福州华腾招标有限公司受福建省立医院（招标人）的委托，协助进行组织院内招标活动，现邀请供应商参加谈判。

一、招标项目概况和范围

1、项目名称：福建省立医院纸质病案存储外包服务项目。

2、服务地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

3、服务内容及要求：福建省立医院纸质病案存储外包服务项目主要内容是外包保管扫描后的历史纸质住院病案，合计约2150箱，具体如下：

①现约有496个规格尺寸为51cm*35cm*50cm的病案保管箱，需要进行清点核对、运输搬运、装箱（需提供病案保管箱重新打包，箱子具备唯一标识的档案箱锁扣和专业、防水、可定位的二维码，规格43cm*34cm*25cm，装载重量≥16公斤）、病案寄存托管、调阅服务。。

②1650个规格尺寸为51cm*36cm*29cm的病案保管箱，需要进行清点核对、运输搬运、病案寄存托管、调阅服务。

③供应商可按合同包响应，对同一合同包内所有品目号内容响应时必须完整评审与授标以合同包为单位。

4、服务期限：1年。

5、本项目预算总额：20万元。

6、服务（货物）一览表：

7、需要落实的政府采购政策：（1）小型、微型企业：适用于合同包1。（2）残疾人福利性单位：适用于合同包1。

二、采购服务的内容及要求

(一)病案寄存要求

（1）病案入库交接清点流程

1.1 采购人库存的待交移病案约2150 箱。

1.2 供应商按照病案管理有关规定和要求，及采购人提供的待交移病案目录，在采购人库房完成清点及清单制作并移交运输至供应商库房，在供应商库房组织完成交移病案的条形码粘贴、清点、制作清单、上架、录入示踪系统，完成在供应商库房的正式归档，并向采购方正式移交一份清单。

1.3病案入库交接须供应商提交每个批次交接电子清单包括但不限于病历号，病历号条码，病历所在箱子条码号，每个交接批次的份数，箱数，交接入库日期，交接人。

1.4 整个过程接收病案科的抽检及验收，合格验收时须双方在该批次的交接工作单上签字留档。交接工作单须明确交接批次，交接病历份数，交接箱数；及该批次的电子交接清单；一式两份，各留一份原件留档。

（2）交接流程技术参数

1、排序：供应商应按照病案流水号进行清点、排序。

2、装箱：供应商提供优质的专用标准纸质档案箱并将病案袋按照流水号顺序装于档案箱内，在档案箱粘贴条形码上进行标注、封存。

3、运输：供应商将档案箱按顺序装车运输、搬运上架，并录入示踪系统，提供病案保管全过程的跟踪和定位。

4、保管：供应商提供符合病案保管标准和要求的档案库房和档案装具，并按照安全、保密、规范、监管的原则，对采购人寄存病案进行保管和维护，确保病案实体及病案信息安全。

5、利用：采购人要查阅利用时，供应商应按照查阅内容和时间要求满足采购人使用病案的需要。

（1）档案库房建设

1.1供应商应在福州地区设有专业档案存储库房面积≥500平方米，需提供档案库房的场地证明材料（属于自由产权的提供产权证复印件；非自由产权的提供产地租赁合同复印件或无偿使用证明材料）；库房应位于福州市辖区内，其建设或改造应符合国家《档案馆建筑设计规范》、《档案保管外包服务管理规范》，地势高坦、集中布置、自成一区、交通方便，距离采购人现在单位较近。租赁库房不得与办公、工业、商业以及仓储等与档案管理无关的用房混杂，不得存放易燃易爆物品、放射性物体、有毒有害气体和其他杂物。

1.2库区应设有独立的值班室、监控室和消毒室，不应设置其他无关用房。库区地面高度和档案库净高符合国家规定标准。

1.3供应商在响应文件中须针对此项内容在“资格、技术、商务评标标准对照情况点对点应答表”中进行响应承诺(即承诺内容不得含在所提供的方案或其他表格中，若承诺内容含在所提供的方案或其他表格中的视为未承诺)，未按照规定进行响应承诺的视为未实质性响应，其响应无效。

