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合同环节

合同管理系统

1

合同模板管理

统一管理、多版本管理

2

按不同合同类型进行分类管理，每一合同类型可以形成各自的审批要求、合同范本、条款等。

3

记录合同模板每个条款的历次修订情况及修订依据

4

格式文本可逐条列出解释、说明或提示信息

5

合同起草

对接科技项目管理系统：
科技项目管理系统的商务采购流程完成后，触发到本系统进行合同起草，同时更新科技项目管理系统中商务事项的状态

6

对接集采系统：
获取采购结果、评审报告、报价单、评分表等文件，用于提示合同相应内容的填写，同时也可以进行风险提示。
对于未通过集采系统的项目，可以使用人工上传文件的方式。
支持pdf、word、excel、图片等格式文件。

7

合同模板套用：
系统自动根据合同类型调用模板，进行套用，完成合同文本的快速拟定。每个合同类型进行提示、说明，用于合同起草时判断使用哪种合同类型。

8

后续合同模板如果有新增或修订，可以由管理员自行配置合同起草表单。

9

便捷合同起草：
起草时套用模板，根据模板中需要填写的内容，只需要填写的表单信息，快速形成合同文件。

10

合同文本条款锁定：
1.关于违约责任、知识产权、及其他普适性权利义务等标准条款，修改后提示流程差异（如需法审）。
2.关于监管要求、审计要求等条款，修改后提示影响、流程差异。

11

合同文本在线编辑：支持在线编辑、修订，批注，评论；编辑留痕，修改过程全程记录。

12

合同关键词识别：识别合同文本中的关键词并高亮显示，便于聚焦合同关键信息以及风险信息。

13

合规提示：起草合同时，根据制度库、采购结果，对合同内容存在的风险及时提示.

14

多版本管理

15

与供应商磋商合同内容

与供应商磋商合同内容的过程，可以采用2种方式：
1.系统可以将合同线上推送给供应商，供应商可以线上查看、编辑。如采用此方式需供应商开通系统访问权限。
2.导出合同文本，仍通过线下（如邮件）与供应商沟通磋商。

16

合同版本比对：
供应商反馈的合同文件，上传到系统后，与原合同版本在线比对，高亮显示差异点，提升审核效率。

17

合同签订审批

支持PC端、移动端审批。

18

合同签订审批流程可根据需要灵活配置，有组织机构或人员权限变化时，可灵活调整。
在集采系统实现合同签订审批后，将本系统与集采系统进行对接，本系统审批通过的合同可直接进入集采系统进行后续审批，并将前期审批情况带入集采系统.

19

合同初审，对于合同初稿，增加初审流程，初步审核合同是否满足行内各方面要求，初审可退回。
初审通过后再正式提交合同签订审批。

20

对接内控系统，对于未使用合同模板、或法律条款有修改的情况，提交至内控系统进行审批；法审完成后从内控系统获取法审意见书，最好能对应到具体合同条款，用于审核法审意见的落实情况。

21

对接OA，在科技条线审批通过后，进入OA系统提交分管行领导审批。

22

对接科技项目管理系统，审批通过后科技项目管理系统的商务事项状态进行更新。

23

合同审批权限支持按金额、时限、类别、部门、人员等自行设定。

24

可以同时提交多人审批或会签

25

可以对审批时间进行统一设置，系统需显示每一个审批步骤的实际完成时间及合同完成审批的总时间，超出审批时间的系统需进行提醒。

26

合同审批通过后尚未盖章时，一般不能进行修改，如情况变化必须修改时，必须退回修改后重新进入审批流程。

27

在线修订，批注，修订留痕等；支持文本比对；可查看各流程节点及审批人、时间、明细等。
多文一屏：合同表单、文本内容、审批意见可以在一个屏幕上进行通屏展现，无需切换。
圈批圈阅：如同手写一样，直接可以对于文本内容进行圈批圈阅。

28

合同流转基本功能：
支持通过，驳回，加签，在线修订，上传附件，批注，评论，修订留痕等
支持发起人及签署流转参与方可查看各流程节点及审批人、时间、明细等

29

合同智能检测功能：
根据合同审查规则库要求，自动检测合同的签订风险、收付款风险、商务要求是否匹配等

30

合同签字、盖章

合同多方能够在线、并行签署，合同始终处于系统权限控制，防篡改。

31

与OA对接，OA中的用印审批流程，在行领导审批通过后，可以直接进入签字环节，实现线上、批量电子签名，行领导不再需要线下逐本纸质合同签名

32

与OA对接，OA中的用印审批流程审批通过，并且在行领导电子签名之后，办公室可以通过线上批量进行电子用印

33

供应商线上签章：
发送合同签署链接，供应商可以从外部通过PC端、手机端进行电子签章。

34

对于不支持电子签章的供应商，可以我行电子签章后，再由公司线下签章；或双方都线下签章。

35

合同需要纸质输出时，系统通过添加动态防伪码进行防伪打印输出，确保纸质文件不会被抽换页码，保证了纸质合同的安全可靠。

36

付款验收模板管理

统一管理、多版本管理

37

每笔付款验收类型按照不同类型验收模板选取验收

38

验收模板内容间存在逻辑关系

39

验收审批

支持在合同信息界面中，按照合同约定快速生成付款信息。

40

验收的发起可以两种方式：经办人直接验收；付款管理人员提示后由经办人验收

41

验收审批完成后，在合同该条付款信息显示已完成验收。

42

支持供应商在合同信息中查看验收状态。

43

支持打印验收报告。

44

付款审批

在完成验收审批后，供应商可在该合同该笔款项下提交付款所需的填写分期付款表、付款申请书等材料，待材料填写完整后，供应商可以开具发票。

45

对接进项税发票管理系统

46

对接财务管理系统

47

在系统中完成报表的编写，能够自动生成报销所需的报表

48

合同付款管理

合同签署完成后，流转到付款管理节点

49

付款计划：
根据合同内容，自动生成合同付款条件、金额、付款计划。

50

根据付款计划实现付款提醒

51

付款发起、审批

52

每一笔付款完成后，自动更新合同履约情况。

53

未按付款计划执行的，进行风险预警。

54

建立合同履行风险预警升级机制

55

合同执行管理

合同执行进度跟踪、管理

56

合同变更、解除、终止
1.合同变更以补充协议的形式展现，解除、终止以解除协议或终止协议的形式展现，属于原有合同执行中的一部分。（签署流程与合同签署全流程相同）
2.可以直接关联原有合同文本及相关各类附件、合同执行过程中的信息。

