湖北国土资源职业学院

经济合同管理办法

第一章　总　则

第一条　为规范学校经济行为，规避经济合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等有关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条　本办法所称经济合同（以下简称合同），是指以湖北国土资源职业学院作为独立的民事主体，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的具有经济目的或经济内容的合同（协议）。

第三条　本办法所称合同管理，是指对合同的起草、审查、审批、签订、履行、纠纷处理、归档管理、检查等全过程的管理

工作。

第四条　合同订立、履行应当遵守法律、行政法规和本办法，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

第二章　合同管理机构及职责

第五条　学校按照“统一领导，归口管理，分类实施”的原则，建立合同管理运行机制。学校各部门和个人，应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节，严格履行职责。合同管理部门主要包括合同主管部门、合同归口管理部门以及合同承办部门。

第六条　合同管理办公室是合同管理的主管部门，全面负责合同的管理工作。合同管理办公室下设在资产财务处，由资产财务处、校办公室、宣传部、基建与招投标办公室、纪检监察室组成。其主要职责及分工为：

（一）资产财务处负责合同管理办法的制定、合同专用章的管理、合同台账的建立、合同档案的管理等。

（二）校办公室负责合同授权委托手续的办理。

（三）宣传部负责合同的法律审查。

（四）基建与招投标办公室负责审核学校各部门固定资产采购及大型工程合同手续的办理。

（五）纪检监察室负责监督审查合同的审批、签订、履行、管理情况。

第七条　合同归口管理部门，是指根据业务范围，学校授权相关职能部门，负责特定类型合同的归口管理工作。其主要职责为：

（一）根据需要制定归口管理范围内的合同实施细则、示范文本。

（二）审核归口管理范围内的合同事项的真实性、可行性；立项程序的完整性、采购程序的合规性。

（三）对归口管理范围内的合同文本进行业务审查。

（四）监督归口管理范围内的合同的履行、变更、解除、终止等情况。

（五）督促、协助合同承办部门处理归口管理范围内的合同纠纷。

合同归口管理部门的负责人为合同归口管理责任人，合同归口管理部门应指定专人作为合同归口管理人员。

第八条　根据职能及业务范围，学校授权以下部门为合同归口管理部门：

（一）后勤服务中心负责零星维修、园林绿化工程、国有资产依法租赁（商业用房、商铺、食堂）、水电气维保、道路修缮等合同，具体可参照学校维修管理办法口径进行管理。

（二）基建与招投标办公室负责基础设施建设（含设计、监理、施工、装修改造、技术服务等）、家具和大宗物资采购、大型修缮工程等合同。

1. 资产财务处负责资金存贷、账户管理、对外投资等合同。

2. 教务处负责学科建设、购买教学服务、课程开发、实训室及实训基地建设、校外实习活动、教学资源建设等合同。

3. 科技处负责纵、横向科研项目合同，技术合作、科技成果转化、著作出版等合同。

4. 信息中心（图书馆）负责信息化建设、网络运行维护、图书资源采购等合同。

5. 就业创业与校企合作处负责就业创业活动、校企合作项目等合同。

6. 招生办公室负责招生事务等合同。

7. 校办公室负责公车运行与维护、档案室建设、综合管理活动等合同。

8. 宣传部负责校园文化建设、对外宣传活动等合同。

9. 人事处负责教职工队伍建设、人事管理等合同。

10. 学生工作处、团委负责学生事务类、学生活动类等合同。

11. 纪检监察室负责委托审计等合同。

12. 工会（离退休）办公室负责员工福利等合同。

13. 安全保卫处负责安全保障、消防维护等合同。

14. 继续教育学院（职业培训中心）负责承接对外培训、对外服务项目等合同。

    不在以上范围内的合同，由校办公室根据合同性质和主要条款确定归口管理部门。

    第九条　合同承办部门，即合同提出部门，是指根据部门工作职责和业务需要，具体负责合同立项、谈判、起草、履行、归档等工作的业务经办部门。校属各部门及二级学院为合同承办部门，应各司其职，对本部门管辖业务的合同负责，是合同管理的第一责任单位，其主要职责为：

    （一）负责所承办合同的可行性分析论证。

    （二）负责审查合同标的的真实性。

    （三）负责审查合同对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等，包括但不限于：

    1．合同对方是否具有签约资格；

    2．合同对方是否具有履行合同所必须的资质，应要求对方提供相关证明材料；

    3．审查合同对方签约代表的身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书（应明确载明委托代理事项、权限及期限）等；

    4．根据需要，可以要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

    5．必要时，可以要求合同对方提供履约担保。

    合同承办部门应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。

    （四）负责合同的洽谈，对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请校外专家参与相关工作。

    （五）负责合同的起草，负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查，确认合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规章制度的规定，并与招投标或协商谈判内容一致，条款表述核对无误，确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算。

