档案馆馆藏档案数字化四期（2020年度） 招标公告
档案馆馆藏档案数字化四期（2020年度） 招标公告
沈阳市档案馆馆藏档案数字化四期（2020年度）项目的采购公告
一、采购人的采购需求
| 包号 | 包组名称 | 落实政府采购政策内容 | 是否进口 | 主要技术要求 | 数量 |
| 001 | 馆藏档案数字化1.25万卷 | 详见采购文件 | 否 | 查看 | 1 |
第一节 项目规模及内容
1.加工数量：馆藏1.25万卷档案的数字化工作，其中包括案卷整理、目录著录12.5万条、原文整理扫描137.5万页（A4幅面）。 （以上案卷量为对应的条目数和页数的估算量，因此最终以实际加工的条目数和页数核算案卷量）
2.服务内容：前处理（档案借调、案卷整理、编写页号、拆除装订、案卷修复），文件级著录（人名全部录入），扫描加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引、挂接档案，装订并更换装具、入库等工作流程。
3.履约期限：合同签订生效后至2020年10月30日。履约地点：沈阳市档案馆。
第二节 采购技术要求
一、总体要求
（一）档案数字加工要确保档案原件和信息安全。
（二）档案数字加工全过程要建立工作登记单。
（三）项目执行期间加工人员应服从采购人管理。
二、规范、标准和文件要求
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》
《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委发[2003]4号)
《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)
《中国档案机读目录格式》(GB／T 20163-2006)
《档案著录规则》(DA/T 18-1999)
《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)
《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）
《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T 64—2017）
《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）
《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）等
三、数字化加工基本要求
（一）档案整理、扫描加工要求
按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)的要求进行档案数字化加工。
本次项目包括：前处理（档案借调、案卷整理、编写页号、拆除装订、案卷修复），扫描加工（档案扫描、图像处理、图像质检、图像抽检），索引、挂接档案，装订并更新档案装具入库等工作流程。
1.档案借调
（1）由供应商指定专人和采购人项目管理人员，共同从市档案馆相关部门借调纸质案卷，根据加工计划，确定借调案卷数量，填写详细的档案交接清单，借出待加工档案。
（2）档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单登记档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。
2.案卷整理
根据案卷实体状况、关联、形成时间，本着尊重档案原始状态之原则，调整案卷和卷内先后顺序及相应档号；统计数量，形成报表。
3.编写页码
（1）重新编制页号。统一采用2B 铅笔，使用阿拉伯数字，从“1”开始编号。
（2）页号编写在文件下面中间位置。
（3）筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。
（4）折子页档案按自然折页编页号。
（5）一份文件在卷内被其他档案材料分开导致排列位置不连续，必须调整文件顺序，然后再编制页号。
3.档案装订物拆除
逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），注意保护档案不受损害。档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。
5.档案扫描前的纸面处理
档案扫描前应对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，需逐卷检查实体，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷进行登记并作出评定，并登记破损档案，对破损档案进行修复确保档案扫描质量。如有短缺、整卷粘在一起拆不开的案卷应立刻上报管理员，并做登记。
6.案卷修复
档案的修裱必须严格遵循国家档案局颁布的《档案修裱技术规范》DA/T25-2000，并符合如下原则：
（1）确保档案的安全性；
（2）保证破损档案能恢复完整状态，便于保存和利用；
（3）修裱过程不可弄脏档案；
（4）修裱档案的各种材料不能对档案原件产生任何副作用；
（5）修裱档案使用的各种加固材料是可逆的，即修裱好的档案在使用中损坏了，仍可以进行再次修裱。
修裱工具的选用
（1）粘胶剂使用及配置
修裱档案时一般要使用粘胶剂——浆糊（采用没有面筋的面粉）。
（2）修裱用纸的选择
用纸的要求：尽量选择与档案相近纸张，结合档案损坏程度，综合考量纸张的强度、撕裂度、白度、透明度和厚度等等。
修裱档案的数量与采购人项目管理人员共同认定。
7.档案扫描
档案原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)的要求。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。
扫描人员严格按照规范填写《档案数字化流程单》《纸质档案扫描工作单》等，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
（1）扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描仪分区扫描成多幅图像。不得使用高速扫描仪。
较薄纸张（如信纸、便笺纸）：在用平板扫描仪扫描前，在纸张下加入白色打印纸作衬，并采用低速进行平板扫描。
破损纸张：先进行修复再扫描；将破损纸张夹入透明塑料薄膜内再扫描。
不拆卷档案：对于不能拆卷装订成册的档案采用零边距档案扫描仪。
（2）扫描色彩模式及格式
采用24位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG格式。