1.4采购人有权对供应商存储保管病历的库房及相关防护设施定期现场检查，发现问题的及时采取相应整改措施。

(2)设备设施配备

档案库房设备设施配备必须满足档案保管“八防”的要求。

1.防盗设施

1.1库房具有防盗设施，具有电子监控设备，全场无死角，监控资料承诺保存90天，以上需提供相关图片证明。

1.2库房具有安防控制系统，库房配备电子门禁系统、库区设置安全门禁、玻璃破碎报警等安全防护专用设备，需提供相关图片证明。

1.3库房保安员全天7*24小时，365天无间断巡逻值班需提供巡逻值班表等相关图片证明。

2.防火设施

2.1具有自动烟感、火灾报警火系统需提供相关图片证明。

2.2提供超高压细水雾装置或超高压细粉灭火器，需提供相关图片证明，及消防设备合格证书复印件。

2.3采用防爆灯，能够有效避免爆裂或火花散落，确保档案安全，需提供相关图片证明。

3.防光设施

3.1库房密闭或配挂防光窗帘，需提供相关图片证明。

3.2供无紫外线照明装置，能有效避免光源对档案纸张的破坏，需提供相关图片证明。

4.防潮、防高温设施

4.1库房具有温湿度监控及调控系统、抽湿机、空调，需提供相关图片证明。

5.防尘、防鼠防虫设施

5.1库房提供防尘罩、地面粉刷防尘漆等防尘设备，需提供相关图片证明。

5.2放置防虫、霉药品、承诺定期检查并投放灭鼠药，提供其它等预防措施。

6.防水设施

6.1档案库房地面可以有效防止雨水倒灌，空调排水措施做了专门处理。

7.供应商需提供符合国家标准的档案密集架，相互之间排列尺寸符合国家规定标准。

8.档案库应有2个独立的出入口。

（3）规章制度建设

档案寄存必须建立健全档案安全、保密、消防、保卫、档案出入库、档案保管、档案查阅利用、档案信息安全、库房人员管理等各项规章制度和检查记录，建立365天24小时值班、昼夜巡查制度，每天2次检查设施设备运行和档案“八防”措施落实情况，并做好检查记录。

（4）病案库存示踪系统的技术要求

1.病案示踪管理制度

1.1供应商需具备病历条码跟踪软件及硬件，以确保采购人病历的存储过程中实现快速定位，调阅，快速盘库，提供病历移交后的全部或部分时间内交接的库存报表。

1.2供应商病历示踪系统确保实现以下索引查询功能：病历号，病历条码号，病历所在箱号，病历所在库房位置号。

1.3供应商病历示踪系统确保实现某本病历的历史出入库时间记录查询。

1.4供应商病历示踪系统确保实现某段时间内调阅过的病历统计功能。

1.5 供应商病历示踪系统确保实现某个调阅申请人的历史调阅记录的统计功能。

（三）病案寄存实施方案

（1）组织机构

供应商成立实施项目组织机构，确定项目负责人和技术负责人，选配业务熟练的档案管理人员（持有业务培训结业证不少于5人），总经理亲自负责，分管经理具体抓好，任务明确，分工详细，责任落实，切实做好寄存档案各个环节的工作。库房管理人员不得少于2人，且熟悉档案法及档案工作规章制度，掌握档案管理业务知识，责任心强，吃苦耐劳，踏实安心，胜任档案寄存工作。供应商必须在响应文件中确定项目负责人、技术负责人及工作人员名单，明确各自工作任务，需提供身份证复印件，成交后采购人将按响应文件提供的身份证复印件与现场实际的工作人员进行核实，有违背响应文件的视同违约，采购人有权解除与成交人的合同，产生的损失全部由成交人承担。

（2）项目管理

供应商必须加强对病案寄存全过程中的监督和管理，建立并落实寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、查阅等工作流程，完善相关手续，抓好工作进度，落实具体措施，认真处理寄存事故，确保病案实体安全。