    （六）负责将合同提交审核部门审查会签。

    （七）负责办理法律、法规规定的审查、登记或备案手续。

    （八）负责具体履行合同，跟踪掌握合同履行情况，处理合同纠纷。

    （九）收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料并归档。

    （十）其他有关合同事务。

合同承办部门的负责人为合同承办责任人，合同承办部门应指定专人作为合同承办人员。

第十条　合同内容涉及两个或两个以上部门的工作内容或职能的，根据合同性质或主要条款确定主承办部门；不能确定的，原则上由合同经费管理部门主承办。

第三章　合同起草

第十一条　金额在1万元（含）以上的对外经济业务必须签订相关合同。

第十二条　合同承办部门在起草合同文本时，要主动征求、听取相关单位（部门）及学校分管领导的意见和建议。对于重要合同（战略合作合同、涉外合同、合作办学合同、大额资产处置合同等）的起草，应提请学校办公室及其他相关部门参与，事先将其中重要事项报学校分管领导或校长审批。

第十三条　合同文本应严格依照法律、法规、规章和学校规定，结合合同具体情况，做到条款完备、责任明确、文字表达准确、简洁，不得出现模棱两可、表达有歧义的语句或词语。合同中的术语、专门词汇、重要概念应设专款进行解释；涉及金额的数字应同时注明大写和小写；需要填写的部分不得留空白，可填写“无”“/”标识；合同末尾须注明签订人、签订日期。涉外合同须提供中、外文文本。

第十四条　合同格式有标准合同文本的，按照标准合同文本起草；无标准合同文本的，按照国家或行业示范合同文本起草。对于格式文本中没有规定的事项，合同承办部门应予补充或完善。无标准文本和国家格式文本的，合同承办部门应联合归口管理部门、审核部门，根据民法典及相关规定制定学校统一示范文本。合同相对人提供合同文本的，合同承办部门应当对其提供的合同文本进行详细审查，并根据需要进行修订。

第十五条　合同内容主要应当包括：当事人姓名（名称）和住所，合同标的及数量、质量、价款或酬金，质保期，双方的权利义务，履行期限、地点和方式，开户行、户名、账号，违约责任，解决争议的方式等。

第四章　合同审批

第十六条　学校合同审核执行审批会签制度，审批过程采用合同会签流程表进行记录。

第十七条　合同金额在1万元-3万元（不含3万元）且为预算内的为简易合同，可办理简易审批程序；合同金额超过3万元（含3万元）-10万元（不含10万元）的为普通合同，由宣传部转学校法律顾问审核，办理完整审批程序；合同金额在10万元（含10万元）以上的为重大合同，应事前向校长、分管校长请示沟通后，办理完整审批程序。

第十八条　简易合同审批程序：

（一）合同承办部门起草合同文本，经办人填报合同会签流程表，根据规定流程自上而下审批办理。

（二）合同承办部门负责人审核，对合同的内容、合同条款等负责。

（三）合同归口管理部门审核，负责合同的真实性、可行性和业务审核。

（四）校办公室办理合同授权委托手续。

（五）合同管理办公室设置合同专管员，对合同的完整性进行最后审查。

第十九条　普通、重大合同审批程序：

（一）合同承办部门起草合同文本，经办人填报合同会签流程表，根据规定流程自上而下审批办理。

（二）合同承办部门负责人审核，对合同的内容、合同条款等负责。

（三）合同归口管理部门审核，负责合同的真实性、可行性和业务审核。

（四）合同金额超过3万元（含）的，宣传部负责联系法律顾问，对合同的主体、形式、内容和订立程序进行法律审核，确保合同的合法性，维护学校的正当权益，并签署《法律顾问审查意见》。

（五）分管校长审核，负责对合同进行全面审核。

（六）基建与招投标办公室审核招投标相关资料的完整性、有关内容是否与招投标文件或谈判承诺内容一致，是否符合学校规定等。

（七）资产财务处审核资金使用是否与预算一致，经费来源是否合规并落实到位，约定的标的金额表述是否符合规范，支付方式、条件及账户信息等是否明确、合理，质保金留存、进度款支付的条款是否合理规范，税费的合理性，发票开具的合规性，是否存在违反财务规定的条款等。

（八）纪检监察室负责做好合同廉洁性审查，查处合同履行过程中的违纪违规行为。

（九）校办公室办理合同授权委托手续。

（十）合同管理办公室设置合同专管员，对合同的完整性进行最后审查。

第二十条　审批流程中，审核部门一般应自收到送审材料之日起，5个工作日内完成审批会签工作，作出通过审批、建议修改或不予通过的明确结论，遇重大事项或其他特殊情况，可适当延长审核期限。

第二十一条　合同流程被退回的，合同承办部门应根据审核意见整理、修改合同文本，重新发起审批流程，直至审核通过。

第五章　经济合同签订

第二十二条　校长作为学校的法定代表人，是学校合同法定签订人，对外代表学校签署合同，同时可授权代理人在授权范围内签署合同。

第二十三条　一般合同学校授权合同承办部门签订。法律关系复杂、对学校利益有重要影响以及金额在100万元以上（含）的合同由学校法定代表人签订，或由学校法定代表人委托其他校领导、归口管理部门负责人签订。

