苏州诚和招投标咨询有限公司受苏州工业园区社会保险基金和公积金管理中心的委托，就2020年档案整理和数字化服务组织竞争性磋商采购，欢迎符合资格条件的供应商前来参加磋商。

一、采购编号：SZCH2020-Y-C-010

二、采购内容：

项目名称：2020年档案整理和数字化服务

服务期限：2020年10月30日前完成本项目服务内容。

服务地点：甲方指定地点。

采购需求：

1、服务内容

说明：数量为预估，最终付款按实际服务数量及响应单价结算。

2、项目基本要求

2.1完成苏州工业园区社会保险基金和公积金管理中心的工伤档案、业务档案整理和数字化加工、生育档案整理、档案移架、档案数据整理移交服务工作。

2.1.1档案整理和数字化加工的基本环节主要包括：档案借调、档案整理（目录数据准备与录入、修整文件、文件分类排列、清点档案张数、打码、打印案卷封面和备考表、打孔装订、档案盒打印及装盒、档案整理登记等）、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、质检验收、还卷归库、数据备份等工作；

2.1.2档案移架包括：档案移架前的检查、清点、档案装箱、登记、档案运输、上架等工作；

2.1.3档案数据整理移交包括：按照园区档案中心档案移交进馆的要求和标准对中心目前档案系统中电子档案数据进行图像处理、格式转换、文件命名调整、案卷级及文件级条目数据调整等操作，向园区档案中心移交。

2.2档案整理和数字化加工的过程管理：应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

2.3纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

2.4档案移架在汇金大厦3楼档案库房和汇金大厦6楼档案库房之间。承装档案需配备塑料周转箱，搬运现场应配有管理人员统一指挥，负责下架、清点和装箱。每个周转箱都应进行标识，档案到达后，搬运人员应按照序号对号上架，并排放整齐；应做到轻拿轻放，防止档案摔落。

2.5档案数据整理移交：将2015年及之前的保管期限为永久的业务档案按照园区档案中心档案移交进馆的要求和标准对中心目前档案系统中电子档案数据进行图像处理、格式转换、文件命名调整、案卷级及文件级条目数据调整等操作，导入园区数字档案室系统，实现向园区档案中心的移交。

3、档案整理和数字化加工、档案移架及档案数据整理移交要求

3.1基本原则

在档案整理和档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质档案数字化技术规范》

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）

《档案著录规则》DA/T18-1999

《江苏省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》

《江苏省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》

《档案数字化外包安全管理规范》

《园区档案馆档案接收进馆标准》

3.2档案整理和数字化加工流程简述：

档案整理和数字化的主要工作环节包括：档案借调、档案整理（目录数据准备与录入、修整文件、文件分类排列、清点档案张数、打码、打印案卷封面和备考表、打孔装订、档案盒打印及装盒、档案整理登记等）、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、质检验收、还卷归库、数据备份等工作，并确保档案实体及其信息的安全保密。

3.2.1档案借调

由专人负责档案的借调，完善借调手续。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保信息准确无误，同时借调双方在《档案交接记录表》上做好交接记录。

3.2.2档案整理

业务档案、生育档案的整理包括：目录数据准备与录入、修整文件、文件分类排列、清点档案张数、档案打码、打印案卷封面和备考表、打孔装订、档案盒打印及装盒、档案整理登记等。

（1）目录数据准备与录入：

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷档号、案卷题名、件档号、文件名称、页号和页数等，应进行修正，并对原卷内目录、案卷封面和档案盒背脊内容进行同步修改、重打印。对于没有目录的案卷，需要进行录入、打印。

档案目录信息著录要求：案卷信息和卷内目录信息应按要求进行录入并校对，确保准确，并导出电子文档。原有目录有误的需更新为正确的，并提供更新前后的数据对比记录。

“工伤认定申请”档案需著录的卷内目录内容包括：员工姓名、文件名称、页数、页码等；每人的档案材料中，包括：工伤认定申报登记表、工伤认定申请表、劳动合同、身份证复印件、病历复印件、有关部门证明、营业执照、工伤申报证据清单、工伤认定决定书、送达回执等。著录完成后，打印卷内目录。

（2）修整文件

对于发票等不规则大小的材料需进行裁剪、粘贴，对于破损严重的档案，应先进行技术修复，折皱不平的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)。