（3）安全保密

供应商认真贯彻执行《保密法》和有关安全保密规定，制定安全保密制度、保密协议书，签订保密承诺书，履行保密责任，加强寄存病案各个管理环节的安全保密工作，不得泄露采购人单位的秘密，不得私自复印或摘抄有关病案内容，不得对外泄露寄存病案情况，不得利用寄存病案谋取私利。

（4）提供查阅服务

供应商建立健全查阅利用服务工作制度，明确查阅方式，规范查阅程序，履行查阅手续，加强查阅监管，改进服务态度，按照采购人查阅内容和时间要求，及时、认真做好寄存病案调卷、查阅、递送等服务工作，并及时归还存放查阅的寄存病案。每年都要对寄存病案进行清理、统计和分析，并将情况报送采购人。每年至少提供不少于24次的病案无偿调阅递送服务。

（5）建立管理台账

供应商建立细致的管理台账，包含详细数据，定期供采购人审查。建立寄存台账，包含寄存病案的每次运输、每月寄存、半年累计、全年累计；建立管理维护台账，包含安全巡查记录、温湿度监控、防虫药投放、日常维护等；建立病案查询利用服务记录等。

( 6 )项目检查验收

成交人陪同采购人依据国家档案局规定标准和技术规范、谈判文件、响应文件和合同约定。如若发现问题，由成交人负责整改。

（7）严格项目实施

本项目完成采购后，成交人就是项目实施主体，不能将本项目转标、转包、分包给他人。

(四)寄存病案质量要求

（1）供应商在寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须做到运输安全化、存放条理化、排列系统化、保管科学化，不能发生遗失、损坏、损毁、烧毁、污损、霉变、虫蛀等情况，确保寄存病案实体安全。

（2）供应商在寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及国家、行业以及采购人制定的相关保密规定，符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求，履行相关保密职责，签订保密协议和保密承诺书，确保寄存病案信息安全。

（五）售后服务的技术要求

1. 满足调阅灵活性及时效性要求

1.1 供应商须提供病历资料专车递送给病案室的档案实物调阅和资料扫描拍照的远程调阅方式。

1.2 供应商须保证病案调阅服务的及时性：确保当天17：00 前发出的调阅要求，应在次日的14:00 前送达。

1.3 供应商须确保病案入库服务的及时性，入库时间进度应满足医院的要求

2. 病案丢失的责任及其他侵权违约责任

2.1 供应商对病历移交后发生的丢失须承担赔偿责任，分两种情况的丢失赔偿责任，一种是没有患者纠纷的；另外一种是有患者纠纷的，分别描述相应赔偿责任。

2.2 供应商侵权违约指供应商非法变卖病历的相关信息，或非法占用病历的行为：该侵权违约责任须明确描述。

（六）工期要求

1、成交人须在成交通知书下达后20日内具备开工条件。

2、本项目自合同签订之日起，90日内完成2150箱扫描后的历史纸质住院病案的移交工作。

（七）报价要求

1、本项目供应商须提供分项报价；分项报价内容不限但不少于：不同规格

档案保管箱、纸箱、移库、搬运、运输、装箱、存储、保管费用（含消杀费用）、人员投入、设备的投入等，还要包括可能的运输等伴随服务。还要考虑到合同中可能出现的索赔和变更。未提供分项报价的视为未实质性响应谈判文件，其响应文件无效。

2、档案调阅方式列表

（注：列表中的内容不包含在本次采购预算中，供应商只需在分项报价表中提交独立分项报价，报价不能超过最高单价限价，最终的报价作为调阅档案时按实际结算的依据。）

三、供应商资格要求及审查办法

1、资格要求：

（1）供应商应是具备独立企业法人资格,有能力承接本项目的国内企业 (供应商应在响应文件中提供企业法人营业执照复印件,并加盖供应商单位公章)；

（2）法定代表人授权书原件（若是单位负责人参加谈判的可无须提供本函），(供应商应按照附件“响应文件格式”)；

（3）依法缴纳税收和社会保障资金的承诺函(详见附件“响应文件格式”)；

（4）参加本项目响应前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明函(详见附件“响应文件格式”)；