（3）扫描分辨率
本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择≥300dpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥600dpi 标准进行扫描。
8.图像处理
（1）图像数据质量检验
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
③发现文件漏扫时，应及时补扫，并按顺序插入图像。
④发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
（2）纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）去污
对在扫描过程中产生的图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。 处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
（4）图像拼接或分区扫描
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，可进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
（5）裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。但应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
9.图像存储
（1）存储格式
采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
（2）图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
10.图像质检
供应商必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。发现不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《纸质档案数字化技术规范》要求的，才能报送采购人验收。
11.档案装订
（1）认真核对档案页码，总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员。
（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，用夹子固定，在装订成册。
（3）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。
（4）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，需经采购人项目管理人员同意。打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。
（5）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。
装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。
（6）填写登记表。
及时将装订完毕的档案交库房管理员点收入库。
11.档案归还
档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应向采购人申报；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。
归还档案，由采购人、供应商双方项目管理人员共同实施。纸质档案经采购人库房管理人员清点确认后，由供应商完成档案上架工作，并做好移交记录。
（二）目录著录要求
著录标准按照《档案著录规则》 《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》要求和采购人的具体要求进行著录。
1.文件级目录著录
（1）按“卷”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、起始页号、页数、密级、控制使用标识为必著项。副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
（2）按“件”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、年度、机构（问题）、件号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、页数、密级、控制使用标识为必著项。盒号、副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
2.文件级目录著录要求
（1）文件题名项著录应充分尊重档案原文，有正式题名的照录原有题名。没有题名或者原有题名不能完全反映档案内容，依据内容重新拟写题名，一般包括“责任者+事由+文种”三要素，拟写题名要充分利用摘由、事由、文件内容中的原有词汇，文种应保留原有文种。在做合并著录时，题名要准确概括所有文件内容，做到既完整明确，又简练通顺。
（2）事由指文件“到文面”或“呈批单”事由栏内、用以概括说明文件内容的文字，拟写题名时要认真参考。
（3）责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人，机构团体要著录准确全称或规范简称，个人责任者如有职务要写明职务，如无职务则须标明身份信息，如籍贯或工作生活所在地等。在确定文件责任者时要看以谁的名义行文，一般情况下，个人文书作者即是责任者；以单位负责人署名的公务文件责任者应为“行文单位+职务+人名”。往来行文时，不能将责任者与受文者混淆。
（4）文件形成时间（包含起始时间、终止时间、）：一般公私文书、信札为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；时间项一律采用公元纪年，其他特殊纪年转化为公元纪年，用8位阿拉伯数字表示，如“********”。考证时间用 []。
（5）语种指档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉日”、“汉英”等。
（6）附注指本条目录中需要特别解释和补充说明的事项，如档案实体状况、含特殊载体情况等。
（7）其他著录项按照采购人要求据实录入，在著录过程中发现工作要求没有明确的，应立即报告采购人项目管理人员，不能私自处理。