（3）清点档案张数

根据卷内目录核对纸质档案，清点每份档案的张数，如有异常做好记录。

（4）档案打码

为每页档案打页码，要求敲印准确，不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象。

（5）打印案卷封面和备考表

“工伤认定申请”档案案卷封面需著录打印的内容包括：单位名称、员工姓名、性别、出生年月日、申报日期、认定日期、工伤认定决定书文号、归档日期、归档号、卷内件数、页数和保管期限等。

备考表上需写明本卷档案的件数，立卷人和检查人签章，填写日期。

（6）打孔装订

对于扫描完成的档案，由供方负责打孔装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求进行细致认真地装订。恢复装订时，应尽可能按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件；对于原来没有打孔的档案，采用三孔一线装订，需要先打孔再穿线装订；同时注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

（7）档案盒打印及装盒

档案整理后，打印档案盒，并将档案装入档案盒。

（8）档案整理登记

制作并填写纸质档案整理过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号、页数及整理情况。

3.2.3档案扫描

（1）影像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象。对淡铅笔印痕的档案，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。在复印件上加盖有资料责任单位的红色公章的，视为原件。如果资料单位的原件复印件的章亦是黑白复印效果的，确定为“复印件”。

（2）部分档案需要整本全部扫描，部分档案案卷中有些已扫描、有些未扫描，需要挑出未扫描的档案进行扫描。

拆除装订：对于已装订的档案，在扫描前应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描；纸张状况好的档案采用高速扫描方式。对成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

扫描色彩模式：应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合采用黑白或彩色模式进行扫描。

扫描分辨率：扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。对档案进行扫描时，其分辨率一般均选择300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差的档案，需提高分辨率。

影像属性：档案影像的属性数据和实体档案上内容是否一致。

扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3.2.4图像处理

（1）图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不应影响图像质量，不得出现锯齿、失真、模糊等情况。

（3）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边、黑装订孔等应进行去污处理。处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

3.2.5图像存储

（1）存储格式

采用彩色模式扫描的文件，存储为JPEG格式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

（2）图像文件的命名

原始图片按所在页码命名，按批次号/案卷档号进行存储。图像加工处理后，工伤和业务档案按批次号/案卷档号/件档号对图片进行存储，图片需与目录进行匹配挂接。

对同一档案编号的图片需进行合并，生成一个以档案编号命名的PDF文件，按批次号/案卷档号/件档号进行存储。

3.2.6目录建库

工伤档案、业务档案、生育档案的案卷目录和文件目录应根据要求进行著录，建立档案目录数据库。采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

部分业务档案采购方目前已有案卷级和文件级目录，供方需在合同签定后一个月内，根据中心的接口文档，自行开发程序获取相关数据。开发的程序须经采购方验收通过后方可使用，若供方无能力开发对接程序，或开发的程序验收不通过，即视为供方违约，采购方有权解除合同，并可要求供方赔偿采购方的损失。

3.2.7数据挂接

（1）中心档案信息管理系统软件为B/S架构，oracle数据库。

（2）通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接，将档案数字化加工成果导入档案信息管理系统以供利用。

（3）合同签定后一个月内，供方需自行开发导入程序，并完成程序调试，确保在采购方指定的时间内，完成数据挂接工作。开发的程序须经采购方验收通过后方可使用，若供方无能力开发对接程序，或开发的程序验收不通过，即视为供方违约，采购方有权解除合同，并可要求供方赔偿采购方的损失。

3.2.8质检验收

（1）成交单位应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证档案整理和数字化工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。

（2）成交单位必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的工伤档案、业务档案必须逐卷（册）全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。

（3）验收时间

采购方对分批递交的档案进行分批分环节验收，成交单位应在自检合格后，备齐相应的项目文档和接收单向采购方提交验收。采购方应在收到上述文件后及时完成验收，并根据验收结果作出批次验收结论。

项目全部完成后，成交单位应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向采购方提交项目总体验收。采购方在收到上述文件后20个工作日内做出总体验收结论。

3.2.9验收质量标准

整理质量验收：实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例由采购方确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，该卷档案的整理质量将被确定为“不合格”。

数字化加工质量验收：数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况，该卷档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。

实物验收：档案实物验收必须逐卷清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁人事、业务档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回成交单位全面自检。对已发现的问题，成交单位须及时采取补救措施，并承担相应责任。采购方有权解除合同并追究成交单位违约责任。

每批次质量验收合格率100%，该批次质量验收结论将确定为“通过”，未达到的，该批次质量验收结论将确定为“不通过”。

在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题，成交单位应及时、无偿地予以纠正并再次提交采购方验收，直至更正全部错误。

