页面，但并不删除;用户还可以对编辑界面进行调整，包括界面的颜色、布局，定制属于自己展现风格的编辑录入界面。

(3)报表维护

系统内置大量规范的报表模板，系统需要实现对一个特定的档案类型，选中需要套打的报表，直接拖动就可生成报表，并且报表可以灵活调整，包括打印的行数、字体类型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。

设置与结构相关的各种报表格式，报表的样式及字段可以由用户自行定义，可以定义包括案卷目录、卷内目录、盒封面、盒脊背等样式的报表。功能包括：新建报表、删除报表、修改报表、保存报表、定制报表分页字段等。

(4)排序设置

设置每个档案类型的数据展现时的排序规则，实现升序或降序排列，可以定义一个或多个排序字段。

(5)条码字段设置

针对某些用户在打印报表时，存在打印条码的需求，故增加了条码字段设置功能，在档案属性信息中的条码，通常也是由档案信息的其他属性以特定的分隔符连接组成的。本功能的主要作用就是设置条码字段的组成字段值。

(6)查重字段设置

用户在进行数据信息录入工作时，经常会对数据唯一性提出要求，如：档号等。系统为满足这种需要，增加了可以自定义查重字段的功能，通过设置一个或多个查重字段(组合查重)，在执行数据信息录入时，依据查重规则设置，如果遇到重复数据，则给出提示。

(7)携带字段设置

用户在登记新的文件信息时，通常需要执行连续录入,也就是说通过携带上一条数据条目的部分内容,可以大大减轻重复劳作。通过此功能，可以设置一个或多个携带字段,定制当前业务模板需要携带的数据内容。这种操作灵活，用户可用性强。

(8)数据显示规则设置

通过设置数据显示规则，系统可以对业务数据执行预处理，将不想看到的数据进行隐藏，此功能主要应用于一些业务处理，如：文件归档，对于已经归档的业务数据，通过设置数据显示规则，可以进行预处理并隐藏。

1.3.字段代码维护

在“字段代码维护”模块中，通过设置可以实现，对于常用的有规律的录入字段设置相应代码，在录入时候自动产生下拉备选菜单可供录入人员进行选择完成录入，可以大大的减少档案录入员或档案管理员的录入工作量。

1.4.批量上传电子文件

在实际工作中，用户一般会先进行档案目录的整编录入，再进行原文的批量扫描。这样，就需要在原文扫描完毕后，将扫描文件批量上传到原文服务器中，以实现原文的批量挂接。

根据远程服务器设置，建立和维护远程服务器上虚拟目录下各级子目录和文件，以及将本地的文件或者目录及其文件上传到远程服务器上指定目录下。包括：删除远程文件、删除远程目录、新建远程目录、上传远程文件、上传远程目录。

1.5.扫描路径设置

本功能是对档案库或文件库批量处理电子文件时的相关规则进行设定，包括：服务器路径设置、扫描路径设置、扫描文件的命名规则，通过这些规则的设置,使系统可以完成文件的扫描、批量挂接文件等操作。

1.6.文件报表打印

档案管理工作中需要输出大量的报表，打印管理模块可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表，系统需要实现自已控制分页输出的数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可根据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不同角度输出。可打印出符合国家档案标准的各种美观的报表;系统还提供了强大的报表设计功能，来满足用户设计新报表或修改已有报表的需求，档案人员再也不需要对各种目录进行手写录入或用字处理软件(word、WPS等)来进行报表的打印输出。报表的操作非常简单，操作模式与EXCEL相似，会用EXCEL，就可以自如的操作本模块。

2.查询借阅

2.1.文件检索

该功能提供对预归档库的跨库进行检索，使检索的数据范围更加扩大，可以通过模糊检索和包含同义词查询，同时具备原文显示、数据转出功能。

2.2.文件查借阅登记

文件归档之前与归档后一样它们的价值都在于利用，档案人员不仅要管好文件，更要用好文件，为领导决策提供及时准确的依据，最大限度地发挥文件的作用。

在此模块下，用户可对文件库中的文件进行查、借阅登记，当“文件状态”为借出、丢失时就不允许进行查、借阅登记操作。

2.3.文件查借阅管理

主要用于文件库中借出实体文件的归还进行登记，同时记录好利用效果等信息。

3.文件统计

系统提供文件统计功能，主要用于对各类文件的数量以不同方法加以统计汇总，并以表格或图形方式加以显示，用户在进行文件库统计前应首先选择要统计的年度文件库和统计方式，并可将统计结果输出。