（8）个别档案书写潦草、涂改严重，或档案本身保存状况不佳、字迹模糊不清，如有字迹不清楚，须提报采购人项目管理人员，依然无法确定的情况下，可以在系统中录入“□”，难以计数的残缺文字用3个□表示。遇到难以辨认的字，任何人不能凭借猜测进行录入。
（三）项目管理要求
1.供应商在签订合同时应成立项目组，指定的项目经理至少具一年以上档案数字化项目管理经验，未经采购人同意不得随意更换项目经理，若项目经理不能满足采购人工作需求，应按采购人要求及时更换。供应商委派专职软件、硬件技术人员和库房管理员。供应商须组建不少于35人的一线加工团队，其中质检人员不低于15%，且加工人员应具有档案数字化工作经验。
2.供应商中标后应与采购人及时沟通，结合国家有关数字化规范、标准、制度、流程，并根据采购人实际需要，制定出科学合理的项目实施、过程管理、组织架构及人员配置、质量控制、安全保密、培训、员工考核及待遇、售后服务方案等。
3.采购人利用监控系统对本项目实施的全过程进行实时监控。录制现场视频的硬盘和视频监控由采购人提供，供应商定期向采购人移交监控录像数据，以确保档案实体和数据安全。
4.加工现场布置要协调、整齐，外包公司名称、工作区域均标识清楚、管理有序。工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》以及采购人各项规章制度，不得在加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入加工场所，并保持工作场所干净、整洁。
5.项目由供应商提供加工服务所需的硬件（包括电脑、扫描仪等），并且提供档案数字化加工软件。软件除具有日常档案数字化功能以外，还需具备对敏感和危险操作进行记录，能够自动捕获操作人员、操作时间、设备记录等功能，以便提供追溯管理。整个项目实施过程中所需的其他耗材如卷皮、目录纸张、备考表、装订线、硬盘等由供应商提供，且应符合国家标准和档案用品规范。
6.加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购人项目管理人员认可后方可销毁。项目验收通过后，供应商存储数据的硬盘须拆下交给采购人留存，供应商及服务人员均不得留取任何加工数据。
7.涉及项目管理人员调配、进度安排等决策问题，须由供应商负责人与采购人项目负责人直接协商解决。
8.每周工作5天，每天工作8小时，周六、周日休息。供应商如因进度等原因须利用休息日加班，应提前征得采购人同意。
9.验收由采购人负责组织，供应商应予以积极配合，并承担相应责任。
（四）档案安全保障要求
供应商须严格遵守《中华人民共和国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》，以及国家、省、市及沈阳档案馆相关保密规定和规章制度，与采购人签订安全管理责任书，自觉接受采购人检查监督，确保场所正常秩序和安全。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。如档案有遗失、损坏等情况，采购人将视情节情况严重而定，轻者经济赔偿，重者将追究供应商的法律责任。供应商应与采购人签订保密协议，同时应做到：
1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。
2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。
4.供应商对项目的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总、装订成册，在著录工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
5.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及其他移动存储介质。
6.完成项目后，双方均对本项目的技术、数据资料保密承担责任。
7.项目过程中须通过专业软件封闭数字化设备的信息出口（光驱、USB端口等），以确保保密安全。本次数字化项目完成后，各台计算机和服务器上的所有有关档案信息，未经采购人同意，任何人不得擅自修改、删除和拷贝。
8.供应商招聘的工作人员应严格政治考察，填写政治考察表，报采购人协查备案。
四、质量验收及移交要求
(一)质量要求
1.质检内容：著录、图像、命名、挂接（有目录的）、纸质档案整理（分件、排序、编号）、装订。采购人质量检查必须以供应商先期质检合格为前提。档案整理中分件差错率不高于0.5%；著录中题名、责任者、形成时间、附注差错率不高于0.5%，其他著录项要达到100%；扫描、图处正确率要达到100%；数据挂接、纸质档案装订正确率要达到100%。
2.质检方式：质检可采用计算机加工软件自动检验的项目，检验合格率应为100%；无法用计算机自动检验的项目，采取抽检的方式进行检验，抽检比率不得低于20%，对于数据挂接，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率必须达到99％以上。如数据检验合格率未达到以上标准且经供应商确认后，自行将数据全部进行检查并修改，直到合格。
3.移交数据时工作登记单一并移交，经采购人验收通过后，办理正式移交手续后，删除计算机内有关数据。
(二)质量控制措施
质量控制应以供应商自检为主的方式进行。
1.供应商的自检应达到100％。
2.加工差错率不得超过合同规定标准，批次检查未达到质量标准的档案，成批退回重新加工，并视情况按合同规定给予相应惩处。
(三)档案的移交、归还要求
1.档案按全宗或批次移交、归还，需固定专人负责，不得随意更换。
2.在移交、归还过程中，如发现私自保留或损毁档案等行为，将依法追究法律责任。
3.档案数据最后移交三套，分别存贮于移动硬盘（两套）和光盘（一套），移动硬盘和光盘由供应商提供。光盘采用档案级蓝光光盘。
4.项目结束后，供应商须将加工时应用的，具有存储功能的介质留存给采购人。
五、售后服务要求
（一）说明服务支持方式；
（二）售后服务期限：项目验收交付使用后，提供一年免费质量保证及售后服务。
（三）售后服务问题解决时间：一般在采购人提出问题后，供应商应在4小时内解决；如遇较为严重或一时难以解决的问题，应及时提出可接受的解决方案和服务承诺。
六、付款方式
合同款项分为三次支付。合同签订后，直接拨付合同总额的30%；当完成合同规定的总工作量的60%时候，验收合格后，支付合同总额的30%；当合同总工作量全部完成的时候，验收合格后，支付合同尾款即合同总额的40%。
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