广东技术师范学院综合档案管理系统

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广东技术师范学院综合档案管理系统

基本信息
  • 竞价主题：广东技术师范学院综合档案...
  • 供应商：广州顶典信息科技有限公司
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  • 竞价总价：145000.00
  • 竞价编号：JJ180*****002270
  • 竞价单报价人：李永强
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无



产品信息
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  • 1
  • 综合档案管理系统
  • 管理软件
  • 是
  • 套
  • 1.00
  • 朗环档案
  • 朗环综合档案平台2.6
  • 南京
  • 无偏离


  • 产品规格：
    1.综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程，提供建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能，还需提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。2.综合档案管理系统为用户提供一个安全、灵活、高效的“档案管理平台”。系统提供安全控制功能对权限、数据和用户进行控制，以确保系统的“数据安全”。信息采集、档案管理和信息利用实现档案管理过程中的所有业务功能，同时用户通过业务管理功能可以对文档库结构和功能模块进行“灵活配置”。2.1档案管理系统使用人员：学院专兼职档案管理人员。2.2数据结构自定义：用户可以结合实际的业务情况定义文件库、预归档库和档案库的结构及功能，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。2.3▲档案业务管理：系统提供档案的数据录入、移交、归档、借阅、统计、编研、销毁、脱机保管、库房管理、报表输出、检索查询的完整功能，实现档案业务的高效、自动管理。2.4电子文件管理2.4.1版本管理：系统提供版本管理功能，可以对电子文件的各个版本进行维护。2.4.2▲电子文件浏览：系统内置的浏览器支持文本文件、图像文件、HTML文件等各种格式的电子文件，并支持放大、缩小、翻页、旋转等各种操作，具备OCR文字识别功能；同时，系统自动对下载到计算机上的临时文件进行安全保护，防止用户非法复制和打印。2.5 安全防护平台：系统提供权限管理、离线控制、数据加密、日志审计、用户监控等完整的安全防护体系，确保信息资源能够安全存储和利用。2.6集成服务组件：系统可以集成全文检索、OCR、流媒体服务以及工作流引擎等；2.7统一用户信息：2.7.1身份认证。2.8.2数据归档查询：系统中提供一套数据交互的接口，业务系统可以调用接口实现数据的归档和查询。2.8.3应用集成：利用系统中的JavaScript接口可以实现与业务系统的应用集成。3.▲系统功能要求：综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程，提供建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能，还提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。3.1信息收集：包含建立文档库、接口录入、数据录入、导入导出、移交归档等功能。3.2建立文档库：综合档案管理系统以文档库的方式存储数据，从业务过程上分为文件库、预归档库和档案库三大类。1）文件库下的文档库主要用于收集和管理数据文件，包括上级机关下发的文件、单位发出的文件以及从OA系统中收集到的数据。此分类下包括收文库、发文库、移交记录库等数据库。收集到的数据文件可以移交到预归档库中对应的文档库中进行整理，也可以不移交，保留在当前库中。2）预归档库下的文档库主要用于接收和管理由文件库移交过来的文件和资料，包括待归档文件和不归档文件以及退回的文件。数据整理后，可以归档到档案库中保存。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。3）档案库下的文档库主要用于保管正式档案信息。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。文档库结构需要根据实际情况进行灵活多样的变化。综合档案管理系统提供两种建立文档库的方式：新建文档库和定制文档库，以及合理化规范数据库的新建节点功能。3.3新建文档库：系统提供固定的库模板，包括收文库、发文库、传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书等档案专用库模板，便于用户快捷建立文档库。3.4定制文档库：根据用户实际需求建立新库。根据定制的代码表、数据结构，灵活建立适应客户需求的文档库。3.5建立节点：节点用于对文档库进行分类，可以根据实际需要进行建立，将属于同一类型的文档库建立在一个节点下。节点下可以再建立节点，没有数量限制。通过节点把文档库组织起来以目录树的形式友好的展示给用户。3.6 数据录入3.7▲目录著录：用户使用此功能进行案卷、卷内、文件等信息条目的录入工作。系统提供两种录入形式（表格、分页）、代码选择、信息复制、流水号提取、信息自动提取、查重（支持关联查重）、批量修改等操作。3.8文件扫描：系统提供文件扫描功能对文件进行扫描录入，支持批量扫描和单页扫描，支持单双面扫描，并根据设置的前缀信息自动生成文件名称。3.9电子文件挂接：支持单个电子文件上传、批量上载挂接和条码识别挂接。3.10版本管理：版本管理记录数据变更信息，形成历史记录。版本管理功能还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。3.11移交归档：兼职档案管理员收集整理数据后，将需要移交的数据移交到预归档库。档案管理员整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，形成正式档案。用户可以根据权限查看档案记录。3.12整理组卷3.13编号：用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。