4.文件保管

4.1.文件销毁

系统提供文件销毁，管理人员可以定期对文件进行鉴定，确定可以进行销毁的文件可以在本模块中进行销毁操作。本模块中系统需要实现通过自定义查询功能快速的检索到待销毁的文件信息，并且在销毁时允许操作人员进行多选批量的操作;对于销毁后的文件，用户也可以通过修改功能将数据还原。文件一经销毁则不能再进行借阅操作。

4.2.文件丢失登记

系统提供文件丢失登记功能，对于日常工作中丢失的文件，可以在本功能模块中进行登记备案，备案的数据可以导出excel文件方便文件的寻找;待找到丢失的文件后，可以对具体的情况进行信息记录，包括责任者、找到时间、处理情况等信息。

5.立卷归档

5.1.文件立卷

利用此模块在立卷归档过程中，可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。

5.2.立卷选项

在此模块中选择立卷的方式，如：是部门立卷还是档案室集中立卷，是组卷模式还是一事一件管理模式;并且可以设置文件库与档案库的字段对应关系，可以实现异构数据的转换。

★6.档案管理

6.1.档案管理

6.1.1.档案著录

系统提供列表式和卡片式两种方式的著录界面，档案管理人员在此进行各个档案目录的录入工作。系统提供对档案目录的登记、插入、删除、编辑、检索、排序、电子文件的挂接等功能。平时对档案目录信息著录是操作人员最常见的工作，为减少录入工作强度，系统提供以下功能加快档案目录信息录入速度。

档案著录模块的具体功能如下：

1)档案条目信息的增加、删除、修改、保存等功能：实现档案案卷、卷内文件条目信息的录入、维护操作;

2)条目信息的上下翻页功能：对于案卷库数据及卷内文件库数据的显示，采用分页方式。包括“上一页”、“下一页”、“首页”、“末页”等操作;

3)综合查询功能：通过操作组合查询条件进行查询，如通过提供的条件组合页面形成的查询条件“保管期限=‘长期’”检索档案库。操作方式：先组合检索条件，然后点击检索即可查询;

4)模糊查询功能：用户在查询输入框中输入关键词，即可查询出档案条目信息中的包含该关键词所有条目信息;

5)批量删除功能：系统根据用户输入的检索条件批量删除档案条目数据。功能包括组合检索条件、执行批量删除等;

6)批量修改功能：系统根据用户输入的检索条件，批量修改所选字段的值。功能包括替换、加前缀、加后缀等。功能包括组合检索条件、执行批量修改等;

7)批量挂接电子文件：系统根据已经设置的原文路径及电子文件命名规则，将文件的记录与保存在文件服务器的电子文件批量关联;

8)档案报表打印功能：可以打印输出各种档案报表：如案卷目录、总目录、卷内目录、全引目录、归档文件目录、案卷盒脊背、卷内备考表、案卷封面等;

9)批量生成组合字段值(档号)：根据预先定义档案档号规则自动生成档号;

10)追加携带功能：即在登记数据时，系统需自动携带已经录入的内容。携带有两种方式：在添加记录时，可以将指定记录的内容复制到新记录中;将案卷级的记录内容复制到文件级的记录内容中;

11)数据导入功能：导入外部数据文件，数据文件格式为excel文件

12)数据导出功能：将系统数据导出到外部数据文件，格式为excel文件。

6.1.2.定义档案模板

模板设置是系统的核心设置部分，系统提供了广阔的平台，系统需要实现根据自身的需求定义各个管理模板。

飞扬综合档案管理系统的开发完全基于档案管理平台理念设计，系统的各个管理和应用体系均提供模板自定义技术。系统需要实现在原有模板基础上局部调整，也可以创建全新的模板，模板的自定义工作无须编程就可以实现。模板自定义技术给用户提供了广阔的个性空间，系统需要实现快速的部署适合自身特点的档案系统，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。

1)结构定义

系统内置大量模板，定义了基础数据库结构，系统需要实现直接拖动就可以建库，可以增加、删除、修改字段名称、字段长度、字段类型。

2)录入字段选择

对任一个档案模板，系统需要实现选择将某些不需要录入的字段屏蔽掉，以简化页面，但并不删除;用户还可以对编辑界面进行调整，包括界面的颜色、布局，定制属于自己展现风格的编辑录入界面。