3.2.10还卷归库

整批次档案经中心工作人员抽检合格后办理相关确认手续，并进行双方签字确认，双方共同上架入库。

3.2.11数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份，包括原始扫描图片、加工后的图片、合成的PDF文件、条目数据、项目文档等。

（2）备份方式：通过服务器硬盘和移动硬盘（2.5寸）备份，至少一式二份，项目完成后移动硬盘必须移交采购方，不得带走，费用包含在磋商报价总价中。

（3）数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）备份登记：填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

3.3档案移架

3.3.1档案原库房下架后按照要求分装入箱并做好标识；

3.3.2到新档案库房后按照档案序号将档案放到指定的架上，并按要求排列整齐。

3.4档案数据整理移交

3.4.1从中心现有档案系统中将2015年及之前保管期限为永久的档案进行输出（包括案卷及文件条目数据和影像数据）。

3.4.2核对影像及录入条目数据（包括卷数、件数、页数及录入信息）的完整性及正确性，按照要求进行调整修改，同步更新现有档案系统中的数据。

3.4.3按照园区档案中心移交进馆要求将现有影像格式转换成以件档号命名的PDF，与案卷级及文件级的数据做好对接，如有必要需按进馆要求对相关数据进行调整。

4、数字化加工软件要求

4.1为了确保高效、高质量地完成本项目，成交单位在档案数字化加工过程中须使用软件系统进行加工，采购人对成交单位的加工软件提出以下要求：

4.2数字化处理软件必须包括以下功能：目录登记、资料暂存、档案扫描、质量检查、类型识别、索引录入、页码录入、录入字段编辑、用户管理、设置密码、系统维护、查询统计、生产统计、用户查询、自动备份等。软件必须按照工业化流水线式流程设计，数字化加工流程科学合理，各工序分工明确，考核方式科学严谨。在整个流程中，工序间相互监督，并且支持工序回馈，使整体数字化档案的质量得以保障；在整个数字化加工过程中，必须采用计算机管理手段，每一份的档案的流转计算机自动记录，并且可以统计时间段内的各工序员工的工作量、返工次数等；

4.3档案扫描加工软件具有扫描、图像处理（批量去黑边，纠斜，缩放，旋转等）等功能；在扫描过程中，档案数字化软件支持条码管理，可以识别档案中的一维条形码，保障档案对应无误；支持多种图像格式，系统要求支持黑白二值、8位灰阶、24位彩色三种图像格式，均采用压缩方式存储，文件格式可以采用TIFF、GIF、JPG等格式，可以被其他软件系统调用，保证和现有图像存取格式完全兼容；高压缩比，节约网络资源。

4.4为了更好地利用数字化档案、确保影像质量以及扫描任务的顺利完成，供方的软件须支持采购方提供的案卷级和文件级数据的EXCEL导入，从而充分利用已有信息对纸质档案进行整理、质检，提高工作效率和准确率。

5、加工、保密及其他要求

5.1供应商要严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家、省、市相关规定及采购方有关规定。扫描工作必须在采购方指定场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

5.2扫描供应商应做到：

与项目工作人员签订保密协议，加强对其保密教育；

加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为；

不同工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故发生。在加工过程中，供方不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供方承担一切责任；

对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细登记，建立工作日志并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。要建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料；

扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。供方应在加工现场配备专用数据存储设备，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应保密处理，确保信息安全,存储加工成果的介质不得带离加工现场；

不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如笔记本电脑、手机及移动存储介质等。光驱、软驱和USB端口封闭，不得使用任何带存储功能的外接设备；

完成项目后，供方要永久对本项目的技术情报和数据资料承担保密责任。

5.3供应商需自带设备（桌椅、专用数据存储服务器、计算机、扫描仪、打印机、电动打孔机等）、办公耗材（复印纸、硒鼓、胶水等）、档案周转箱等，在采购方指定地点提供档案整理、电子扫描服务，正确率要求100%。供方需要自带不少于100个塑料档案周转箱用于档案整理。

（1）电动打孔机（可打孔的厚度500页；可通过设定孔距和移动平台实现连续打多孔；可选择5MM孔直径）

（2）A3、A4高速扫描仪（扫描速度：单面每分钟90页以上、双面每分钟180页以上；扫描模式：彩色、黑白；分辨率：300dpi以上）

（3）A3平板扫描仪（扫描速度：每分钟12页以上；扫描模式：彩色、黑白；分辨率：300dpi以上）

（4）电脑（内存4G及以上、显示器22寸及以上）

（5）专用数据存储服务器（CPU 2.8GHz及以上、4核及以上，内存8G及以上、存储8T及以上）

5.4供方提供本次项目的计算机和扫描仪要求性能完好、能满足本项目的加工要求，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