用户可以通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。3.14组卷、拆卷：1）手工组卷：用户可以将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。在没有案卷记录的情况下，用户可以选择文件后直接进行立卷，添加案卷信息后，文件自动添加到案卷下形成卷内目录。2）自动组卷：根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。3）拆卷：用户可以选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离开，以便进行重新组卷。3.15▲数据导入、导出1）数据导入：将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。导入功能支持导入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多种文件格式。不同结构的数据之间可以相互转换。数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。2）数据导出：将系统中的数据按一定规则导出，导出的数据格式为国家档案局规定的标准格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。数据导出时，支持覆盖导出。3.16报表打印：系统提供制作好的报表模板，用户根据需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。此功能提供打印预览、打印和生成文档三个功能。打印预览可以预览打印结果。打印和生成文档支持多模板批量打印和生成文档。3.17管理保存3.18借阅管理：包含实物借阅登记、借阅归还、借阅催还、借阅设置、借阅统计等基本功能。3.19档案保管：对档案的实体进行保管，包括鉴定销毁、升级保管、重新归档、销毁还原、清除、统计等功能。3.20建立销毁库：可以通过新建文档库功能，选择“销毁库”模板建立销毁库，销毁库用于存放档案的销毁记录，被销毁的档案在此处查询到，并允许档案管理员进行还原或清除，以及统计销毁信息。3.21鉴定销毁：系统根据保管期限和归档日期，自动鉴定出需要进行销毁的记录。3.22升级保管：将鉴定后需要进行销毁的记录进行升级保管，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的保管期限进行升级。档案管理员根据鉴定结果打印升级保管清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行升级保管。3.23重新归档将鉴定后需要进行销毁的记录进行重新归档，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的归档日期置成当前日期实现记录重新归档。档案管理员根据鉴定结果打印重新归档清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行重新归档。3.24销毁还原：对已经销毁的记录进行还原。3.25销毁清除：对已经销毁的记录进行彻底清除。3.26销毁统计：系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对销毁，可以设置按人统计、按时间统计，也可以根据实际需要设置统计条件进行统计。3.27建立库房：可以通过新建文档库功能，选择“库房”模板建立库房库。库房库中可以根据实际需要建立库房、区域、列、节和层。3.28入库：选择需要入库的档案记录，将档案记录存放到库房库中指定位置上，并记录档案入库状态。入库后，到库房库中某个位置上，可以查看到当前位置上所有存放的档案记录。3.29出库：选择已经入库的档案记录，执行出库操作，系统删除库房库中对应的记录。3.30库房示意图：可以查看库房、区域、列、节、层上的分类情况，使用情况和环境情况。对库房库进行监控。3.31库房统计：可以根据需要定制统计条件进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对库房，可以方便的统计出各库房的各类档案存储数量等。3.32脱机管理：建立脱机存档库并实现脱机保管。3.33信息利用1▲检索:系统需具备模糊检索、属性检索、高级检索、深入检索和全文检索等多种检索功能。支持检索htm、html、asp、txt、doc、docx.pdf、ppt、pptx、xls、xlsx和wps等文件格式。2档案编研：可以在线进行专题记录和文件汇编。3在线借阅：实现在线借阅申请、借阅审批、借阅查询等。3.34业务维护：可以进行代码维护、文档类型维护、主题词维护、图标管理、字段对应规则、安全策略管理、文档库模板管理等。3.35系统设置：系统设置用于维护系统信息，包括用户管理、介质管理、全文检索设置和用户监控等功能。由系统管理员统一进行管理。3.36安全设计1）权限控制：可以从人员、对象、功能和有效期限四个方面进行控制，达到安全控制目的；具有在线监控功能。2）权限管理：系统提供方便快捷的权限管理功能，包括权限查询和修改。3）数据备份系统提供导出功能，可以对文件库及其下的电子档案进行备份，业务管理员可以定期使用此功能进行数据备份，以避免或减少系统灾难所造成的损失。4）回收站：提供回收站和删除至回收站功能，将数据删除至回收站，实现逻辑删除。用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。5）日志管理：系统分为三种日志：操作日志、系统日志和安全日志，记录对象、类型、目录、用户、时间、计算机、详细信息。3.37 资质条件及响标要求1）投标人须符合具备《政府采购法》相应的资质条件。2）▲投标人响标后应就综合档案管理系统的主要功能和操作方法进行现场演示，作出必要说明和讲解。5.★售后服务：5.1投标人中标后须免费将学院原“南大之星”档案管理系统（网络版6.0（B/S)））中所有数据导入到新的综合档案管理系统，免费提供软件的安装和调试，确保原始数据无遗漏、档号编制准确、规范；5.2 综合档案管理系统须提供与学院OA系统及其他业务系统的对接接口，免费实现与学校各专门系统的数据有效对接，提供数据集成服务；5.3投标人须提供3年免费服务承诺函，免费提供不少于3次的上门培训服务，免费印制不少于100本系统操作手册，并提供原厂授权供货确认函；5.4 投标人中标后承诺综合档案管理系统符合等级保护要求，配合用户提供等级保护所需资料。（具体见附件）