3)档号规则设置

系统允许设置各种档案类型的档号组成规则。可以在该档案类型的库结构里任选字段组成档号;档号之间的连结符号可以自由定义;档号组成项目可以使用代字，比如永久用“Y”代替。通过档号规则的设置，在归档时会自动生成档号，并且系统还支持档号拆分功能，如果用户数据库里只有档号，通过该功能将档号组成字段内容自动生成。

4)报表维护

系统内置大量规范的报表模板，系统需要实现对一个特定的档案类型，选中需要套打的报表，直接拖动就可生成报表，并且报表可以灵活调整，包括打印的行数、字体类型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。

设置与结构相关的各种报表格式，报表的样式及字段可以由用户自行定义，可以定义包括案卷目录、卷内目录、盒封面、盒脊背等样式的报表。功能包括：新建报表、删除报表、修改报表、保存报表、定制报表分页字段等。

5)排序设置

设置每个档案类型的数据展现时的排序规则，实现升序或降序排列，可以定义一个或多个排序字段。

6)字段值设置

在数据录入或立卷操作时需要系统自动生成流水号的字段规则。如在档案录入时，“案卷号”一般是流水号，根据“保管期限”形成小流水号，则规则设定后，即可在录入时自动生成案卷号。

7)档案库关联关系

由于案卷目录和卷内目录有很多信息都有比较明显的联系，比如两个目录里的案卷号、分类号、保管期限等是相同的;案卷目录里的总页数是由卷内目录文件的页数求和而成;案卷目录的起止日期是由卷内目录的文件成文日期求起止值而得到的，因此系统允许用户对以上三种情况设置案卷目录与卷内目录的关系，通过该部分的设置，可以有效的减少重复录入工作，并对减少人为误差提供了很好的保障。

8)查重字段设置

用户在进行数据信息录入工作时，经常会对数据唯一性提出要求，如：档号等。系统为满足这种需要，增加了可以自定义查重字段的功能，通过设置一个或多个查重字段(组合查重)，在执行数据信息录入时，依据查重规则设置，如果遇到重复数据，则给出提示。

9)携带字段设置

在登记新的档案信息时，通常需要执行连续录入,也就是说通过携带上一条数据条目的部分内容,可以大大减轻重复劳作。通过此功能，可以设置一个或多个携带字段,定制当前业务模板需要携带的数据内容。这种操作灵活，用户可用性强。

10)数据显示规则设置

通过设置数据显示规则，系统可以对业务数据执行预处理，将不想看到的数据进行隐藏，此功能主要应用于一些业务处理，如：文件归档，对于已经归档的业务数据，通过设置数据显示规则，可以进行预处理并隐藏。

6.1.3.字段代码维护

在“字段代码维护”模块中，通过设置可以实现，对于常用的有规律的录入字段设置相应代码，在录入时候自动产生下拉备选菜单可供录入人员进行选择完成录入，可以大大的减少档案录入员或档案管理员的录入工作量。

6.1.4.批量上传电子文件

在实际工作中，用户一般会先进行档案目录的整编录入，再进行原文的批量扫描。这样，就需要在原文扫描完毕后，将扫描文件批量上传到原文服务器中，以实现原文的批量挂接。

根据远程服务器设置，建立和维护远程服务器上虚拟目录下各级子目录和文件，以及将本地的文件或者目录及其文件上传到远程服务器上指定目录下。包括：删除远程文件、删除远程目录、新建远程目录、上传远程文件、上传远程目录。

6.1.5.扫描路径设置

本功能是对档案库或文件库批量处理电子文件时的相关规则进行设定，包括：服务器路径设置、扫描路径设置、扫描文件的命名规则，通过这些规则的设置,使系统可以完成文件的扫描、批量挂接文件等操作。

6.2.打印处理

系统需提供多种各种档案的常用报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。

系统需要实现自已控制分页输出的数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可根据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不同角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。

6.3.档案利用

6.3.1.跨库检索

系统支持用户在统一档案类型下的多个库中同时进行数据检索，在检索中，系统需要指定某个档案分类的模板节点即可对该分类模板下的所有节点的档案库进行检索。例如用户点击了文书档案下文书档案的文件级，系统便可以搜索文书档案文件级下所有的年度节点库下的数据。