第二十四条　合同对方签约人为代理人时，必须提供合同对方出具的授权委托书，核验代理人身份证件并填写代理人的身份证号码。

第二十五条　以学校名义签订合同必须使用“湖北国土资源职业学院合同专用章”。合同专用章适用于各类合同及具有法律效力的意向书、协议书等，由合同管理办公室下资产财务处负责管理。

第二十六条　学校各类合同按本办法履行完审批、签字手续后，由合同经办人送交资产财务处办理用印手续，形成正式合同文本。合同文本除在结尾签章处用印外，还应在有涂改痕迹处用印；合同文本为多页的应加盖骑缝章。

第二十七条　合同的签订，原则上应当让对方先行在合同上签字、盖章，或者双方同时加盖公章和签名。合同文本落款日期一般为盖章时的日期。

第二十八条　正式签订的合同至少一式四份：1份留存合同承办部门作为执行的依据，1份送归口管理部门作为督办依据，1份作为办理收、付款结算的依据，在财务报账时使用，1份送合同管理办公室归档备案。承办部门应在合同正式签订后5个工作日内送达上述部门，用于财务报账的按照财务报账管理办法执行。

第二十九条　凡以学校名义对外签订合同，不得采用口头协议和非规范书面协议。杜绝履行在先、签订合同（协议）在后的情况发生。因特殊情况需补签合同的，合同承办部门应当在送审时做出书面说明。

第六章　合同履行

第三十条　合同一经签订，即具有法律约束力。与合同有关的部门、个人都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同实际、全面履行。

第三十一条　合同承办部门必须安排专人按照合同约定的条款组织实施，归口管理部门负责合同履行情况进行监督检查，保证按要求完成合同约定的事项。

第三十二条　合同履行过程中，确需变更、解除或签订补充协议的，应经双方协商，由合同承办部门提交书面申请材料后，按前述合同起草、审核、审批、签订程序，签订变更或解除合同文本。变更、解除合同文本、补充协议与原合同具有同等法律效力。法律法规对合同变更或解除程序有特别规定的，从其规定。

第三十三条　合同履行过程中出现争议等问题的，合同承办部门应积极与对方当事人协商解决。协商不成的，或发现可能严重影响合同履行的情况，应及时向宣传部进行法律咨询，并报告归口管理部门及分管校长。必要时成立由校领导及相关部门负责人组成的纠纷处理小组。

第三十四条　因合同纠纷进入诉讼或者仲裁程序的，合同承办部门应当及时向归口管理部门及校领导报告，经学校法定代表人授权后，代表学校应诉。履行合同的校内部门及个人应当配合，不得隐匿与案件有关的资料和信息。

第七章　合同档案管理

第三十五条　合同档案主要包括合同文本、审批流程表、法人授权委托书、廉政协议书、《合同审查法律建议》、《中标通知书》等资料。除此之外，合同谈判、招标或询价、签订、履行至终结的全周期内双方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件以及对方资质、资信情况的证明文件等是确认双方权利义务的重要凭证，也是合同完整档案的重要组成部分。合同承办部门应将以上合同档案资料按项目归类整理、留存备查。

第三十六条　合同审批签订后，合同承办部门需向资产财务处提供以下档案资料，由合同专管员统一编号后归档备案：

（一）合同审批流程表。

（二）合同正式文本（原件）。

（三）法人授权委托书（原件）。

（四）廉政协议书（原件）。

（五）《合同审查法律意见》复印件。

（六）《中标通知书》复印件。

第三十七条　学校各部门及相关人员对其所知悉且有保密要求的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。

第八章　责任追究

第三十八条　校内部门及个人在合同谈判、起草、签订、履行、管理等过程中应当遵守本办法，认真履行职责、维护学校利益。因渎职、失职给学校造成损失的，学校将依照有关规定追究责任。

第三十九条　有下列行为之一的，学校将视其情节轻重追究部门负责人及有关责任人校内行政责任；给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；构成犯罪的，送交国家司法机关处理：

（一）未经授权，擅自对外签订合同的。

（二）超越代理权限或滥用代理权的。

（三）与合同相对方当事人串通，损害学校利益的。

（四）在合同签订和履行中未尽主要义务，或者未按照本办法规定执行，致使学校利益受到损失的。

（五）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的。

（六）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的。

（七）审核把关、监督检查不到位，造成损失和不良后果的。

（八）其他违反法律法规和学校纪律的行为，给学校造成损失的。

第九章　附　则

第四十条　本办法中未尽事宜，依据国家法律法规和学校规章制度执行。

第四十一条　本办法由经济合同管理办公室负责解释。

第四十二条　本办法自印发之日起施行，原《湖北国土资源职业学院经济合同管理办法（试行）》（鄂国资学院〔2018〕82号）废止。