    应标规格：
    (B/s)网络版，可应用于局域或网广域网环境。

    售后服务：
    一、维护期限：系统实施成功后五年内的日常运行维护服务免费，五年后日常运行服务费每年为合同额的7%。二、.维护做法：分为常规维护和紧急维护；1.常规维护：一般故障或系统运行维护处理；2.紧急维护：即发生重大故障以后采取的紧急故障响应维护；3.维护方式：包括网络远程维护、E-mail、Fax，办公电话技术服务和支持、乙方外派技术人员到甲方现场维护支持等多种方式；三、维护内容1.在本合同中约定的由乙方提供的产品以及系统集成和实施的内容，同时包括乙方须根据甲方业务需要和个性化需求免费提供配套修改、调试及维护服务。2.非合同中约定的内容的质量问题或由于用户人为损坏、自然灾害以及其他人力不可抗拒因素造成的系统故障，将酌情另行收取维护费用。3.紧急维护的响应时间为2小时。常规维护的响应时间为4小时。四、售后服务项目清单1.系统故障排除系统隐含的错误发生时，即时响应，通过远程或现场的方式排除故障。远程无法排除的24小时内到达现场排除。2.人为故障排除因操作人员错误操作引起故障发生时，即时响应，通过远程或现场的方式排除故障。远程无法排除的，48小时内到达现场排除。3.现场走访到现场了解系统运行情况，解决系统运行中的各类问题，每年不少于3次。4软件升级服务非结构性变更的功能升级、系统安全漏洞打补丁。由中标人技术人员远程或现场升级。8报表服务按用户方要求（现场或远程）协助完成报表生成、数据统计和分析、报表上报等。五、培训服务乙方依据用户方的实际情况制定培训计划，采用集中培训与专项指导两种方式，为用户方免费培训使用与维护软件的技术人员。包括专职档案管理员1至5名、使用操作人员和兼职档案管理员(数量不限，培训次数不限，由用户方组织使用软件的管理人员参加培训)。一切培训费由乙方承担。六、数据导入及升级服务投标人负责将招标人原有《南大之星》系统内数据及用户、权限信息无差错导入新系统。且必须承担免费质保期之后的软件升级、软件维护服务,确保该系统正常使用，不会因为甲方使用电脑操作系统、办公软件、网络等变更出现使用问题。该升级维护服务乙方提供10年内免费。

联系人：郝工
电话：010-68960698
邮箱：1049263697@qq.com

标签: 管理系统 档案 综合

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