该功能是基于模版级的检索，在模版级查询符合条件的记录，提供常用的检索方式，检索方式包括智能检索、分类检索和综合检索，并且只能检索能够记录最近使用过的检索词汇。并提供转出功能，可以将检索出的结果输出excel、dbf格式。

6.3.2.跨类检索

如果当用户不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案，甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据，这样系统需要实现通过跨类检索实现。系统需要实现在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字，即可检索出所需要的档案数据。

该功能使检索的数据范围更加扩大，可以通过模糊和综合检索进行检索并且包含同义词查询功能。同时具备深入检索、原文显示、数据转出excel、dbf格式和打印的功能。

6.3.3.利用模板设置

系统需要实现自定义利用登记单与利用库的结构、定义报表、字段及档案库与利用库对应关系等，为档案的利用登记打下基础。

6.3.4.档案利用登记

实现档案利用者对档案实体(纸质档案)的借阅登记功能。档案管理员根据利用者提出的档案实体外借申请，对借出的档案进行相关信息的登记，如借出档案的档号、题名、借阅人、借出时间等信息

6.4.档案统计

6.4.1.档案统计

系统能对系统内的档案数据进行统计，可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并可以将统计信息转出。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。

6.4.2.档案定制统计

档案定制统计实现的是由用户通过Excel制定好统计格式模板，导入到档案系统中，在档案系统中设定统计规则，执行统计并输出统计结果。

6.4.3.馆藏统计

馆藏统计模块实现对系统中的档案信息的数量统计，实现对已经著录进档案管理系统的档案馆藏资源统计，可以跨全宗、档案门类统计。馆藏统计用于管理档案馆各门类档案的信息统计方案，产生统计报表。馆藏统计的定位是为了全面体现馆藏信息，有条理的给管理者提供馆藏信息，其中表输出文件的类型为EXCEL格式。

6.4.4.全国年报处理

系统提供了较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表完全符合国家标准。部分信息可以通过系统自动提取，数据校验后可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。

6.4.5.档案利用统计

档案管理员可以通过“档案利用统计”模块实现对档案实体查借阅情况的统计。可以统计档案利用的人次、件次等数据信息。

6.5.鉴定销毁

6.5.1.档案销毁单登记

档案管理员进行销毁单登记，即此批次销毁单的基础信息的登记。

6.5.2.档案销毁

在此模块中，档案管理员根据条件，查询到期应销毁的档案，系统提供自动鉴定和手动鉴定功能，通过鉴定条件自动鉴定当前数据库满足销毁条件的数据到鉴定库。

系统可自定义输出销毁清册，打印后通过送纸质目录审批后，可对实体进行销毁，同时系统里的数据做同步更新，数据库销毁标识自动标识为“已销毁”，条目信息还是存在的。

6.5.3.档案销毁数据管理

系统提供对档案的销毁情况的管理。在档案销毁模块中可以进行手动或自动的鉴定，对到期的档案进行销毁处理，将档案条目转入档案销毁库进行管理。在此模块中，可以对档案进行还原，同时也可以打印销毁清册。

6.5.4.销毁模板设置

本功能类似于定义档案模板，即系统需要实现自定义销毁单与销毁库的库结构、定义自动鉴定销毁的规则，定义档案库与销毁库的字段对应关系、定义销毁清册等，为档案的手动销毁与自动鉴定销毁登记打下基础。

6.6.档案编研

档案编研模块是以档案馆馆藏档案文献为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。

6.6.1.定义编研库及分类

用户根据需要制定专题及分类模板，定义库结构、选择录入字段、定义报表、排序设置、设置与基础数据源自动采集对应关系，为下一步编研整理和利用建好框架。

6.6.2.编研整理

从文件库、档案库中选取数据(如果选配全文检索、OCR技术模块，则支持从全文索引库中选取数据)，自动形成专题目录库，并把目录对应的电子文件自动组合成word或txt格式的文档，由用户编辑后形成完整的专题库，如大事记、组织沿革、信用档案、制度汇编等。并可将专题库发布供全体员工利用。

6.7.档案保管

在此模块中，主要对对档案的实体保管进行管理，包括档案的损坏、丢失、找回进行登记。

6.7.1.定义档案保管模板

本功能类似于定义档案模板，即系统需要实现自定义损坏库及丢失找回库等档案保管库的库结构，并且可以由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据按照年度严格分开。