57

合同发生变更、解除、终止时，同步更新付款计划；同时从项目角度，实现为这个项目所发生的所有合同和收支信息的汇集。

58

供应商变更

59

合同管理部门可根据实际情况，对合同执行过程中的问题或建议、结果等进行记录。

60

供应商管理

支持批量导入、逐条录入，管理供应商、管理供应商联系人。

61

对接企查查等第三方数据，获取企业风险信息，进行提示。

62

可以导入供应商风险信息，支持导入pdf、word、excel等多种版本的文件，签署合同时调用、比对、提示风险。

63

供应商后评价：
1、将需要后评价的合同信息发送相关人员处理；可以逐一发送、批量发送、或导出清单。
2、导出供应商后评价结果。
3、维护供应商后评价模板。

64

合同档案管理

电子合同审批后自动归档，数字签名技术防篡改。

65

纸质合同，通过OCR识别、或者扫描件归档。此情况下，纸质合同仍需归档保留。

66

提供多维度档案搜索

67

合同审查规则库

法律事务部、计划财务部相关制度、要求形成格式化的审批规则，提供给合同起草、审批过程调用，用于起草合同时及时提示风险，同时可用于合规性审核。

68

需要整改的问题录入。监管检查、审计等各种检查提出的合同相关的问题，录入、或导入系统，形成格式化的规则，用于后续合同模板修订作为依据，也可以提供给合同起草、审批时提示风险。

69

报表

按不同口径导出合同相关数据报表、供应商相关信息报表；报表口径、计算公式可配置

70

关联交易报表

71

信息科技外包合同台账

72

科技非现场监管报表-涉及合同的相关数据

73

监管评级-涉及合同的相关数据

74

合同付款金额统计

75

合同执行情况统计

76

项目资金使用情况统计。能够按项目资金使用情况进行汇总分析。

77

防伪打印

任何时候，合同需要纸质输出时，可以通过添加动态防伪码进行防伪打印输出，确保纸质文件不会被抽换页码，保证纸质合同的安全可靠。

78

机构、人员、权限管理

与机构人员管理信息系统对接，获取人员机构数据。

79

与OA对接，获取审批流程数据。

80

满足行内管理要求，与现行权限设置相符的，机构、人员、权限管理功能

81

至少满足800用户规模

82

工作流配置

可以根据行内实际流程情况设定合同的审批程序，实现跨部门的线上审批。

83

应实现历史意见保存、历史流程保存、授权审批等功能，根据合同管理实际审批会签过程的要求对功能进行设定。

84

可随时对所有模块设置工作流，且可取消流程，并且需要设置是否可以插入前置、后置审批节点，设置审批时限及是否发送短信、邮件、内部消息给审批人等。

85

可以设置审批人是否可以修改合同表单数据、附件。

86

可以设置工作流节点为审批、会签、盖章、检查等类型节点

87

图形化的配置界面，简单易懂，操作简便。

88

风险预警管理

系统应提供异常合同分级标示制度，合同管理部门可以根据实际情况对合同进行风险分析，判定异常合同，并给予停止审批、停止执行、停止付款等风险类别标注，系统需实时反馈并显示合同管理部门对该合同的风险标注。

89

系统必须能够提供可信任和有效的审批痕迹和相关资料，使进入法律诉讼程序的合同，有据可依。

90

建立合同的动态预警机制，防范法律风险。提供合同到期预警、应付款预警、合同前期签署、合同执行提醒等灵活清晰的动态预警模块，并可对整体情况调用图表等多种显示模式进行分析。

91

合同约定验收时间到期后，系统自动提醒

92

验收延期后在系统记录延期原因，并自动更新该笔款项的应验收时间

93

未按付款计划执行的，进行风险预警。

94

能够对验收状态进行统计

95

预警提醒应支持邮件、短信及系统内部提醒等。

96

用户自定义预警。如合同延期、质保期预警等。

97

数据标准要求

符合我行数据标准落地要求

98

软硬件要求

支持信创软件、硬件

99

安全性要求

符合我行信息安全相关要求

100

具有严密的安全保密措施。充分应用身份识别与验证、访问权限控制等。根据用户的不同身份严格区分其权限。

101

配置灵活性

包括合同审查规则设置、合同模板配置、人员及权限配置、审批流程配置、报表口径设置等，都能支持由合同管理员自行配置，后续不需要另行开发。

102

系统具备可扩展性

1、预留与其他系统对接的接口；
2、后续如推广到全行使用，应适用于除商务采购之类的其他各类合同；

103

历史数据迁移

系统支持历史数据的迁移，审批完成的流程及附件的迁移，迁移后可在系统中进行查询与下载。可以查阅历史合同文本及审批情况。

104

法律方面

电子合同管理满足法律存证要求。

105

兼容性

系统的体系结构应与我公司现有管理类、办公类系统相互兼容。

106

外观

模块之间统一的界面风格，软件的操作简单直观，容易理解，办公人员在短期内就可以全面系统掌握其使用方法。