5.5供方至少需配备8名操作人员、1名现场项目负责人、1名技术人员。磋商文件中须提供上述所有工作人员身份证明复印件及供应商为所有拟投入本项目人员缴纳的最近三个月的社保证明复印件（须经社保经办机构盖章），否则视为未实质性响应。供方在本项目进行过程中不得随意更换工作人员，若更新需事先征行采购方同意。供方需指定专人负责档案材料的领取与归还，严格执行原始档案的交接手续，确保原始档案的安全。

5.6档案整理及数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。本次项目使用的服务器储存、所有计算机硬盘、备份的移动硬盘、相关存储介质待项目验收通过后必须移交采购方，不得带走，费用包含在磋商报价总价中。

5.7供方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；供方作息时间需与采购方工作人员一致。

5.8采购方只提供场地（约60平米）、档案整理立卷时所需的档案盒、档案卷皮及必要的档案业务指导。

5.9本次采购内容是一个完整的部分，不得分包或者转包。

5.10成交单位必须在成交后的5个工作日内到苏州市档案局办理备案手续。

5.11售后服务：成交单位须提供自项目整体验收合格之日起一年的免费质保期服务。

6、付款要求

6.1付款方式：最终付款金额以实际完成数量和响应单价结算。

6.2付款步骤：合同签订生效后，供应商完成本合同50%工作量并通过采购人验收后，采购人于验收之日起15个工作日内支付给50%合同金额；待供应商完成本合同全部服务内容并由采购方整体验收合格后的22个工作日内支付剩余款项。

三、本项目采购预算：

人民币（大写）：肆拾壹万元整

人民币（小写）：￥410000.00

四、合格磋商供应商的一般条件：

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6、法律、行政法规规定的其他条件。

五、合格磋商供应商的特殊条件

无

六、采购文件获取信息

获取时间：采购公告发布之日起至2020年6月8日上午9:00—11:00，下午13:30—16:00（节假日除外）

获取地点：苏州市竹辉路477号咨询大厦二楼

获取方式：现场或邮寄出售（除法规规定的特殊情形外，售出后概不退回）。以邮寄方式购买采购文件的，潜在磋商供应商须经采购代理公司确认报名合格后汇款，否则报名费用不予退还；因邮寄而导致报名资料的原件、复印件等相关文件的遗失等责任与采购代理公司或采购人无关，由报名单位自行承担。

售 价：每套300元，疫情期间，避免现金接触，报名费使用转账方式交纳。如需邮寄另加50元特快专递费。

标书款汇款地址：苏州市竹辉路477号咨询大厦二楼

收款单位：苏州诚和招投标咨询有限公司

银行账号：********01346

开户银行：上海浦东发展银行苏州分行沧浪支行

报名咨询电话：****-********

购买采购文件汇款咨询电话：****-******** 钱会计

报名时须提供报名单位《营业执照》副本复印件并留存（需加盖报名单位公章）。

注：未按上述方式获取磋商文件的供应商，不得参与本项目磋商响应活动。

七、磋商信息

磋商响应文件递交时间：2020年6月16日上午09:00—09:30整

磋商响应文件递交截止时间：2020年6月16日上午09:30整

磋商时间：2020年6月16日上午09:30整

磋商地点：苏州工业园区公共资源交易中心

地址：苏州工业园区旺墩路168号市场大厦二楼

八、联系及监督

1、采购单位

名 称：苏州工业园区社会保险基金和公积金管理中心

地 址： 苏州工业园区苏州大道东123号中新汇金大厦1楼

电 话：****-********

联 系 人： 喻菊

2、采购代理机构

名 称： 苏州诚和招投标咨询有限公司

地 址： 苏州市竹辉路477号咨询大厦二楼

电 话： ****-********、****-********

传 真： ****-********

邮政编码： 215007

联 系 人： 周莉、刘虹

3、政府采购监督电话：****-********

九、其他应说明事项：

1、本项目不接受多个供应商组成联合体参加磋商。

2、本公告将在江苏省政府采购网、苏州市政府采购网上发布。

3、疫情防控期间必须要进行采购的理由：本项目用以保障苏州工业园区社会保险基金和公积金管理中心的正常运行及支持相关工作的开展，故实施本次采购。

十、公告期：公告之日起三个工作日

2020年6月1日