6.7.2.档案损坏登记

本模块可以通过智能查询、分类查询、自定义查询、查索数据对档案的损坏情况进行登记。

6.7.3.档案丢失登记

本模块可以通过智能查询、分类查询、自定义查询、查索数据对档案的丢失情况进行登记。

6.7.4.档案保管数据管理

档案的损坏、丢失登记完成后，可以在此模块中，集中主要对档案的损坏、丢失情况进行管理，可以对档案找回进行登记。

7.高级管理

7.1.全宗定义

定义系统的全宗信息，包括全宗号、全宗名称，其中全宗号可以为空，但不能重复;全宗名称不能为空，并且也不能重复。各个全宗单位管理和利用本单位的档案信息。

7.2.机构设置

设置组织内部的机构层次。组织机构的结构是标准的树结构，机构的层次可以由用户任意的扩展，机构关联权限的设置。按照用户单位实际的组织机构初始化机构设置。在用户管理中创建系统用户时，需要选择该用户所属的机构。

7.3.主题词维护

实现对主题词库的维护，功能操作包括主题词的增加、删除、修改、保存等，为实现档案著录时主题词的自动标引提供基础数据。

7.4.分类库维护

以标准树结构的方式组织分类代码的存储。本系统中构建分类代码的目的是用于档案著录时通过选择分类树结点的方式录入分类号以及档案的分类检索。

7.5.同义词维护

建立和维护系统的同义词群组及其对应同义词信息，以便检索时能根据建立的同义词库检索到与关键词相关的记录信息。包括：增加同义词群组、删除同义词群组、修改同义词群组、定位同义词群组、增加同义词、删除同义词、修改同义词、定位同义词。

1套

90000

2

文书档案、业务档案、教学档案

人事档案数字化加工

1、加工单价

档案扫描价格：A4幅面，小于A4幅面的文件按照A4计价，大于A4幅面的文件折合成A4幅面计价。

2、档案安全保障要求

2.1投标人须严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定、采购人的保密规定及相关规章制度，档案扫描工作必须在太原市第十二中学校进行，并确保场所正常秩序和安全。

★2.2投标人应与采购人签订保密协议，同时应做到如下：

2.2.1与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.2.2建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

2.2.3不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。

2.2.4投标人对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容，完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

2.2.5不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及移动存储介质等。

2.2.6加工过程安全要求：

2.2.6.1对服务器的操作有安全监管措施。

2.2.6.2USB端口封闭使用。

2.2.6.3各操作均有日志记录：用户登录操作日志;用户文件传输操作日志;系统管理员操作日志;文件上传日志;网络访问日志等。

2.2.6.4投标方案中应对加工过程中的数据备份方案作出说明，包括数据库增量备份、全库备份、备份策略等。

★3、档案数字化基本流程与操作规范要求

3.1档案借调：投标人与采购人项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案，档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，办理交接手续。

3.2目录核校

3.2.1逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息(档号、题名、时间等)，以实体档案为基准在确保电子目录信息准确无误后，按挂接要求审核目录数据库。

3.2.2档案目录数据库格式必须为通用格式。

3.3扫描前处理

3.3.1编写页号

3.3.1.1对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号用铅笔划掉。

3.3.1.2已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。

3.3.2档案装订物拆除

3.3.2.1逐卷拆除档案中的原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)

3.3.2.2拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经采购人项目管理人员确认保持原貌。

3.3.3重份档案的处理

同一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录中标注说明，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描;同一案卷内，出现的重复文件，应将重份文件置于备考表后编页，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描。

3.3.4档案保护性处理

3.3.4.1根据《档案修裱技术规范》(DA/T25—2010)规定对部分破损的档案进行修复。

3.3.4.2修复完成后，经采购人项目管理人员质量检查合格后，须再次进行仔细核对，确认无误后经双方签字完成移交修复档案。

3.4档案扫描

3.4.1扫描方式

3.4.1.1采用A3平板扫描仪(不接受高拍仪等其他扫描设备)按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则逐层以单页形式保存。

3.4.1.2超过A3幅面的档案，必须根据档案页面选择A2或A0扫描仪另行扫描。扫描完成后，将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。