（5）具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的声明函(详见附件“响应文件格式”)；

（6）信用信息查询记录证明材料（根据《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》<财库〔2016〕125号>精神，供应商须提供在采购公告发布后、响应截止时间前分别通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）和中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）网站查询相关主体信用记录，并提供信用信息查询记录证明材料（打印件或截图），在评标时将对供应商信用记录进行甄别，打印各供应商的信用信息查询结果，与其他谈判文件一并保存，对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，其响应文件将被视为无效。

（7）本招标项目不接受联合体谈判，不允许分包。

2、供应商具有档案管理局颁发的《档案服务机构备案证》，需提供在有效的证书复印件并加盖供应商公章。

3、资格审查采用方式：开标后即开始评标。

4、供应商应对响应文件资料的真实性负责，招标人在授予合同之前有权对其响应文件资料进行核实，如发现所提交的资料不真实，招标人将视其为以弄虚作假方式骗取中标，其成交无效，若给招标人造成损失的，应依法承担赔偿责任。

四、谈判文件的获取

1、本招标项目不采用电子谈判。

2、谈判文件请自行在网站上下载。

3、项目联系人：余工 联系电话：****-********

五、答疑截止时间

供应商若要求澄清谈判文件，应在获取谈判文件后的 1个工作日内提出，招标人将随时解答。

六、响应文件的要求及递交

（1）响应文件要求：

1）除谈判文件另有规定外，响应文件应使用附件响应文件模板规定的格式。

2）除谈判文件另有规定外，响应文件的正本和全部副本均应使用不能擦去的墨料或墨水打印、书写或复印，其中：

①正本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“正本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册。

②副本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“副本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册；副本可用正本的完整复印件，并与正本保持一致（若不一致，以正本为准）。

（2）响应文件递交：

1）响应文件一式三份（正本1份、副本3份），分别标明“正本”“副本”字样，并密封加盖供应商公章。响应文件未密封完好将导致响应被拒绝。

2）首次响应文件递交的截止时间：2020年06月02日 08:30时至09:00时，供应商应在此之前将密封的响应文件送达（开标地点），逾期送达的或不符合规定的响应文件将被拒绝接收。

七、开标评标时间地点

1、开标时间：2020-06-02 上午09:00（北京时间）

2、评标时间：开标后即开始评标。

3、地点：福州市鼓楼区东大路36号花开富贵A区23层（福州华腾招标有限公司开标大厅）。

八、定标原则及办法

1、评标活动遵循公平、公正、科学和择优的原则。

2、谈判小组将根据本谈判文件各项要求综合评估，推荐出符合采购要求、符合项目质量和服务要求且报价由低到高前三名为本合同包成交候选人，确定出符合采购要求、符合项目质量和服务要求且报价最低者为本项目成交人（若出现报价相同的情况，则由谈判小组按随机抽取方式确定最终成交候选人）。

3、供应商之间有相互串通响应、弄虚作假等违规行为者，将作废标处理，并在我院未来的项目招标中被拒绝接受谈判。

九、合同条款内容及签订

1、合同专用条款内容依照国家规范文本，合同通用条款内容解释依照国家规范文本（可略印）。

2、合同签订：成交人在接到成交通知后3天内，应派代表与招标人联系，商讨签订合同事宜。

3、合同签订地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

十、付款方式

合同签订后10个工作日内预付合同款30%，病案材料上架经采购人验收通过后，在一个月内支付合同款的50%，合同到期后支付合同款剩余的20%。

十一、其它要求：

成交供应商在领取《成交通知书》前须将本项目代理服务费按照福建省立医院2019年度协议为准，以成交价为计算基数，成交金额100万元以下按1.5%计算后整体下浮30%计取向成交人收取。服务费以银行转账形式缴至福州华腾招标有限公司账户。

十二、其他未详尽事宜

依照国家政府采购有关规定。

附件：159*****48898.gif">********171619_s4lowij52i.docx">响应文件格式.docx

招标人：福建省立医院

协助组织单位：福州华腾招标有限公司

2020年05月27日