3.4.2扫描质量要求

3.4.2.1每一卷(宗)档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。每份文件中，只扫描文件处理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、附件等。草稿、重复件及无关材料不扫描。

3.4.2.2无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位。

3.4.2.3图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

3.4.3特殊纸张扫描处理规范

3.4.3.1破损档案由前处理人员填写“破损档案送交修裱登记表”与破损档案一并交给档案管理人员，待修裱后再扫描。

3.4.3.2薄透档案单面用白板衬底、双面用黑板衬底，遇上小浮贴用相同大小白纸衬底，再进行扫描;遇有字迹完全褪色(只剩划痕)或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件。

3.4.4实物档案的数字化

对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理。

3.4.5电子图片的倾斜度不得超出2度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

3.4.6要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。

3.4.7图片命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应，并符合采购人要求。

3.4.8扫描模式

采用彩色模式进行扫描。

3.4.9扫描分辨率

扫描分辨率标准为300dpi。

3.4.10图像格式

图像文件采用pdf格式保存。

3.4.11扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷(宗)的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。

3.5图像处理

3.5.1经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。

3.5.2对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理;以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜

度不得大于2，方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。

3.6图像质检

3.6.1投标人必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。

3.6.2对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《DA/T31纸质档案数字化技术规范》的，才能递交采购人验收。

3.7数据挂接

3.7.1以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等，通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

3.7.2认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。

3.8数据验收

采购人按全宗按目录分阶段分批对投标人提交的数据进行验收，数据验收以抽检方式进行，抽检比率不低于5%，同时对于投标人提交的成果(如：修改或重拟的目录数据、图像处理结果和数字化加工完成等)和重点环节(如：档案入库交接)，进行审核验收。

3.9数据备份

3.9.1备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

3.9.2备份方式：为保证数据安全，将JPG格式的原始扫描图像文件和转换后的双层PDF格式文件各存储一份移交给太原市第十二中学校。

3.9.3备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，建立备份目录台账，以便查找和管理。

3.9.4备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

3.10数据移交

3.10.1移交内容：包括符合标准要求的档案原文数据、数字化工作文档。

3.11.2移交要求：项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，投标人必须向采购人移交。

3.11档案的装订

3.11.1案卷装订前，对修改或重新拟写标题的目录数据必须做好标识向采购人项目管理人员移交。

3.11.2装订技术要求

3.11.2.1拆除档案上的金属物，如：书钉、回形针、大头针和金属夹等。

3.11.2.2恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。

3.11.2.3经核对无误的民国档案，应以文件左齐(裁口整齐)、下齐(地脚整齐)，靠右侧装订，装订成品必须结实美观。

3.11.2.4案卷装订成册经质检合格后，按分类分别排序装盒，上交采购人项目管理人员点收入库。

3.11.3装订人员要求

3.11.3.1爱护档案，自觉维护档案的完整与安全，牢固树立片纸只字都是宝的意识。

3.11.3.2不得仔细浏览档案内容，不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。

3.11.3.3不得在档案上涂划、擦改。

3.11.3.4严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。

3.11.3.5严格执行采购人编制的《档案装订工作规范》，确保档案装订质量。

3.11.3.6严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。

3.11.3.7使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。

3.12.3.8自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案及装订用具摆放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。

3.11.4档案实体验收

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错;若合格率达99%，则验收“合格”。

3.12退卷归库：档案扫描完成后应及时归还，应与采购人项目管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。

250000页

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3

人事档案

人事档案整理

人事档案整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：

★第一步，分类

按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类：履历材料。

这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。

★第二类：自传材料;报告个人有关事项的材料。

★第三类：考察、考核、鉴定材料;审计材料。

★第四类：学历学位材料;职业(任职)资格材料;评(聘)专业技术职务(职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。

第五类：政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

★第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

★第七类：表彰奖励材料。

★第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

★第九类：招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议;民主党派代表会议形成的材料。

★第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。

★第二步，排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

★第三步，编目

修订后的目录与旧目录的不同：一是“类号”改为“序号”;二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”;三是删除“份数”栏。

★第四步，技术加工

人事档案因保存时间长久，部分档案在流转过程中存在破损、污渍等情况，需先对档案进行粘贴修复等工作。

★第五步，装订

整理完成的人事档案需存放在专用的人事档案盒中，各大类需用隔页纸隔开。

500份

60000